Wrike をより使いやすくするために年末から年度末にかけてチームでやっておきたい 12 個のこと
2021 年や新年度も Wrike をさらに便利に利用していくために、Wrike Japan のメンバー内で集まった 12個のアイディアを紹介します。 チームで行う効率アップのためにお勧めのアイディア集としてぜひご活用ください。 目次 チームのフィードバックで改善を加速するアイディア４選 リクエストフォームにのせられそうな業務依頼・問い合わせなどを募集する テンプレート化できるタスク・プロジェクトを募集する 今年はよくこのかたちでテーブルを見ていた：カスタムビューとして登録するビューを募集する チームの作業スペースのブックマークに追加したい参照頻度の高いページを募集する 「1年間ありがとう」を表彰するアイディア２選 Wrike や Zoom などのクラウドツールの設定や使い方で助けてもらった人に「縁の下の力持ちで賞」を送る 果たして３冠王はいるのか：今年の最多タスク登録者・コメント者・メンション者を祝う 今の時期にぴったりの新機能２選 忙しいこの時期だからこそ AI にどのタスクから手を付けるかを委ねてみる 心機一転、Wrike の新しい UI を使い始めてみる 自動化と他システム連携の２大機能を使いこなす 自動化機能を活用した時短アイディアのコンペを開催する サードパーティ製品との連携で Wrike をもっと便利にする Wrike でも行いたい年末・年度末の大掃除やプチお片付け２選 「私のやること」を見てタスクの大掃除 完了したプロジェクトやタスクをアーカイブ化 ご紹介：Wrike の使い方が分かる参考ページ チームのフィードバックで改善を加速するアイディア４選 リクエストフォームにのせられそうな業務依頼・問い合わせなどを募集する メールやチャット、口頭でなどさまざまなかたちで行われる業務依頼・申請・問い合わせのリクエストフォームへの集約は、Wrike を利用した生産性向上の一番の近道です。 フォームに沿って必要事項を入力していくだけでなので、依頼者や申請者側の負担が軽減されるだけでなく、依頼・申請時点で必要な情報が抜け漏れなく集まるので、その後の手戻りも削減することができます。 １年を振り返ってみて、繰り返し発生していた業務や依頼、申請、問い合わせなどをチームメンバーに挙げてもらうことで、リクエストフォームによる時短・効率化効果をさらに広げることができます（このアイディア募集自体にもリクエストフォームを活用できます）。 また、Web サイトにフォームを設定してのお客様対応への活用や、日報・議事録の提出への活用などの日本での導入事例を紹介した12分ほどの動画もございますので、こちらもぜひご活用ください。 テンプレート化できるタスク・プロジェクトを募集する 業務の標準化というと堅苦しく聞こえますが、「何度も使い回せる内容」を見つけることは効率アップの最初の一歩です。 まずは定例の打ち合わせのように、繰り返し発生するタスクのレベルで、使い回せる内容をテンプレートにしてみましょう。 テンプレート用のフォルダーをチームで共有して、そこにあるタスクやプロジェクトを複製することもできますが、Business プラン以上をお使いのお客様にはブループリント機能の利用をぜひお試しいただければと思います。 また、多数のプロジェクトを実行するチームでは、うまく行ったプロジェクトをチーム全体の雛形にすれば、ベストプラクティスの共有を Wrike というツールを通して実現できます。 今年はよくこのかたちでテーブルを見ていた：カスタムビューとして登録するビューを募集する 2020 年の Wrike の大きな進化の一つが、ビュー周りのフィルタリング設定を保存したり、カスタムビューとしてチーム内で共有できるようになったことです。 テーブルビュー（いわゆるスプレッドシート表示）やガントチャートではフィルタリング条件を細かく指定した上で、その内容をフィルタ設定として保存し、いつでも簡単に適用できます。 また、カスタムビュー機能ではさらに一歩進んで、テーブルビューなどの見え方を細かく調節・固定した上で「マネージャー用」などの名前を付けて保存でき、チームが正確に同じ情報にアクセスできるようになります。 以下の動画では、Wrike の新しい UI の解説とともに、カスタムビューの使い方についても分かりやすく解説していますのでぜひ参考にしてみてください（14分45秒頃からカスタムビューの解説に入ります）。 チームの作業スペースのブックマークに追加したい参照頻度の高いページを募集する 作業スペースに任意のページへのリンクを追加できるブックマーク機能が、複数のリンクを「データ分析」用などのセクションにまとめられる機能強化によりさらに便利になっています。 チームメンバーが定期的に確認する必要のある情報ページなどはブックマークにまとめることで、Wrikw を中心とした業務遂行がよりスムーズに行えます。 「1年間ありがとう」を表彰するアイディア２選 Wrike や Zoom などのクラウドツールの設定や使い方で助けてもらった人に「縁の下の力持ちで賞」を送る テレワークの導入や、さまざまなクラウドツールの導入・定着化をチームで推し進めなければいけなかった 2020 年。 先頭に立ってツール導入を進めた IT 部門の担当者の方以外にも、各部門内での小さなツール利用の疑問やネットワーク設定などの疑問に答えたり、情報整理・共有を率先して進めてくださった影のキープレーヤーの方達がいらっしゃったのではないでしょうか？ 年末・年度末の社内表彰などの機会に、「テレワーク移行の影の MVP」や「縁の下の力持ちで賞」のような賞を作って、チームからの感謝を改めて伝えてみてはいかがでしょうか。 果たして３冠王はいるのか：今年の最多タスク登録者・コメント者・メンション者を祝う Wrike のカスタマーサクセスマネージャーからサポートを受けているアカウントの方は、定期的な打ち合わせの際などにご希望に応じて提供している Wrike の活用状況のデータなどを、個々のメンバーの Wrike 上での活動のアクティブさの指標としてもご利用いただけるのではないでしょうか？ 