Qu'est-ce que la gestion du temps en gestion de projet ?

Qu'est-ce que la gestion du temps en gestion de projet ?

La gestion du temps désigne la gestion du temps passé et les progrès réalisés sur les diverses tâches et activités d'un projet. En gestion de projet, pour bien gérer le temps, il faut savoir planifier, programmer, surveiller et contrôler l'ensemble des activités du projet. Selon le Project Management Institute, la gestion du temps fait partie des six fonctions majeures de la gestion de projet. Lorsque certaines personnes parlent de gestion du temps dans le cadre d'un projet, elles font également référence aux outils et techniques utilisés pour gérer le temps. 

Pourquoi la gestion du temps est-elle si importante en gestion de projet ?

Un projet a, par définition, une date de fin définie. Afin de respecter cette date, chaque projet doit être associé à un calendrier. Et chaque chef de projet doit gérer son propre temps et celui de l’équipe pour s’assurer que le calendrier est bien respecté. Imaginez que vous décidiez de rénover votre salle de bain. Vous pensez pouvoir le faire durant votre temps libre, et donc, vous ne fixez aucune date de fin et ne créez aucun calendrier pour ce projet. Vous ne faites rien non plus pour vous assurer d'avoir régulièrement le temps de travailler sur la rénovation. À quoi pouvez-vous vous attendre ? Si vous êtes comme la plupart des gens, les années filent et votre « projet » reste en chantier.

Il est fort probable que vous deviez faire face à des retards constants et que vous vous retrouviez dans l'une des situations suivantes :

• Comme vous estimiez être trop occupé(e) pour travailler sur ce projet, vous l'avez relégué en toute fin de votre liste des tâches.
• Vous n’avez pas commandé les nouveaux carreaux à temps et vous avez dû attendre qu’ils vous soient livrés.
• Faute de plombier, vous n'avez pas pu installer le lavabo ou les toilettes après leur livraison.
• Vous avez appris sur le tard que les inspections devaient être réservées des mois à l'avance.
• Et ainsi de suite.

Voilà pourquoi la gestion du temps est si essentielle. Sans elle, les projets ne seront jamais finis à temps, voire tout simplement jamais terminés.

Les sept principaux processus pour gérer le temps dans le cadre d'un projet

1. Planifier la gestion du calendrier. De nombreuses ressources ne mentionnent pas ce processus lorsqu'il est question de la gestion du temps. Avant de pouvoir terminer les autres étapes, vous devez planifier la façon dont vous gérerez votre calendrier.Voici quelques questions auxquelles vous devrez répondre :
2. Quel logiciel ou outil utiliserez-vous ?
3. Qui sera chargé d'utiliser le logiciel ?
4. À quelle fréquence le calendrier sera-t-il révisé ?
5. Quels contrôles seront instaurés pour s'assurer que tout le monde respecte le calendrier ?
6. Définir les activités. Une fois votre plan de gestion du temps élaboré, vous pouvez commencer à identifier et à définir toutes les activités de votre projet. Souvent, un organigramme des tâches (OT) est utilisé pour définir plus facilement les tâches et activités d'un projet. Les principaux jalons doivent également être fixés.
7. Séquencer les activités. Maintenant que vous savez quelles tâches doivent être accomplies, vous pouvez commencer à les séquencer dans l'ordre approprié à l'aide d'un diagramme réseau.
8. Estimer les ressources. En gestion de projet, le terme « ressources » renvoie souvent aux personnes. Cependant, vous devez également identifier les outils, matériaux, systèmes, budget et autres ressources dont vous aurez besoin pour chacune des tâches à accomplir.
9. Estimer les durées. Une fois que vous savez quelles sont les tâches et ce dont vous aurez besoin pour les accomplir, vous pouvez estimer le temps nécessaire pour terminer chaque activité. Certains chefs de projet ont recours à la technique PERT « Program Evaluation Review Technique » (technique d'évaluation et d'examen de programmes) pour déterminer les durées, surtout lorsqu'il reste de nombreuses inconnues.
10. Développer le calendrier du projet. Cela peut être fait en renseignant vos activités, durées, dates de début et de fin, séquençage et relations dans un logiciel de planification.
11. Maîtriser le calendrier. Une fois votre calendrier créé, il doit être surveillé et maîtrisé. La progression doit être analysée et régulièrement actualisée de sorte que vous puissiez comparer le travail effectué au plan initialement défini. Cela vous permet de voir s'il y a des domaines dans lesquels vous prenez du retard. Pour ce faire, vous pouvez faire le point sur l'avancement du projet avec l'équipe et organiser régulièrement des réunions sur le statut du projet. Vous pouvez également utiliser la valeur acquise pour procéder à l'analyse des écarts.

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