Conserva le note delle riunioni in Wrike, la tua unica fonte di informazioni. Le note vengono salvate sul cloud e possono essere taggate in qualsiasi cartella desideri, rendendole facilmente ricercabili e condivisibili.
Crea attività e sottoattività per ogni elemento di azione e assegnale ai membri del team il più presto possibile. Usa le @menzioni per coinvolgere le persone nella conversazione e per promuovere un senso di responsabilità.
Assegna riunioni come attività a tutto il personale necessario con largo anticipo. Fai in modo che i verbali delle riunioni siano accurati e assegna attività a tutte le persone coinvolte. Se utilizzi Google Calendar, inserisci l'attività in tutti i calendari condivisi.
La guida ti mostrerà come:
Comincia creando una cartella principale in Wrike chiamata "Verbali delle riunioni". In tale cartella principale, crea un'attività per ogni riunione. Nomina ciascuna attività con il nome della riunione e la data. Il campo dell'attività destinato alla descrizione sarà dove strutturerai l'ordine del giorno. Comincia scrivendo:
Assicurati di taggare le note della riunione in qualsiasi cartella del progetto a cui si riferisce la riunione per rendere più semplice l'accesso e il contesto.
Qual è lo scopo della riunione? Sii specifico. Crea un nuovo titolo per l'ordine del giorno della riunione. Crea un elenco con tutti gli obiettivi e i punti principali di cui parlare. Fai clic sulla descrizione dell'attività per aprire gli strumenti di formattazione. Fai clic sull'icona dell'elenco delle attività per creare una casella di verifica vicino a ciascun elemento dell'ordine del giorno. Durante la riunione, contrassegna ogni elemento per assicurarti che sia stato trattato correttamente.
Crea un nuovo titolo per i verbali della riunione. Dividilo in quattro sezioni:
Per tenere traccia delle tag specifiche relative alle riunioni, come l'ubicazione, il presidente e altre informazioni, puoi utilizzare i campi personalizzati.
Quando i dati vengono inseriti in un campo personalizzato, sono visibili nella vista tabella, nella vista attività e nei pannelli informativi della cartella e del progetto. Utilizza le impostazioni di condivisione per tenere privati i dati del campo personalizzato, oppure condividi i campi con i colleghi del team in modo che tutti possano visualizzare la stessa pagina.
6. Fai clic su Salva.
Dopo aver creato i tuoi campi personalizzati, visualizza il file delle riunioni utilizzando la vista tabella per vedere tutti i dettagli in un normale foglio di calcolo.
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