特に、導入１年目などに、率先して Wrike でタスクを作成したり、コメントや＠メンションなどのコミュニケーションを取っていた方をチーム会議などの場でお祝いするのは、チームの雰囲気を明るくしてくれるのではないかと思います。 今の時期にぴったりの新機能２選 忙しいこの時期だからこそ AI にどのタスクから手を付けるかを委ねてみる 師走から年度末にかけて、突発的で締切も短い重要タスクなども増え、Wrike で抜け漏れなくタスク管理できているとはいえ、もう一歩踏み込んだサポートが欲しいと感じられる方もいらっしゃるのではないでしょうか？ Wrike が 2019 年から非常に力を入れて開発を進めてきたのが機械学習を用いた AI によるさまざまな提案・業務支援の機能です。 プロジェクトに遅延する可能性があるなどのリスク予測に加えて、次に着手すべきタスクを AI
IT 部門で活用できる Wrike のリクエストフォームの実例
日々多くのリクエストを受け取る IT 部門やヘルプデスクの担当者は、リクエストフォームを活用することで問い合わせ窓口を一つに集約できるだけでなく、依頼時の情報の抜け漏れを無くして依頼完了までの期間を短縮できます。 どのようなリクエストフォームを作成すればよいかのイメージを掴むためのサンプルとして、Wrike 社内で IT 部門へのリクエスト時に利用しているリクエストフォームを日本語化したサンプルを共有いたします。 IT 部門の業務効率の向上にぜひお役立てください。 リクエストフォームの例 上記のリクエストフォームに入力後に表示される Wrike のタスク
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Wrike Collaborate 2021 で発表された新機能：コラボレーション・ワークマネジメント分野での新しいスタンダードへ
各企業が仕事のあり方の再定義を進める中で、デジタル変革（DX）がますます進んでいます。リモートワークへの強いニーズに対応しつつ事業の継続性も維持するために、新しいシステムを導入することが引き続き必要となっている一方で、燃え尽き症候群による「大量退職」などの問題が起きているという負の側面も見逃せません。 多くの組織は新しいテクノロジーツールを導入しさえすれば生産性とコラボレーションを維持できると考えていましたが、それはますます大きくなる問題に対する一時的な解決策に過ぎなかったことが明らかになってきています。 チャットツール、ビデオ会議アプリケーション、さらに、過去に導入されたより硬直的なソリューションなどが、それぞれの使い分けなどの体系だった戦略抜きで利用されていることで、これらのシステムの狭間にこぼれていく仕事が大量に発生しています。仕事を整理して包括的に記録を残していくシステムがないことで、私たちが仕事の「ダークマター」と呼んでいる目に見えない負担が増加し、職場でのコミュニケーションも複雑になり、従業員の燃え尽き症候群にもつながっているのです。 次の調査結果を見てみましょう。 Citrix の調査によると、従業員は日常的に10種類以上のアプリケーションを使用しています。その結果、98%のビジネスリーダーが、自社の従業員がフラストレーションを抱えていることを認めています。 Wrike の調査によると、今年の労働力に関するリスクの上位 3 つは、エンゲージメントの欠如、従業員の燃え尽き症候群、生産性の問題でした。 デジタル変革が生み出す新たな複雑さにより、従業員がその業務能力を最大限に発揮することが難しくなっているといえます。 Wrike の最新の大型機能アップデートでは、まさにこうした職場の複雑さを軽減するとともに、従業員の働くことのエクスペリエンスを改善し、組織が今日のデジタル変革に乗り遅れないようにすることが目指されています。 Wrike は、従来のワークマネジメントプラットフォームにはなかった柔軟性、シンプルな操作性、セキュリティ、他ツールとの幅広い連携を備えており、組織のあらゆるレベル（個人、チーム、部門、会社全体）でのワークフローを無理なくサポートします。 このようにワークフローと業務プロセスを他ツールには見られないレベルで統合することで、組織全体が一体となって業務を推進できます。 ぜひ、Wrike の 6 つの新機能の活用をご検討ください。 2021 Collaborate でアナウンスされた 6 つの新機能 ワークモデル これまで Wrike ユーザーの方には「タスク」「プロジェクト」「フォルダー」という 3 種類の要素を入れ子構造に組織しながら、仕事を管理していただいていました。しかし、皆さんもお気づきのように、実際の仕事にはこの 3 つの要素に還元されないダイナミックさがあります。 Wrike は今回のアップデートで、プロジェクト、タスク、スプレッドシートという概念を越えて、皆様が行っている業務のワークフローの柔軟さに対応できる、唯一のワークマネジメントプラットフォームへと進化を遂げました。データベースでいうところの新しいレコードの種類を自在にカスタマイズして作成し、Wrikeの製品インターフェイスで「スプリント」、「キャンペーン」、「顧客」などの新しい作業項目を利用できるようになる機能が標準でサポートされるようになりました。またカスタマイズして作成したレコードの種類を入れ子構造で管理する機能ももサポートされており、たとえばアジャイル開発で使用される「スプリント」という単位を「エピック」の下に紐づけることなどができます。このため社内のあらゆるチームや部門で行っている業務の構造を、Wrike のワークモデルに完全に写し取ることが可能です。