Con Wrike, miglioramento e aumento della visibilità per le attività del reparto marketing
Hootsuite — la piattaforma di social media più usata a livello globale con oltre 10 milioni di clienti in 175 paesi del mondo.
La loro situazione
La visibilità sui progetti era scarsa e la qualità del lavoro risentiva della concentrazione degli sforzi sulla gestione di volumi di attività elevati.
Hootsuite è la piattaforma di social media più usata a livello globale con oltre 10 milioni di clienti in 175 paesi del mondo. Con la rapida crescita di clienti e risorse di marketing , il team preposto alle attività di marketing di Hootsuite doveva individuare un modo per gestire il flusso delle attività. Il volume delle attività, infatti, era diventato rapidamente la sfida principale perché era più difficile monitorare i progressi e comunicare su diversi fogli di calcolo e piattaforme. Dal momento che ciascun reparto utilizzava gli strumenti in modo diverso, era diventato difficile trovare i dati pertinenti. "Siccome non disponevamo di una modalità di invio dei report, non c'era alcuna possibilità di sapere su quanti progetti stavamo lavorando, per chi li stavamo eseguendo o quanto tempo ci avremmo impiegato", racconta Kate Chalmers, Director of Marketing Operations.
Senza una modalità di gestione delle attività, la qualità del lavoro ha iniziato a risentire di una gestione carente di queste ultime. "A causa del volume dei progetti, non eravamo in grado di dedicare il tempo necessario ai progetti di particolare importanza", dichiara Brian Lam, Marketing Operations Coordinator. Inoltre, era anche difficile monitorare le risorse.
La visibilità scarsa o addirittura assente sui progetti era alla base dello spreco di risorse e talvolta anche di un raddoppiamento degli sforzi, che facevano perdere molto tempo. La produttività iniziava a risentirne e il team addetto alle attività di marketing ha iniziato a cercare nuovi strumenti per migliorare la gestione del lavoro.
La loro vittoria
La capacità di Wrike di fornire trasparenza alle parti interessate e di assegnare priorità alle attività agevola le operazioni di reporting del management sui livelli di produttività trimestrali.
Wrike ha fornito una posizione centralizzata per la gestione di elevati volumi di attività e per la creazione di report sulla produttività. "Senza Wrike, avremmo thread su thread di e-mail"," afferma Lam, "alcune volte per lo stesso progetto possono esserci 5 o 6 thread di e-mail. Con Wrike, disponiamo di una posizione centralizzata in cui le parti coinvolte e i creatori dei contenuti possono comunicare e risolvere i problemi legati a cronologia, contenuti, design o copia." Grazie a questo strumento centralizzato, il team addetto alle attività di marketing può confrontare i report trimestrali e monitorare la produttività nel tempo. "Disponiamo di una struttura specifica che abbiamo configurato in Wrike per poter esaminare le campagne e i rilasci a scadenza trimestrale e confrontare da un trimestre all'altro le nostre attività," dichiara Chalmers, "ogni trimestre invio ai dirigenti un report sul numero di progetti completati e sul tempo necessario per immetterli sul mercato. Vogliamo essere sempre sicuri della nostra stabilità o di poter velocizzare i nostri processi."
l team addetto alle attività di marketing non solo è stato in grado di fornire visibilità sull'azienda, ma anche di organizzare e strutturare il flusso di lavoro in base alle priorità delle attività. "Wrike ci aiuta ad assegnare delle priorità alle attività importanti e a ridurre la priorità di quelle che è possibile rimandare a un momento successivo", afferma Lam.
Hootsuite ha utilizzato una campagna e-mail come progetto per l'implementazione di Wrike. Wrike è stato utilizzato per coordinare e gestire la traduzione e la progettazione, oltre che per la localizzazione in mercati diversi. Con l'aiuto di Wrike, la campagna è stata lanciata in tempo per tutti i clienti a livello globale. "La campagna ha riscosso molto successo e siamo contenti di aver utilizzato Wrike", dichiara Power.
I loro super-poteri
Duplicazione delle attività
Poiché molte delle attività del reparto marketing sono ricorrenti, come ad esempio l'invio di e-mail e le campagne, uno degli strumenti più utili disponibili in Wrike è la possibilità di duplicare le attività. Invece di cominciare da zero ogni settimana, Power assegna un'attività e la duplica immediatamente per il futuro. Questo approccio consente di risparmiare tempo e di mantenere la coerenza di processi e richieste di settimana in settimana.
@Mentions
Un'altra funzione usata quotidianamente dal team è la funzione @mentions. Proprio come nei social media, quando si cita qualcuno (@mention), quest'ultimo riceve subito un'e-mail e una notifica interna al software. "Uso questa funzione per aggiornare gli utenti sullo stato di specifiche attività e per verificare a che punto del progetto si trovano. È molto utile perché invia immediatamente agli utenti un'e-mail consentendoci così di ottenere rapidamente una risposta e un aggiornamento sullo stato", afferma Power.
Vista del carico di lavoro
Quando Hootsuite riceve delle richieste per un progetto creativo a impatto elevato, il team addetto alle attività di marketing utilizza la vista del carico di lavoro per cercare la persona più disponibile in grado di completarlo in tempo. Questo livello di visibilità aiuta il team a completare più rapidamente il lavoro evitando il sovraccarico e l'eccessivo stress ai dipendenti.
Penso sia fantastico poter disporre di uno strumento che agevola la collaborazione ed essere circondati da persone con cui condividere lo stesso punto di vista e che desiderano veramente completare tutte le attività nel modo migliore possibile.
Brian Lam, Marketing Project Manager
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