各企業が仕事のあり方の再定義を進める中で、デジタル変革（DX）がますます進んでいます。リモートワークへの強いニーズに対応しつつ事業の継続性も維持するために、新しいシステムを導入することが引き続き必要となっている一方で、燃え尽き症候群による「大量退職」などの問題が起きているという負の側面も見逃せません。 多くの組織は新しいテクノロジーツールを導入しさえすれば生産性とコラボレーションを維持できると考えていましたが、それはますます大きくなる問題に対する一時的な解決策に過ぎなかったことが明らかになってきています。
チャットツール、ビデオ会議アプリケーション、さらに、過去に導入されたより硬直的なソリューションなどが、それぞれの使い分けなどの体系だった戦略抜きで利用されていることで、これらのシステムの狭間にこぼれていく仕事が大量に発生しています。仕事を整理して包括的に記録を残していくシステムがないことで、私たちが仕事の「ダークマター」と呼んでいる目に見えない負担が増加し、職場でのコミュニケーションも複雑になり、従業員の燃え尽き症候群にもつながっているのです。 次の調査結果を見てみましょう。
- Citrix の調査によると、従業員は日常的に10種類以上のアプリケーションを使用しています。その結果、98%のビジネスリーダーが、自社の従業員がフラストレーションを抱えていることを認めています。
- Wrike の調査によると、今年の労働力に関するリスクの上位 3 つは、エンゲージメントの欠如、従業員の燃え尽き症候群、生産性の問題でした。
デジタル変革が生み出す新たな複雑さにより、従業員がその業務能力を最大限に発揮することが難しくなっているといえます。
Wrike の最新の大型機能アップデートでは、まさにこうした職場の複雑さを軽減するとともに、従業員の働くことのエクスペリエンスを改善し、組織が今日のデジタル変革に乗り遅れないようにすることが目指されています。 Wrike は、従来のワークマネジメントプラットフォームにはなかった柔軟性、シンプルな操作性、セキュリティ、他ツールとの幅広い連携を備えており、組織のあらゆるレベル（個人、チーム、部門、会社全体）でのワークフローを無理なくサポートします。 このようにワークフローと業務プロセスを他ツールには見られないレベルで統合することで、組織全体が一体となって業務を推進できます。 ぜひ、Wrike の 6 つの新機能の活用をご検討ください。
2021 Collaborate でアナウンスされた 6 つの新機能
ワークモデル
これまで Wrike ユーザーの方には「タスク」「プロジェクト」「フォルダー」という 3 種類の要素を入れ子構造に組織しながら、仕事を管理していただいていました。しかし、皆さんもお気づきのように、実際の仕事にはこの 3 つの要素に還元されないダイナミックさがあります。 Wrike は今回のアップデートで、プロジェクト、タスク、スプレッドシートという概念を越えて、皆様が行っている業務のワークフローの柔軟さに対応できる、唯一のワークマネジメントプラットフォームへと進化を遂げました。データベースでいうところの新しいレコードの種類を自在にカスタマイズして作成し、Wrikeの製品インターフェイスで「スプリント」、「キャンペーン」、「顧客」などの新しい作業項目を利用できるようになる機能が標準でサポートされるようになりました。またカスタマイズして作成したレコードの種類を入れ子構造で管理する機能ももサポートされており、たとえばアジャイル開発で使用される「スプリント」という単位を「エピック」の下に紐づけることなどができます。このため社内のあらゆるチームや部門で行っている業務の構造を、Wrike のワークモデルに完全に写し取ることが可能です。さらに重要なメリットは、従来なら、各部門ごとに専用の業務システムを開発しなければ実現できなかったこうしたカスタマイズが、Wrike というワンプラットフォームを使用して実現でき、部門のタコツボ化を防ぎながら、会社全体でより安価に導入できるようになったことです。
また、Wrike のブループリント機能やカスタムフィールド機能に詳しい方なら、今回のワークモデルという進化がこれまでの製品開発の延長線上にあることにお気付きになるでしょう。ブループリントやカスタムフィールドでは、あくまで「タスク」や「プロジェクト」という枠内でですが、カスタマイズした入力フィールドやワークフロー、自動化などを設定することができました。今回のワークモデルでは、より次世代のテンプレートとして、入力フィールドのレイアウトやフォーマット、動作などをすべてカスタマイズして自在に制御できます。 ワークモデルを利用すれば、チームの担当業務や規模にかかわらず、自分たちの行っている業務をワークモデルに写し取って、柔軟に仕事を進めることができるのです。