さらに重要なメリットは、従来なら、各部門ごとに専用の業務システムを開発しなければ実現できなかったこうしたカスタマイズが、Wrike というワンプラットフォームを使用して実現でき、部門のタコツボ化を防ぎながら、会社全体でより安価に導入できるようになったことです。 また、Wrike のブループリント機能やカスタムフィールド機能に詳しい方なら、今回のワークモデルという進化がこれまでの製品開発の延長線上にあることにお気付きになるでしょう。ブループリントやカスタムフィールドでは、あくまで「タスク」や「プロジェクト」という枠内でですが、カスタマイズした入力フィールドやワークフロー、自動化などを設定することができました。今回のワークモデルでは、より次世代のテンプレートとして、入力フィールドのレイアウトやフォーマット、動作などをすべてカスタマイズして自在に制御できます。 ワークモデルを利用すれば、チームの担当業務や規模にかかわらず、自分たちの行っている業務をワークモデルに写し取って、柔軟に仕事を進めることができるのです。 ワークモデルによって、アカウント全体で利用できるまたは特定のスペースに限定したテンプレート化された作業項目（新しいレコードの種類）を簡単に作成できます。 スペース管理者と権限を持つチームメンバーは、自身の所属部門に固有の仕事の進め方に合った作業項目を定義できます。また Wrike の管理者とオーナーは、複数のチームが使用できる汎用的な作業項目を準備できます。 作業項目のレイアウトなどを一度設定すれば、タスクなどと同じようにワンクリックで新規アイテムの作成が可能です。使い慣れた「大きい緑色の+ボタン」メニューから該当するワークモデルを選択するか、スペース内で右クリックして開けるコンテキスト作成メニューから作成したい作業項目を追加してください。 ゴールマネジメント 従業員ひとりひとりが、自分の仕事がチームや会社全体の目標にどのように関わって貢献しているかを理解したり、逆に経営陣が、会社の目標に沿って各従業員の仕事が進んでいるかどうかを把握したりすることが、かつてないほど困難になっています。 そもそも、リモートワークが主流になりつつある中で、経営幹部やチームの各メンバーが同僚の仕事から刺激を受けたりモチベーションを維持したりすることは、ますます難しくなっています。 また、仕事の成果を目に見えるかたちで記録したり指標として把握できなければ、今後の会社の戦略と、戦略実行のための具体的なプラン、そしてプラン実行のための個別業務を連携させることはより一層難しくなるでしょう。 さらに、リモートワークやハイブリッドワーク特有のコミュニケーションの難しさによって、輪をかけて、多くの従業員が会社の共通の目標を見失いつつあります。 Wrike のゴールマネジメントソリューションは、これらの問題すべてを解決するために開発されました。 ゴールマネジメントは、先ほど一つ目の新機能として紹介した「ワークモデル」機能を活用しており、目的、目標、主要な結果、成果物などの新たな種類の作業項目（レコードの種類）によって実現されます。 ゴールマネジメントにはユーザーが定義するフィールド、自動化、スケジュールが組み込まれており、組織や部門のニーズに合わせて簡単にカスタマイズできます。 さらに、Wrike の柔軟な入れ子構造の設定とタグ付け機能を利用することで、アクティビティの進捗状況を追跡し、関連する目標達成度をプロジェクトベースまたはタスクベースの作業完了度と比較して測定できます。加えて Wrike のワークインテリジェンス機能は、AI と機械学習を活用して、目標の達成に関連するリスクを自動的に測定し、チームの作業が予定どおりに進むようにします。 Wrike の新しいゴールマネジメントソリューションは、日常業務から企業の戦略的目的にいたるまで、あらゆるメトリクスを関連付け、現在と将来の目標をリアルタイムに可視化して、組織全体が共通のビジョンの実現に一丸となって取り組めるようにしています。 また、ゴールマネジメントの付属機能である自動レポートとスマートリマインダーによる通知が、目標達成を後押しします。 さらに Wrike と他の目標測定ソリューションとを連携させることも可能で、連携先のサードパーティ製品から主要なデータポイントと指標データを Wrike 内に自動的に取り込むことができます。 明快かつリアルタイムなトップダウンとボトムアップ双方向のコミュニケーションにより、組織は共通のビジョンのもとに従業員を結集させ、確かな成功へとつなげることができます。 ワークフローエンジン Wrike はリリース当初から、リクエストフォーム、ブループリント、承認機能、オートメーションエンジン、ボットなどの自動化機能の開発に投資してきました。また、これまで大きくアピールしてきませんでしたが、Wrike のリクエストフォームなどを活用することで、ノーコード・ローコードで業務システム的な機能を実現することが可能でした。これらの機能は、Walmart や
プロジェクト管理の基本：プロジェクト計画を確実に実行するための6つのステップ
月曜日の朝です。役員が今四半期に達成したい重要なプランをチェックするためにあなたをミーティングに呼びます。 あなたは、チームがこれらのプランを実行できるように、プロジェクト計画を簡潔にまとめるよう指示されています。締切は今週末、あなたは何からスタートしますか？ でも慌てないでください。プロジェクトを成功させるために、プロジェクト管理の基本をすべて知っている必要はありません。 下記の6つのステップを実行して確実な計画を作成し、自信をもってチームをリードしてください。 待ってください！ 計画をスタートする場所はありますか？ Wrikeの無料トライアルを開始して、プロジェクト計画を共有してください ステップ1: ステークホルダーを特定し、約束して会う ステークホルダーは、プロジェクトの結果に影響を受ける人です。 ステークホルダーには、あなたの顧客および実際の製品やサービスの使用者が含まれます。 プロジェクトを計画する際は、必ずステークホルダー全員を特定し、彼らの関心を念頭に置いてください。 