Ogilvy Australia numérise ses processus dans Wrike et gagne ainsi en efficacité et en transparence

Leur histoire

Ogilvy aide ses clients à développer leurs marques en proposant des créations publicitaires révolutionnaires. Avant le déploiement de Wrike, les équipes devaient mener leurs projets à bien en s’appuyant sur un flux de travail papier classique afin de faciliter la collaboration, la coordination ainsi que la transparence à chaque étape du processus.

Cette manière de procéder n’était pas sans inconvénients. En effet, le suivi des validations et de l’avancement du travail était réalisé manuellement, il était difficile de travailler sur d’autres tâches en parallèle et la visibilité sur le contenu ainsi que sur le statut des projets était pour le moins limitée.

Pedro Da Palma Rosa, Digital Operations Director chez Ogilvy-Australia, a vu là une occasion d’améliorer le processus en numérisant le brief créatif ainsi que le flux de travail de gestion de projet. Le but était de faire économiser du temps de sorte que les créatifs puissent se consacrer davantage à leur cœur de métier et que les gestionnaires de compte puissent à la fois multiplier les contacts et réaliser les objectifs des clients. Avec l’aide de Steven Dunn, Senior Integrated Project Manager du bureau de Melbourne, et d’Ashley Risstrom, Senior Production Manager du studio de création de Sydney, ils se sont mis en quête d’une solution technologique et ont finalement décidé de tester Wrike avec leurs équipes.

Le brief créatif est l’un des éléments indispensables au bon déroulement des projets des clients d’Ogilvy. Ce document rassemble toutes les informations utiles concernant les besoins, les objectifs ainsi que le public cible et décrit le changement de comportement attendu de la part des consommateurs. Les gestionnaires de compte étaient essentiellement informés des besoins des clients lors des réunions ou par e-mail. Ils étaient également chargés de clarifier les points les plus litigieux ou manquants avant de remettre le brief créatif au service de production. Ce processus s’avérait toutefois chronophage en raison des échanges incessants, et au final, seul le gestionnaire de compte bénéficiait d’une visibilité sur le statut. « Nous avions pris l’habitude d’échanger des e-mails, mais l’inconvénient de ce mode de communication, c’est que l’expéditeur et le destinataire sont finalement les seuls à connaître le contenu des messages », explique Steven Dunn.

Afin de faciliter la transmission des projets et l’intégration de nouveaux membres de l’équipe, Pedro Da Palma Rosa souhaitait pouvoir suivre automatiquement chaque étape du processus de manière cohérente pour l’ensemble des projets, des accords aux validations de chaque partie prenante, en passant par la collaboration et les modifications.

Leur victoire

Depuis le déploiement de Wrike, Ogilvy-Australia gère les projets créatifs à l’aide d’un formulaire de demande de brief dédié, assorti de champs obligatoires.

Simplifier le brief créatif

Avant de pouvoir livrer un projet au client, il est nécessaire de passer par les étapes de révision et de validation. L’équipe de Steven Dunn a testé le nouveau processus de collecte de données client pour établir le brief créatif d’un réseau de concessionnaires BMW composé de plus de 700 agences. « Auparavant, tous les concessionnaires soumettaient leurs demandes par e-mail à un gestionnaire de compte. Ces dernières nous parvenaient sous différents formats ». Désormais, tous les concessionnaires contribuent au brief créatif de manière beaucoup plus cohérente. « Les formulaires passent directement des concessionnaires au service de production, ce qui représente un gain de temps et d’efforts non négligeable », se félicite Pedro Da Palma Rosa.

« Les clients peuvent remplir le formulaire comme ils l’entendent et le transmettre directement, ce qui permet à nos collègues de la production de démarrer les projets beaucoup plus rapidement », observe Steven Dunn. « Je pense que les formulaires ont été d’une grande utilité pour les services en charge de la production ainsi que des supports numériques et print », ajoute-t-il. « La fonctionnalité de saisie des données est géniale », s’exclame Steven Dunn. « Nos collègues des services de publicité print, numériques et TV sont également conquis ».