ワークモデルによって、アカウント全体で利用できるまたは特定のスペースに限定したテンプレート化された作業項目（新しいレコードの種類）を簡単に作成できます。 スペース管理者と権限を持つチームメンバーは、自身の所属部門に固有の仕事の進め方に合った作業項目を定義できます。また Wrike の管理者とオーナーは、複数のチームが使用できる汎用的な作業項目を準備できます。 作業項目のレイアウトなどを一度設定すれば、タスクなどと同じようにワンクリックで新規アイテムの作成が可能です。使い慣れた「大きい緑色の+ボタン」メニューから該当するワークモデルを選択するか、スペース内で右クリックして開けるコンテキスト作成メニューから作成したい作業項目を追加してください。
ゴールマネジメント
従業員ひとりひとりが、自分の仕事がチームや会社全体の目標にどのように関わって貢献しているかを理解したり、逆に経営陣が、会社の目標に沿って各従業員の仕事が進んでいるかどうかを把握したりすることが、かつてないほど困難になっています。
そもそも、リモートワークが主流になりつつある中で、経営幹部やチームの各メンバーが同僚の仕事から刺激を受けたりモチベーションを維持したりすることは、ますます難しくなっています。 また、仕事の成果を目に見えるかたちで記録したり指標として把握できなければ、今後の会社の戦略と、戦略実行のための具体的なプラン、そしてプラン実行のための個別業務を連携させることはより一層難しくなるでしょう。 さらに、リモートワークやハイブリッドワーク特有のコミュニケーションの難しさによって、輪をかけて、多くの従業員が会社の共通の目標を見失いつつあります。 Wrike のゴールマネジメントソリューションは、これらの問題すべてを解決するために開発されました。
ゴールマネジメントは、先ほど一つ目の新機能として紹介した「ワークモデル」機能を活用しており、目的、目標、主要な結果、成果物などの新たな種類の作業項目（レコードの種類）によって実現されます。 ゴールマネジメントにはユーザーが定義するフィールド、自動化、スケジュールが組み込まれており、組織や部門のニーズに合わせて簡単にカスタマイズできます。 さらに、Wrike の柔軟な入れ子構造の設定とタグ付け機能を利用することで、アクティビティの進捗状況を追跡し、関連する目標達成度をプロジェクトベースまたはタスクベースの作業完了度と比較して測定できます。加えて Wrike のワークインテリジェンス機能は、AI と機械学習を活用して、目標の達成に関連するリスクを自動的に測定し、チームの作業が予定どおりに進むようにします。
Wrike の新しいゴールマネジメントソリューションは、日常業務から企業の戦略的目的にいたるまで、あらゆるメトリクスを関連付け、現在と将来の目標をリアルタイムに可視化して、組織全体が共通のビジョンの実現に一丸となって取り組めるようにしています。 また、ゴールマネジメントの付属機能である自動レポートとスマートリマインダーによる通知が、目標達成を後押しします。 さらに Wrike と他の目標測定ソリューションとを連携させることも可能で、連携先のサードパーティ製品から主要なデータポイントと指標データを Wrike 内に自動的に取り込むことができます。 明快かつリアルタイムなトップダウンとボトムアップ双方向のコミュニケーションにより、組織は共通のビジョンのもとに従業員を結集させ、確かな成功へとつなげることができます。
ワークフローエンジン
Wrike はリリース当初から、リクエストフォーム、ブループリント、承認機能、オートメーションエンジン、ボットなどの自動化機能の開発に投資してきました。また、これまで大きくアピールしてきませんでしたが、Wrike のリクエストフォームなどを活用することで、ノーコード・ローコードで業務システム的な機能を実現することが可能でした。これらの機能は、Walmart や Siemens などの各部門での業務拡大と成長に貢献した実績があります。 今回の新機能により、Wrike での自動化をよりシンプルな方法で実現できるようになります。私たちはこれを「プロジェクト管理の民主化」に続く「ワークフローシステムの民主化」と捉えています。
ワークフローエンジンは Wrike の最新のノーコード・ローコード機能であり、ワークフローの流れを画面で確認しながら組み上げることができるビジュアルビルダーです。Wrike ユーザーはワークフローエンジンを利用することで、どのように複雑な業務プロセスでも、カスタマイズされたワークフローを簡単かつ迅速に構築し、複数部門にまたがる業務をスムーズに進めることができます。これは複雑で大規模なシナリオをシンプルなワークフローに落とし込めるソリューションですが、操作が容易であり、バックグラウンドで静かに実行されるため、エンドユーザーはこうしたワークフローの存在を強く意識することなく目の前の業務に集中できます。