プロジェクトのスポンサープロジェクトの範囲、予算、タイムラインのベースを確立します。 次に、プロジェクトの詳細を決定し記録するスコープ記述書を作成し、全員が共通認識を持つようにして、コストのかかる伝達ミスを減らします。 スコープ記述書テンプレートを使用してスタートします。 ヒント: ステークホルダーが述べたニーズの根底にあるメリットを見極めます。 これらのメリットをもたらすことがプロジェクトで達成すべき目標です。 ステップ2：目標の設定と優先順位付け ステークホルダーのニーズのリストを入手したら、それらに優先順位を付けて特定のプロジェクト目標を設定します。 これらの目標にはプロジェクトの目的、または達成したいメトリクスやメリットを概説します。 プロジェクトが明確かつ簡単に共有できるように、あなたの目標およびステークホルダーがプロジェクト計画で求めているニーズを記入します。 ヒント: 「すべてが重要なのですが..」 優先順位付けが困難な場合は、緊急性と重要性に基づいて目標をランク付けするか、意思決定に役立つヒントを調べてください。 ステップ3：成果物を定義する プロジェクトの目標を達成するために必要な成果物とプロジェクト計画ステップを特定します。期待される具体的なアウトプットは何ですか？ 次に、プロジェクトの各成果物の期日を見積もります。 (次のステップでプロジェクトのスケジュールを定義する際に、これらの日付を確定することができます。） ヒント: 重要な期限と成果物について、明確なマイルストーンを設定します。 作業が開始されると進捗状況を追跡すると、予定通りにタスクを完了し、ステークホルダーを満足させることができます。 ステップ4：プロジェクトのスケジュールを作成する 各成果物を見て、それぞれを達成するために完了しなければならない一連のタスクを定義します。 タスクごとに、所要時間、必要なリソース、および責任者を決定します。 次に、依存関係を特定します。 他の人が始める前に、特定のタスクを完了する必要がありますか？ 成果物、依存関係、およびマイルストーンをガントチャートに入力するか、利用可能な多数のオンラインテンプレートおよびアプリケーションから選択します。 そのために、 Wrikeのガントチャートをぜひ無料でお試しください。 ヒント:計画プロセスにチームを関与させます。 作業の実行者は、タスクを完了する過程、完了までに要する時間、タスクの取り組みに最適な人について把握し理解している筈ですので、 彼らの知識を引き出すよう試みてください。 彼らがプロジェクトのスケジュールに同意し、作業を円滑に進められるように目標を設定してもらう必要があります。 ステップ5：問題を特定し、リスク評価を完了する リスクのないプロジェクトはありません。 ただ成功を祈り、最高の成果を願っても叶えられません。例えば、主要メンバーの休暇取得予定のように、プロジェクト計画プロセスに影響を与えることが前もって分かるような問題はありますか？ 一時的な中断に陥らせるような、思いがけない事態 (世界の休日、入荷待ちのパーツ、または繁忙期等々)にはどのようなものが想定されるでしょうか? プロジェクト計画を作成する場合は、特定のリスクが発生するのを防ぐか、またはそれらの悪影響を最小限に抑えるために取るべきステップを検討してください。 リスクアセスメントを実施し、リスク管理戦略を策定して準備を万全にします。 ヒント: 可能であれば、プロジェクトの早い段階でリスクの高い項目に取り組みます。 あるいは、バッファを設け、遅延が発生した場合でもプロジェクトを常に順調に進めるよう手助けします。 ステップ6：プロジェクトの計画をステークホルダーに提示する あなたの計画がステークホルダーの期待にどのように応えるかを説明、あらゆる反論に対するソリューションを提示しプレゼンテーションが一方的でないことを理解させてください。 ステークホルダーとはオープンに意見交換を行ってください。 次に、役割を決定する必要があります：誰がどのレポートをどのくらいの頻度で確認する必要がありますか？ どの決定を承認する必要がありますか、また誰が承認しますか？ プロジェクトの概要を明確にし、ステークホルダー全員がアクセスできるようにすることで、彼らは小さなアップデートの有無を知るためにあなたを追いかける必要がなくなります。 コラボレーションツールのように、プロジェクトの全データを1か所に格納することで、カレンダーをミーティングで埋めることなく、進捗状況の把握、アップデートの共有および編集を簡単に行うことができます。 はっきりと伝えることが大切です。 ステークホルダーが、プロジェクトに期待されていること、および彼らが取るべき行動を正確に理解していることを確認してください。 あなたにとってクリアであることが彼らにってもクリアであるとは限りません。 次のステークホルダーとのオープンディスカッションは楽しみですか？ プロジェクトの計画を前進させ続けるために、気難しいステークホルダーに常に対応するためのヒントがあります。 ヒント: 計画やスケジュールがステークホルダーの当初の期待と一致しない場合は、すぐそれを伝えることでネガティブに驚かせたり、張り詰めた会話になってしまうことを避けてください。 ステークホルダーに対して、「期待や要求が現実的ではない」と言うよりはむしろ、期待や要求の実現に必要な、例えば時間、お金、あるいはマンパワーなどを彼らに伝え、 別のリソースを費やす価値があるかどうかを彼らに決定させてください。 プロジェクト計画の作成後 おめでとうございます、あなたはプロジェクト計画を完了しました！ 次のステップ：プロジェクトのキックオフミーティングをスケジュールする。 さて、実際の作業が始まります。 キックオフミーティングで良い雰囲気を作ることがプロジェクトの成功を左右する可能性があります。 10ステップのプロジェクトキックオフチェックリストに従ってスタートをきってください。 プロジェクト計画を立てる準備は完了しましたか？ Wrikeでプロジェクト作業計画テンプレートを作成するための迅速な3ステップのプロセスがあります。 プロジェクト計画の立案に関する他の資料 プロジェクト計画を成功させる方法の詳細については、目標達成を手助けする5つのプロジェクト計画のヒントをチェックしてください。 ハーバードビジネスレビューの「計画を立てることが嫌だとしても、とりあえずしてみること」は、計画作成と時間管理の重要性について論じています。 他のプロジェクト管理のステップと戦略については、「プロジェクト管理ガイド」をご覧ください。 「完璧なプロジェクト計画を作成する方法」を読んでください。 プロジェクトの計画に関する他のヒントについては、「決定版ガイド」を参照してください。