Garantir un niveau de qualité exceptionnel grâce à un processus cohérent

Compte tenu du grand nombre de projets en cours, Pedro Da Palma Rosa souhaitait pouvoir suivre chaque étape du processus de validation des livrables, que ce soit en interne ou en externe. Pour ce faire, il s’est appuyé sur Wrike pour créer un formulaire de demande personnalisé qui est désormais utilisé pour tous les projets, intégrant des processus de révision et d’approbation spécifiques qui permettent aux membres de l’équipe de laisser des commentaires et/ou de donner leur validation à chaque étape clé. « En imposant une validation à chaque étape, nous avons constaté une nette amélioration en termes de qualité, ce qui est un point crucial pour notre agence », déclare Steven Dunn. Il nous confie également que les gestionnaires de compte ont désormais la possibilité de « simplifier leur flux de travail », ce qui constitue un avantage considérable. « Ils peuvent consulter une synthèse des projets qui leur ont été attribués ainsi que l’état d’avancement de ces derniers ».

Une transparence et une visibilité améliorées pour les équipes, où qu’elles se trouvent

Le nouveau processus numérique permet non seulement de s’assurer que chaque étape se déroule de manière chronologique, mais également de veiller à ce que tout le monde reçoive les informations sur le projet en même temps. « Nous avons beaucoup gagné en transparence, » se félicite Ashley Risstrom. « En tant que responsable chargé de l’intégration, je trouve cela formidable de se dire qu’il suffit de quelques clics dans Wrike pour se faire une idée précise de ce qu’il se passe au sein de chaque service. J’ai pu mettre en place un processus pour que chaque partie prenante puisse se connecter facilement à Wrike et consulter, par exemple, le statut de ses tâches dans la vue Tableau », indique Steven Dunn. « Si un membre de l’équipe se retrouve en difficulté à l’extérieur du bureau, il lui suffit de se connecter à Wrike depuis son smartphone et de prendre connaissance de l’avancement du projet ».

Des discussions qui permettent de travailler plus rapidement

Cette transparence aide les gestionnaires de compte ainsi que les responsables de création à renforcer chaque jour un peu plus leurs processus standard, et ce sans aucune intervention manuelle. « Nous avions pris l’habitude d’échanger des e-mails, mais l’inconvénient de ce mode de communication, c’est que l’expéditeur et le destinataire sont finalement les seuls à connaître le contenu des messages. Désormais, grâce à Wrike, chaque intervenant peut être tagué dans un projet et un brief peut être ajouté dans n'importe quel projet », se félicite Steven Dunn. « Je peux savoir en quelques clics qui ne l’a pas encore lu. Il ne peut pas être transmis tant que tout le monde ne l’a pas validé », précise Ashley Risstrom.

Des équipes plus concentrées et davantage responsabilisées

Le service de production ne peut pas se mettre au travail tant que les tâches n’ont pas toutes été approuvées dans Wrike. « Lorsque nous recevons des tâches, plus personne ne peut être pris au dépourvu, car si elles n’apparaissent pas dans Wrike, c’est qu’elles n’existent pas. Grâce à Wrike, nous sommes informés de toutes les tâches que notre service doit accomplir et du temps que nous avons mis à clôturer chacune d’entre elles », déclare Pedro Da Palma Rosa.

Dans le même temps, tous les responsables sont en mesure de déterminer à quel moment chaque équipe régionale atteindra le maximum de ses capacités. Ils peuvent donc ainsi planifier et définir efficacement des attentes réalistes avec les clients. « Le gain en transparence en termes de volume de travail à un instant T au sein d’un service donné est donc plus conséquent », constate Pedro Da Palma Rosa.

Les fonctionnalités plébiscitées

Des formulaires pour saisir les données des clients plus efficacement

« Les collègues de la production adorent ces formulaires, car ils permettent de recueillir toutes les informations utiles. Les spécifications sont parfaitement définies, ce qui est super », se félicite Steven Dunn. Les formulaires, combinés avec la vérification et la validation dans les fichiers joints, permettent de s’assurer que les étapes du processus sont complétées dans un ordre bien précis pour chaque type de projet, y compris les validations internes et externes indispensables.

Des @mentions pour communiquer efficacement

Les @mentions sont des notifications envoyées dans la boîte de réception des destinataires concernés afin de les informer qu’un commentaire a été publié. « Wrike a réellement rationalisé une grande partie de cette communication et chacun s’y réfère pour l’ensemble des projets que nous réalisons », observe Steven Dunn.

Des flux de travail personnalisés pour suivre l’avancement des projets en temps réel

Contrairement aux processus reposant sur des documents papier ou des e-mails, chaque intervenant a accès aux statuts, aux chargés de mission, aux calendriers ainsi qu’à toutes les informations détaillées, et ce au sein même des projets, des tâches et de chaque message. « Toutes les informations que je consulte désormais dans Wrike sont actualisées en temps réel, ce qui est un réel avantage pour moi », déclare Ashley Risstrom.