Wrike のワークフローエンジンは、１つ目に紹介した「ワークモデル」機能と連携させることで大きな効果を発揮します。つまり、作成した特定のワークモデルを対象に自動化ルールを設定することで、ワークモデルの一部として自動化ルールを紐付け、該当するワークモデルでの作業をすべて指定したルールに準拠して進行させることができます。 このように、ワークフローエンジンとワークモデルを組み合わせることで、特定のワークフローを用いた高度なトリガーを使用し、この指定したルールに基づく作業進行を組織全体で徹底できます。
またワークフローエンジンには、ワークフローを Wrike 以外でも利用できるというメリットがあります。 例えば、会社の従業員ポータルで作業を開始し、ワークフローエンジン経由で Wrike に接続できます。 またワークフローエンジンでは、条件やトリガーによる単なる「if this then that」（IFTTT）式のフローだけではなく、いくつものレベルで掘り下げられた高度な作業ルーチンメカニズムを実装できます。 さらに、ワークフローエンジンを使用すれば、Wrike とサードパーティシステム（人事記録や IT システムなど）の間の情報フローを双方向に接続できるため、ユーザーが手作業で繰り返しデータ更新を行う必要がなくなります。 データをいずれかのシステムに入力すれば、ワークフローエンジンと Wrike の間で自動的にデータが双方向で同期されるのです。
Wrike for Service Teams
広報・ブランディングや人事、IT 部門などのサービスベースで働くチームは、一般的に部門の垣根を超えて他部門と連携しながら仕事を進める必要があり、その時々に受け取る社内リクエストや突発的な短期プロジェクト、場合によっては事業推進上きわめて重要な戦略的イニシアティブなどへの対応が求められます。 ただし、こうした部門間の共同作業では、利用しているツールが異なっていたりデータ連携が取れていないなどの理由で、手作業が増えて効率が低下したり、操作ミスが発生したりすることがよくあります。 一方、サービスチームにリクエストを投げる側の立場から見ても、従来のサービスリクエストツールは使いにくいため、普段は利用していないツールを「わざわざ利用する」ことになってしまいます。 今回の Wrike の進化により、従業員はサービスリクエストの専用ツールを利用する代わりに、普段から日常業務で利用している Wrike を使って人事や IT 部門、広報などのサービスチームとやりとりすることが可能となり、ワークフローの連続性を確保しつつ、自身の業務に集中できるようになりました。 ぜひ、４つ目の大型アップデートとして Wrike for Service Teams をご紹介します。
Wrike for Service Teams を使用すれば、より簡単に幅広い用途で Wrike プラットフォームをご利用いただき、従業員全員の力を存分に発揮していただくことができます。サービスの依頼者と実行者が Wrike 上でリクエストを起票してその後のやり取りを行うことで、リクエストや IT 関連のインシデントと問題を Wrike というシングルプラットフォーム内の共通のユーザーエクスペリエンスとインターフェイスでやり取りできます。 こうすることで、さまざまな部門のメンバーが Wrike というシングルプラットフォームの中で、自分に関連するすべてのプロジェクトを全方位的に把握し、必要に応じた対応を行うことができます。 また、従業員は複数のツールの使用によるフラストレーションを感じることなく、快適に仕事を進めることができます。
Wrike と Citrix ShareFile の統合
私たちが社外のパートナー企業やフリーランスのメンバーなどと協力する機会はますます増えています。それに伴い、セキュリティ上の脅威が発生する可能性も増しています。 このため、セキュリティ上の規制が厳しい金融分野や公共機関、高度なセキュリティが求められる大企業で、どのようにセキュリティを確保しながら柔軟なコラボレーションを行うかという課題感が大きくなっています。 Wrike プラットフォームは、すでに400以上のクラウドアプリやオンプレミスアプリと連携でき、非常に優れた企業レベルのセキュリティを実現しています。 そして、このたび、電子署名機能なども備えた Citrix ShareFile との連携が新たに可能になりました。