プログラムマネージャーと<br> プロジェクトマネージャーの違い
プログラムマネージャー対 プロジェクトマネージャー、、、肩書は似ていますが役割も同じ様なものでしょうか？ いいえ、全く別物です！ プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーは同様の責任を負いますが、両者の立場には重要な違いがあります。 したがって、あなたが将来それらのポジションに就こうと考えている場合でも、こうした立場にある両者のコラボレーションを理解しようとしている場合でも、相互にどのように関わっているのかを知ることが重要です。 プロジェクト対 プログラム 2つの役割の類似点と相違点について話し合う前に、プロジェクトとプログラムは別物である点を理解することが大切です。 プロジェクトは一時的な、一度限りのものです。 プロジェクトは通常、コスト、リソース、予算、時間制約によって束縛されます。 プロジェクトには目に見える成果や成果物が得られるよう、明確な終了日と短期目標が設定されます。 プログラムは、基本的な、相互に関連し合うプロジェクトで構成されています。 これらのプロジェクトは相互に補完し合い機能することで、より規模が大きく長期的なビジネス目標を達成します。 成功すると、目に見える単一の成果物のみならず、戦略面のメリットや組織の成長を促進します。 ある会社がより多くのCIO(最高情報責任者)を獲得したいと考えていると仮定しましょう。 その会社はマーケティングチームに対して、ダイレクトにCIOに訴求して、コンバージョンを促進するデマンドジェネレーションのプログラムを要求する可能性があります。 たとえば、CIOをターゲットとした電子ブックの作成やCIO関連のウェビナーの開催など、いくつかのプロジェクトがこのプログラムに導入される可能性があります。 以下の表は、プロジェクトとプログラムを並べて比較するのに 役立ちます： プログラムマネージャーとは？ プログラムマネージャーは、プログラムの戦略と目的を明確にし、それがビジネスにどのような影響を与えるかを評価します。 プログラムの目標全体の達成に必要な依存関係プロジェクトのリストを定義し、マネージしなければなりません。 プログラムマネージャーを、下絵をデザインする建築家として考えてください。 建築家は配管や乾式壁を取り付けませんが、これらのパーツの配置を決めて美しい家を建築します。 プログラムマネージャーの役割は、個々のプロジェクトの完了に留まらず、プログラム全体を長期的に実現することにまで及びます。 彼らには、チームの組織、戦略の実行、ROI(投資対効果)の測定、その他、管理者視点での行動、といった責任があります。 CIOの例に戻ると、プログラムマネージャーの職務には、プロジェクトチーム間のコラボレーションを俯瞰し、CIOのリード獲得の上昇が成功の指標になるかどうかを見極めること、がそれに該当します。 プログラムマネージャーの一日を理解するには、一般的なプログラムマネージャーのジョブ・ディスクリプション(職務記述書)をここでチェックしてみてください。 プロジェクトマネージャーとは？ プロジェクトマネージャーは、プログラム内の個々のプロジェクトを管理します。 彼らは、プログラムのガイドラインに沿って、作業を完了するための時間、予算、およびリソースを調整し、進捗状況および当初のプロジェクト計画に加えられた変更についてプログラムマネージャーに報告します。 プロジェクトマネージャーの役割はプログラムマネージャーの役割よりも戦術的です。 プログラムマネージャーを建築家とするならば、プロジェクトマネージャーは画家であり、配管工であり、電気技術者であると言えます。 彼らは主にプロジェクトの機能要素を実行し管理することに集中します。 これには、期限を守る、予算内に留まる、タスクを委任する、成果物を完成させることなどが含まれます。 一般的なプロジェクトマネージャーのジョブ・ディスクリプション(職務記述書)をここでチェックしてください。 プログラムマネージャー対 プロジェクトマネージャー プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーの 3つの大きな違いを要約しましょう： プログラムマネージャーはプロジェクトのグループを管理し、プロジェクトマネージャーは個々のプロジェクトを管理します プログラムマネージャーは、長期的な事業目標に焦点を当てています。一方、プロジェクトマネージャーには、短期間で具体的な成果物が求められます。 プログラムマネージャーは戦略的であり、プロジェクトマネージャーは戦術的です もっと詳しい説明が必要でしたら、こちらビデオをチェックしてください。 異なる役割、同様の課題 日々の責任は異なりますが、プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーはいずれも、数多くの未確定要素を管理し、組織や効率性に行き過ぎがあれば明示しなければなりません。 