Comment le leader mondial des logiciels optimise ses campagnes Marketing

Fabian Schenck a envisagé plusieurs solutions. Mais plusieurs éléments étaient claires : le nouvel outil devait être simple et intuitif et offrir des fonctionnalités plus avancées qu'un simple logiciel de planification de projets. La fonctionnalité de Révision et Approbation était plus qu'indispensable pour l'équipe Marketing. Il était absolument nécessaire qu'elle laisse tomber son système traditionnel basé sur des échanges d'e-mails ; un système qui engendrait souvent des malentendus et des pertes d'informations.  « Le manque de transparence de notre processus de révision et d'approbation et le nombre croissant de projets rendaient nécessaire l'utilisation d'un outil de gestion de projet offrant une fonctionnalité pour ce processus », explique Fabian Schenk. « Avec Wrike, nous avons pu faire d'une pierre deux coups » 

Après avoir étudié plusieurs options, Fabian Schenk opta pour la version Entreprise de Wrike, celle-ci offrant une fonctionnalité d'authentification unique et répondant aux politiques de sécurité internes très strictes de TeamViewer, ce qui était essentiel. L'équipe opta également pour la fonctionnalité complémentaire de Révision & Approbation.

Les priorités de l'équipe Marketing Teamviewer ? La génération de leads et la notoriété de la marque. « Wrike nous a aidé à définir l'ensemble du processus de création de nos campagnes Marketing, du début jusqu'à la fin », ajoute Fabian Schenk, « par exemple, il existe un modèle qui comprend toutes les tâches nécessaires à la création d'une campagne e-mail », cela représente un contraste évident avec leur ancien système : « Au lieu d'avoir une tâche, nous aurions eu dix e-mails, et un commentaire sur trois auraient été faits dans un autre e-mail  », confie-t-il. « Wrike a considérablement réduit nos e-mails de communications internes...et notre frustration ».

Avant que Fabian Schenk ne mette en place Wrike pour toute l'équipe Marketing, il coordonna un petit groupe de discussion interne pour voir comment les choses fonctionneraient s'ils adoptaient l'outil. L'équipe se livra à un brainstorming pour déterminer le genre d'éléments dont ils auraient besoin pour des campagnes types : le nombre d'e-mails à envoyer, par exemple, ou le besoin en affiches et annonces publicitaires. Une fois ces éléments définis, Wrike a été mis en place pour le reste de‑l'équipe.

Après la mise en place, certains ont néanmoins exprimé leurs réserves : ils appréhendaient le fait de passer à un système complètement nouveau. Mais ils ont trouvé Wrike extrêmement simple à utiliser et TeamViewer a proposé des formations en interne pour que la transition se fasse dans les meilleures conditions.

Wrike met en outre à disposition des entreprises des spécialistes du déploiement pour faciliter de genre de transitions. « Je recommande vivement de faire appel au service de déploiement », ajoute Fabian Schenk. « L'assistance, l'aide en ligne et le contact direct avec Wrike est vraiment génial ».

L'équipe Marketing adore adapter les fonctionnalités Wrike. En ce moment elle utilise les formulaires de demande pour mettre à jour le site Web de TeamViewer et envisage de les utiliser plus tard pour la gestion de la localisation. Cela permettra à l'équipe de garder une trace de tout ce qui devra être traduit. Fabian Schenk apprécie que l'outil permettent aux utilisateurs de personnaliser des fonctionnalités existantes, mais aussi le fait que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées régulièrement.

« Vous réalisez que beaucoup de temps est consacré au développement et aux nouvelles fonctionnalités - De nouvelles fonctionnalités voient le jour toutes les deux semaines. Je suis donc persuadé que nous sommes prêts pour l'avenir avec Wrike », explique ce dernier.