ShareFile との統合は Wrike 独自の機能であり、Citrix との継続的な製品開発の一部としてもたらされました。セキュリティ性の高いファイル共有ツールとの連携は、他のワークマネジメントソリューションでは実現できない新たなメリットを Wrike にもたらしてくれます。
この新たな連携で、RFP や M&A などのさまざまな機密情報をなどを含む資料ファイル・コンテンツベースで進むワークフローを、Wrike の柔軟なワークマネジメントプラットフォームに取り込んで効率化することができるようになりました。 この機能により、すべてのレビュー、校正、承認、バージョン管理、最終版の公開などの作業を、直感的に操作できる一元化されたインターフェイス上で行うことができます。つまり ShareFile のユーザーは、ドキュメントに関する効率性と整合性を、すべて Wrike 内で維持できます。 また銀行・金融機関レベルの高度なセキュリティと権限管理によって、顧客、コンサルタント、パートナー、その他の利害関係者による機密データへのアクセスを完全に制御・把握・監査できます。 何よりも、ドキュメントワークフローと電子署名の統合によって、企業ユーザーの作業効率が向上するという大きなメリットがあります。
スペースレベルの委任とユーザータイプ
ユーザー数が 1,000 名以上や 10,000 名以上に増えてもアカウント管理者が効率的に作業できるエンタープライズレベルの管理性は、Wrike にとって常に不可欠な要素でした。 実際に、Wrikeほどの設定機能とセキュリティ管理機能を備えたワークマネジメントプラットフォームはほとんどありません。 Wrikeスペースは、チーム関連のコンテンツとワークフローの管理をスペース管理者やビジネスユーザー自身に委任できる人気の機能です。 このためWrikeでは過去1年にわたり、レポート、ダッシュボード、カレンダーなどを追加してスペース機能を強化してきました。 またスペース管理者は、カスタムフィールド、ワークフロー、新規の作業テンプレートを、スペース自体に追加できるようになりました。これはかつてはリクエストフォームで行っていた操作です。 現在、当社では、Wrikeにスペースレベルの委任とカスタマイズ可能なユーザータイプの機能を追加しようとしています。
スペースレベルの委任によって、チームはIT管理者やWrike管理者の助けを借りずに自分で業務を体系化し、スペースツールを構築および管理するためのアクセス権を主要なチームメンバーに付与できます。 カスタマイズ可能なユーザータイプによって、Wrikeの管理者とオーナーは、新しいユーザータイプを複製または作成し、権限を簡単にカスタマイズして管理性とセキュリティを上げることができます。 ITチームは、数回のクリックで高度なコントロールを設定し、アプリケーション全体のアクション権限および制限を管理できます。 このため、外部のコラボレーターが適切なセキュリティプロトコルに従い、役割に基づいて適切な権限セットを取得するようになります。 これらの機能によって、ITチームとビジネスチームの関係が改善されます。なぜならビジネスチームはITによって自身のスペースとワークフローを設定し、さまざまなユーザータイプや権限セットを管理できるようになるためです。
このような製品機能は、厳格なセキュリティおよびガバナンス基準を定めている組織、および多くの外部協力者を抱えるエージェンシー、コンサルティング事業、ビジネスチームにとって特に重要です。 Wrikeは、このレベルのセキュリティ設定に対応が可能な唯一のワークマネジメントベンダーです。 今回のリリースによって、Wrikeのお客様はアカウントレベルとスペースレベルの高度なセキュリティ管理が可能となります。
今後の展開
Wrikeの全体的な目標は、非常に堅牢かつ汎用性の高いインテリジェントな共同ワークマネジメントプラットフォームによって、あらゆるチームの協力を促進し、目標達成を支援することです。 今回の製品アップデートによって、その姿勢はより確かなものになるでしょう。 特にワークモデルは、ここ10年間で最大のリリースの一つです。今後の発表もどうぞ楽しみにしていてください。 来年にも、Wrikeの新機能のリリースが予定されています。
Collaborate 2021のサイトでは、セッションの録画やその他の情報をご覧いただけます。
当社製品の機能の開発、リリース、時期については、当社の独自の裁量で、予告または協議なしで変更される可能性があります。 こちらに掲載されている情報は、情報提供のみを目的としています。当社が資料、コード、機能を提供することを約束する誓約、約定、法律上の義務を意味するものではありません。また、購入の意思決定や契約締結の根拠としての使用はお控えください。