両者は同じ課題に遭遇することが多く、同様の手法やツールを使うことで問題を解決します： ダッシュボード:成功の主な要素がチームの人数と不確定要素に左右される場合、タスクの状況と進捗状況を可視化して把握することが重要です。 プログラムマネージャーおよびプロジェクトマネージャーは、誰が何に取り組んでいるのかを一覧で正確に把握できるダッシュボードを持つ必要があります。 このダッシュボードでは、状況を大局的に把握するだけでなく、必要に応じて掘り下げられることが理想的です。 テンプレート:多くのプログラムは同じようなプロジェクトを含むことがあります。 例えば、すべてのマーケティングプロジェクトに広告キャンペーンが含まれている場合などです。 そのような場合、プロジェクトマネージャーおよびプログラムマネージャーは、プロジェクトをテンプレート化することによって、ゼロから作業を開始することなく、さらに、過去の成功を再現しやすくなります。 柔軟な作業ビュー:全員が同じように作業するわけではありません。 プログラムマネージャーおよびプロジェクトマネージャーの仕事は、自分自身のスタイルを他のメンバーに押し付けないことで簡単になります。 単一のプログラムやプロジェクトを様々な視点で見れることが重要なのです ― かんばんや、表、リスト、およびタイムラインを考えてみてください。 これは、関係者全員が快適に作業しつつ同じ目標の達成に集中できることを意味します。 情報を集約したコラボレーション:すべてのアセット、アップデート、およびリクエストを追跡し続けることが困難な場合があります。 詳細を知るために電子メールやスプレッドシートを探し回ることは、プロジェクトマネージャーおよびプログラムマネージャーの時間の無駄です。 プログラムやプロジェクトに関するコミュニケーションのすべてを参照しやすい単一のスレッドにまとめておくことは極めて役に立ちます。 いかがでしたでしょうか。 プログラムやプロジェクトを整理し管理するツールが必要でしたら、 Wrikeがいかにチームの効率性を高め期限内でのプロジェクトの完了をサポートできるのかをチェックしてください！
クリティカルパス法: プロジェクト管理の基本
プロジェクト管理におけるクリティカルパス法とは? クリティカルパス法(CPM)は、一連のプロジェクトのアクティビティをスケジュールするためのリソース利用アルゴリズムです。 CPMを使用するための基本的な手法は、以下を含むプロジェクトのモデルを構築することです： プロジェクトの完了に必要な全タスクのリスト タスク間の依存関係 各アクティビティが完了するのにかかる時間(期間)の予測 この情報を使用して、最長となる依存関係のあるアクティビティを特定し、それらを開始から終了まで見積もることでクリティカルパスを決定できます。 最長のアクティビティ、つまりクリティカルパスを特定したら、トータルフロートと呼ばれる、プロジェクト期間を長くしない範囲でアクティビティを遅らせることができる期間を簡単に特定できます。 クリティカルパス法をプロジェクトで使用する それでは、クリティカルパス法のコンセプトをシンプルで現実的な例として、パーティーの計画で実証します。 このプロジェクトをどのように計画し、実行するべきですか？ プロジェクト範囲を定義する 第一に、プロジェクトを完了するために終了しなければならないタスクのすべてを定義する必要があります。 パーティーの例では、次のような状況が考えられます： 日付と場所を選択する 余興のリストを作成する 音楽の準備をする 友人を招待する 飲み物や食べ物を用意する キャセロールを調理する パーティーを主催する これらのタスクを個別に見ると、他のタスクが完了するまでは、それらのタスクの一部を開始できないことがわかります。 つまり、一部のタスクは他のタスクに依存しています。 これらの関係を下表に示しています： タク名 依存関係 日付と場所を選択する - 究極のプレイリストを作成する - 音楽の準備をする - 友人を招待する 日付と場所を選択する 飲食物を買う 友人を招待する 有名なキャセロールを調理する 飲みもの、食べものを用意する パーティーを主催する キャセロール、音楽 「友人を招待する」、「 飲み物や食べ物を用意する 」、「キャセロールを調理する」、「パーティーを主催する」といったアクションは一連のアクションであり、成果を得るには順番を守って実行する必要があります。 このようなタスクは順次処理(シーケンシャル)アクティビティと呼ばれています。 これらのタスクは、プロジェクトの開始（「日付と場所の選択」）と共に、プロジェクトを完了するのに最も重要なステップです。 したがって、これらのアクションはクリティカルパス上に置かれます。 クリティカルパス法とクリティカルパスの特定 クリティカルパス法の背後にある重要なコンセプトは、他のタスクが終了するまで特定のタスクを開始できない、ということです。 これらのタスクは順番に完了する必要があり、各段階は次の段階が始まるまでに完了しなければなりません。 サンプルのスケジュールがどのように見えるのかを示すためにWrikeのガントチャートを使用しました： Wrikeの無料トライアルでガントチャートビューをチェックしてください クリティカルパスは、プロジェクトの開始から終了まで最長となる一連のアクティビティで構成されることから、プロジェクトを特定の期間までに確実に終了させられるように完了しておく必要があり、 クリティカルパス上のアクティビティは厳密に管理されなければなりません。 クリティカルパス上のひとつのジョブが遅れた場合は、スケジュールを元に戻すための行動を直ちに取らないと、プロジェクト全体に遅延が生じます。 完了までに30日かかるプロジェクトがあると想像してください。 クリティカルパス上の最初のアクティビティが1日遅れている場合、クリティカルパス上の別のアクティビティを1日早く完了できない限り、プロジェクトの完了までに31日かかります。 クリティカルパスは基本的にプロジェクトスケジュールの終了日を決定します。 