月曜日の朝です。役員が今四半期に達成したい重要なプランをチェックするためにあなたをミーティングに呼びます。 あなたは、チームがこれらのプランを実行できるように、プロジェクト計画を簡潔にまとめるよう指示されています。締切は今週末、あなたは何からスタートしますか？

でも慌てないでください。プロジェクトを成功させるために、プロジェクト管理の基本をすべて知っている必要はありません。 下記の6つのステップを実行して確実な計画を作成し、自信をもってチームをリードしてください。

待ってください！ 計画をスタートする場所はありますか？

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ステップ1: ステークホルダーを特定し、約束して会う

ステークホルダーは、プロジェクトの結果に影響を受ける人です。 ステークホルダーには、あなたの顧客および実際の製品やサービスの使用者が含まれます。 プロジェクトを計画する際は、必ずステークホルダー全員を特定し、彼らの関心を念頭に置いてください。

プロジェクトのスポンサープロジェクトの範囲、予算、タイムラインのベースを確立します。 次に、プロジェクトの詳細を決定し記録するスコープ記述書を作成し、全員が共通認識を持つようにして、コストのかかる伝達ミスを減らします。 スコープ記述書テンプレートを使用してスタートします。

ヒント: ステークホルダーが述べたニーズの根底にあるメリットを見極めます。 これらのメリットをもたらすことがプロジェクトで達成すべき目標です。

ステップ2：目標の設定と優先順位付け

ステークホルダーのニーズのリストを入手したら、それらに優先順位を付けて特定のプロジェクト目標を設定します。 これらの目標にはプロジェクトの目的、または達成したいメトリクスやメリットを概説します。 プロジェクトが明確かつ簡単に共有できるように、あなたの目標およびステークホルダーがプロジェクト計画で求めているニーズを記入します。

ヒント: 「すべてが重要なのですが..」　優先順位付けが困難な場合は、緊急性と重要性に基づいて目標をランク付けするか、意思決定に役立つヒントを調べてください。

ステップ3：成果物を定義する

プロジェクトの目標を達成するために必要な成果物とプロジェクト計画ステップを特定します。期待される具体的なアウトプットは何ですか？

次に、プロジェクトの各成果物の期日を見積もります。 (次のステップでプロジェクトのスケジュールを定義する際に、これらの日付を確定することができます。）

ヒント: 重要な期限と成果物について、明確なマイルストーンを設定します。 作業が開始されると進捗状況を追跡すると、予定通りにタスクを完了し、ステークホルダーを満足させることができます。

ステップ4：プロジェクトのスケジュールを作成する

各成果物を見て、それぞれを達成するために完了しなければならない一連のタスクを定義します。 タスクごとに、所要時間、必要なリソース、および責任者を決定します。

次に、依存関係を特定します。 他の人が始める前に、特定のタスクを完了する必要がありますか？ 成果物、依存関係、およびマイルストーンをガントチャートに入力するか、利用可能な多数のオンラインテンプレートおよびアプリケーションから選択します。

そのために、 Wrikeのガントチャートをぜひ無料でお試しください。

ヒント:計画プロセスにチームを関与させます。 作業の実行者は、タスクを完了する過程、完了までに要する時間、タスクの取り組みに最適な人について把握し理解している筈ですので、 彼らの知識を引き出すよう試みてください。 彼らがプロジェクトのスケジュールに同意し、作業を円滑に進められるように目標を設定してもらう必要があります。

ステップ5：問題を特定し、リスク評価を完了する

リスクのないプロジェクトはありません。 ただ成功を祈り、最高の成果を願っても叶えられません。例えば、主要メンバーの休暇取得予定のように、プロジェクト計画プロセスに影響を与えることが前もって分かるような問題はありますか？ 一時的な中断に陥らせるような、思いがけない事態 (世界の休日、入荷待ちのパーツ、または繁忙期等々)にはどのようなものが想定されるでしょうか?

プロジェクト計画を作成する場合は、特定のリスクが発生するのを防ぐか、またはそれらの悪影響を最小限に抑えるために取るべきステップを検討してください。 リスクアセスメントを実施し、リスク管理戦略を策定して準備を万全にします。

ヒント: 可能であれば、プロジェクトの早い段階でリスクの高い項目に取り組みます。 あるいは、バッファを設け、遅延が発生した場合でもプロジェクトを常に順調に進めるよう手助けします。

ステップ6：プロジェクトの計画をステークホルダーに提示する

あなたの計画がステークホルダーの期待にどのように応えるかを説明、あらゆる反論に対するソリューションを提示しプレゼンテーションが一方的でないことを理解させてください。 ステークホルダーとはオープンに意見交換を行ってください。

次に、役割を決定する必要があります：誰がどのレポートをどのくらいの頻度で確認する必要がありますか？ どの決定を承認する必要がありますか、また誰が承認しますか？

プロジェクトの概要を明確にし、ステークホルダー全員がアクセスできるようにすることで、彼らは小さなアップデートの有無を知るためにあなたを追いかける必要がなくなります。 コラボレーションツールのように、プロジェクトの全データを1か所に格納することで、カレンダーをミーティングで埋めることなく、進捗状況の把握、アップデートの共有および編集を簡単に行うことができます。

はっきりと伝えることが大切です。 ステークホルダーが、プロジェクトに期待されていること、および彼らが取るべき行動を正確に理解していることを確認してください。 あなたにとってクリアであることが彼らにってもクリアであるとは限りません。

次のステークホルダーとのオープンディスカッションは楽しみですか？ プロジェクトの計画を前進させ続けるために、気難しいステークホルダーに常に対応するためのヒントがあります。

ヒント: 計画やスケジュールがステークホルダーの当初の期待と一致しない場合は、すぐそれを伝えることでネガティブに驚かせたり、張り詰めた会話になってしまうことを避けてください。

ステークホルダーに対して、「期待や要求が現実的ではない」と言うよりはむしろ、期待や要求の実現に必要な、例えば時間、お金、あるいはマンパワーなどを彼らに伝え、 別のリソースを費やす価値があるかどうかを彼らに決定させてください。

 

プロジェクト計画の作成後

おめでとうございます、あなたはプロジェクト計画を完了しました！

次のステップ：プロジェクトのキックオフミーティングをスケジュールする。

さて、実際の作業が始まります。 キックオフミーティングで良い雰囲気を作ることがプロジェクトの成功を左右する可能性があります。 10ステップのプロジェクトキックオフチェックリストに従ってスタートをきってください。

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