VINCI Energies Systèmes d’Information choisit Wrike pour la gestion transverse de ses projets IT

“Nos équipes étaient très motrices sur le sujet de la transformation digitale car elles étaient en attente d’un outil pour mieux gérer leurs projets” explique Sébastien Brault, mais comme tout projet de conduite du changement, il s’agit avant tout d’embarquer l’ensemble des collaborateurs. Après avoir sélectionné la plateforme de gestion du travail collaborative Wrike, 5 équipes représentant près de 100 utilisateurs ont d’abord démarré leur migration dans l’outil. 

Celles-ci ont été accompagnées par les équipes Professional Services de Wrike sur le paramétrage de la plateforme et la formation des utilisateurs. Le bouche à oreille a ensuite fait son chemin, le retour des équipes utilisatrices étant très positif. Des communications internes furent également mises en place, ainsi qu’une décision d’un des directeurs pour son département : un message fort indiquant que dès 2019, l’ensemble des projets et le travail de chaque équipe devrait avoir migré dans le solution Wrike, nouvelle plateforme centrale pour tous les collaborateurs. Un pari réussi puisqu’après 1 an d’utilisation l’intérêt de nouvelles équipes a été suscité par la solution Wrike et on compte désormais 250 utilisateurs au sein de l’entreprise. La collaboration avec l’équipe Professional Services de Wrike s’est avéré particulièrement importante pour assurer une transition adaptée et efficace pour les équipes : les chefs de projet référents ont pu assister à différentes démonstrations pour comprendre comment fonctionne l’outil Wrike, avant de définir de nouveaux processus correspondant aux flux de travail des équipes en place. Le spécialiste en déploiement Wrike a ensuite dispensé différentes formations, basiques ou avancées en fonction des interlocuteurs.

Les équipes VINCI Energies Systèmes d’Information collaborant en mode Agile, les tableaux de bord personnalisés sont particulièrement utilisés sur la plateforme Wrike. “De par son aspect pratique et très visuel, les collaborateurs peuvent visualiser rapidement et en temps réel le programme de leurs tâches au travers de différents projets” explique Sébastien Brault. En tant que manager, Sébastien Brault utilise notamment les tableaux de bord afin de suivre les tâches en retard, assurant ainsi le bon déroulement des projets, mais aussi suivre les tâches non assignées ou encore les backlogs. Par ailleurs, des modèles de projets ont été créés au sein des équipes : leurs projets étant généralement structurés de la même manière, il est désormais plus facile de les dupliquer à partir de modèle plutôt que de les créer de toute pièce systématiquement. Il ne reste plus ensuite qu’à assigner les différentes tâches et renseigner les dates. Ce qui permet enfin aux équipes de visualiser l’ensemble des étapes de leurs projets sur le diagramme de Gantt de la plateforme Wrike. Concernant les accès aux dossiers, l’organisation a opté pour la création de groupes par équipe : ainsi, tous les membres d’une même équipe et donc d’un même groupe ont accès à l’ensemble des projets concernés. Enfin, certaines équipes ont intégré Wrike avec Teams et utilisent conjointement les 2 solutions.

Résultats ? Auparavant les différents outils utilisés au sein de la DSI ne permettaient pas de consolider l’ensemble des chiffres du département. Désormais grâce à Wrike, les reportings par projet sont possibles et ont été automatisés. Le nombre d’e-mails envoyés en interne a réduit de moitié au sein de l’équipe de Sébastien Brault. Enfin, les collaborateurs déclarent avoir un sentiment de clarté plus important et plus de visibilité, la plateforme Wrike les aidant à connaître et maîtriser davantage leurs responsabilités. “Nous avons notamment des collaborateurs en offshore sur l'Île Maurice et pour eux c’est une réelle chance de bénéficier d’une plateforme unique comme Wrike dans laquelle les informations et projets sont centralisés” affirme Sébastien Brault. Le pilotage des ressources via la fonction Charge de travail de Wrike permet désormais aux équipes VINCI Energies Systèmes d’Information de planifier le travail au jour et non plus seulement à la semaine. Les équipes en interne ayant récemment adopté elles aussi la solution Wrike affirme que seule une formation de 1h30 en moyenne est nécessaire pour prendre en main l’outil, une faible durée révélant la facilité d’adoption.