様々なプロジェクトパス 1つのプロジェクトに複数のクリティカルパスを設定して、複数のパスを同時に実行することもあり得ます。 これは、タスク間の複数の依存関係、または同じ期間に実行される別々のシーケンスに起因します。 プロジェクト管理のクリティカルパスには、プロジェクトに関連する重要なアクティビティがすべて含まれている場合とそうでない場合があります。 実際、クリティカルパス上のアクティビティが必ずしもプロジェクトで最も重要とは限りません。 同時に、クリティカルパス上になくても、プロジェクトの成功を左右するタスクもあります。。 クリティカルパス法を理解するには、期限内に完了することが非常に重要なアクティビティを判断する必要があります。 しかし、クリティカルパス上にない他の活動も非常に重要であるので注意が必要です。 リソースの制約とは？またそれらが重要である理由は？ プロジェクト管理における従来のクリティカルパススケジュールは、因果関係に基づいています。 私たちのプランでは、これらの依存関係をすでにマーク付けしています。 (例えば、材料を買わずにキャセロールを調理することは不可能です)。 ただし、プロジェクトでは、考慮する必要があるリソースが限られている場合があります。 この制限により、リソース制約と呼ばれる依存関係が生じることがあります。 チームで作業する場合は、プロジェクトをチームメンバー間で分担することができます。 この例では、日付と場所を選択してゲストを招待しているときに、友達の1人がプレイリストを作成し、別の人が飲食物を入手できます。 上のチャートのように、タスクは並行して実行できます。 ただし、プロジェクトの責任者があなただけであれば、2つの場所に同時にいることはできないため、リソースに制約があります。 この場合、クリティカルパスは異なって見えます。 上のチャートでは、日付と場所を最初に選択する必要があり、後になって初めて余興のリストを作成できると仮定しています。 ただし、プロジェクトの状況によっては、これらのタスクを異なる順序で実行することができます。 このようなクリティカルパスは、リソースクリティカルパスと呼ばれています。 この手法は、各アクティビティに関連するリソースを含めることができるようにするための、従来のクリティカルパス法を拡張したものとして提案されました。 リソースまで考慮されたスケジュールは、リソースのボトルネック（すなわち、要求された時間にリソースを利用できないこと）に起因する遅延を含むことがあり、それによってクリティカルパスが長くなることがあります。 プロジェクトの長さを計算する プロジェクト管理では、クリティカルパスは最長期間を形成する一連の依存関係のタスクであるため、プロジェクトを完了するのに最も効率的なタイムラインを決定することができます。 パーティーの例に戻って、あなたが自分ですべてを実行しなければならないと仮定しましょう。 各アクティビティにかかる時間の長さを見積もりました。 また、クリティカルパス上のタスクごとにおおよその開始時間を決定しました。 次にその決定内容を示します： タスク 期間 開始 日付と場所を選択する 2時間 月曜日 余興のリストを作成する 3時間 月曜日 音楽の準備をする 1時間 月曜日 友人を招待する 2日 月曜日 飲食物を買う 1日 火曜日 有名なキャセロールを調理する 2時間 水曜日 パーティーを主催する 2時間 水曜日 ここで、非常に重要なタスクの期間をすべて集計すると、プロジェクト全体を完了するのに必要なおおよその時間が得られます。 この場合、「余興のリストを作成する」と「音楽の準備をする」は、クリティカルパス上にはないため、集計期間は3日間と6時間です。 期間を開始時間に追加すると、最も早いプロジェクト完了時間を計算できます。 CPMを理解することで、この計算を迅速かつ正確に行うことができます。 。 クリティカルパス法の柔軟性 クリティカルパス法は、複雑ではあるがかなり予測可能なプロジェクト用に開発されました。 ただし、実際には、そのようなプロジェクト管理は多くありません。 クリティカルパス法の技法を使用して作成されたスケジュールは、守られていない場合が多いのです。 すでに述べたように、クリティカルパス上のアクティビティの遅延は、完了日に直接影響します。 新しい要因が発生し、別のリソースの制約が生じる可能性があります。 例えば、リビングルームを友人と改装しようとしているとしましょう。 この場合、タスクリストは次のようになります： 古い家具を処分する 壁をペイントする 天井を修繕する 新しい家具を設置する 友人のタスクは、次のとおりです： 新しいカーテンを選ぶ 新しいカーテンをつける クリティカルパスでの並列タスク この例では、カーテンタスクはサブプロジェクトを形成し、クリティカルではないパスとして扱うことができます。 友人はあなたのプロジェクトが終わる前ならいつでも「新しいカーテンを選ぶ」および「新しいカーテンを掛ける」ことができます。 カーテンのタスクには開始日および終了日に柔軟性があるため「フロート」と見なされます。これらのタスクは並行して行われるため、クリティカルパス上には配置されません。 このプロジェクトがガントチャートでどのように表示されるかを次に示します: 仮に並列タスクのいずれかが大幅に遅れるとすれば、プロジェクト全体が予定通りに完了できなくなるでしょう。 したがって、並列タスクには常に注意を払う必要があります。 クリティカルパスの変更 それでは、カーテンの選択により、当初の予測よりも友人のタスクに時間が長くかかったとしましょう。 この遅延はプロジェクトの終了を遅らせます。 新しいカーテンがないと改装は不完全なものになるため、以前にはクリティカルではなかったパスがクリティカルになります。 最初のクリティカルパスが変わります。 クリティカルではないタスクを監視するには、プロジェクトのスケジュールを最新の状態に保ちます。 それが、任意の時点でのプロジェクトの場所、当初の計画どおりに実行されるかどうかを正確に知るための唯一の方法です。 以下のビデオでは、クリティカルパス法(CPM)について詳しく紹介しています。 クリティカルパス法は役に立つと感じたでしょうか? また、その理由をぜひお聞かせください。 クリティカルパス法の知識のブラッシュアップに使用できる他のリソースは次の通りです： クリティカルパス法、セミナー、スタンフォード クリティカルパス法の説明、米国保健社会福祉省 クリティカルパス法の基礎知識ハーバードビジネスレビュー
時間とコストの観点におけるスプレッドシートの非効率性
スプレッドシートは、 膨大なグリッドの中にプロジェクトに関する全情報が網羅されている、絶対的な存在です。 最新情報やメンバーの状況、承認のベースとなる情報源として大いに利用されています。 しかしスプレッドシートへの依存度が高くなると、実際にスプレッドシートを使う時間よりも管理する時間の方が長くなってしまいます。 こうなると、あなたはスプレッドシートの絶望の穴にはまってしまうのです。 「確かに、スプレッドシートに多くの時間を費やしているけれど、それだけの価値がある」と考えているかもしれませんが、本当にそうでしょうか？ Monterey Bay AquariumのデジタルラーニングマネージャーであるKaty Scott氏は、同社のさまざまな教育プログラムを運用するのにスプレッドシートを使用していました。 しかし、チームでは対処できないほどスプレッドシートの管理に時間がかかるようになり、スプレッドシートは「障壁」となったのです。 「当社の教育プログラムは国内でも有数のもので、私たちのチームではExcelのスプレッドシートでプログラムを管理していました。 ですが、チームが成長してミスをしてしまうことに気が付いたとき、それは能力不足が原因ではなく、コミュニケーションの問題だとわかったのです。」と、Scott氏は語ります。 WrikeのWork Management Surveyによると、調査対象の1,000人以上の作業者の64%が、通常はスプレッドシートやクラウドベースのドキュメントに情報を保存していると回答しています。 この64%の作業者にとって、仕事のストレスの原因トップ3は以下のようになっています。 タスクの優先順位付けに関する問題 情報が見つからない プロジェクトの目標が現実的でない この結果から、スプレッドシートにどれだけ時間をかけても、非効率でコストがかかるということがわかります。 スプレッドシートを管理するうえで問題になる3つの項目について見てみましょう。 1. 時間が浪費される 時は金なり。本当にそのとおりですが、スプレッドシートの管理には、間違いなく膨大な時間がかかります。 スプレッドシートを使用するとデータがサイロ化されます。 チームで作業をメンバーに割り当て、メンバーがそれぞれ自分のスプレッドシートで作業をするようになると、 大混乱が生じます。 チーム内で矛盾したフィードバックがやり取りされる、 古いデータを最新データとして扱ってしまう、 優先順位が不明になる、 今日やるべきことを誰も把握していない、という状況です。 しかし、何より困るのは、納期がいつなのか、つまり昨日なのか今日なのか、それとも2週間先なのかを誰も把握していないということです。 そして気が付くと、優秀なメンバーが膨大なスプレッドシートのデータをひたすら更新しているのです。 問題の詳細：あなたが、5人のメンバーで構成されるチームを管理しているとしましょう。 各メンバーが、1週間のうちスプレッドシートの更新に1時間を使っているとすると、 チームとしては1週間に合計で5時間、1か月には20時間になります。 フルタイムで働く従業員の平均賃金が、1時間に50ドルとすると、 スプレッドシートを管理するのに、1か月で1000ドルかかることになります。 これは相当な浪費ですよね。 解決策：作業管理ツールを使えば、スプレッドシートに必要な管理作業の自動化をサポートして、より重要な作業に注力することができます。 Excelのテンプレートで従業員の空き状況を表にして自動で割り当てる、といった反復的な定型作業はWrikeのようなツールに任せて、チームはもっとクリエイティブな作業に時間をかけましょう。 [postbanner] 2. セキュリティ上のリスク あなたがExcelのスプレッドシートをチームに送ったとしましょう。何が起こるでしょうか？ スプレッドシートの機密情報が、それぞれのメンバーの受信ボックスに入ります。 不満を持っている従業員が会社を辞めたらどうなるでしょう？ 社外の誰かがメールにアクセスできたとしたら、どうでしょうか？ ローカルに保存されているスプレッドシートにはアクセスを制限する、などの保護機能がありますが、これは実際のデータというよりも構造を主体とした保護機能です。 企業の独自のデータが含まれているExcelのスプレッドシートは漏洩すると莫大な損害につながるため、情報をできるだけ集約し、常にアクセスをコントロールできるようにすることが重要です。 オンラインのスプレッドシートには、権限の表示などのさらに強力な保護機能がありますが、それでも大きなリスクがあります。 解決策：作業管理ツールでデータを共有し、公開するデータと非公開にするデータを完全にカスタマイズしましょう。 Wrikeを使用すれば、情報を安全な場所で一元管理し、対象のデータに対して表示や編集ができるユーザーを選択する、それらのユーザーを削除する、といったことがいつでも可能になります。 3. データが正確でない あなたが作業しているExcelのスプレッドシートは本当に最新バージョンですか？ あなたがスプレッドシートを送って、受け取った相手がそれを編集したら、どうやってそのことを知るのでしょうか？ 知らなかったら、古いスプレッドシートを無駄に編集することになりかねません。 たしかに、クラウドベースのスプレッドシートにすれば、すべての作業が自動で保存されます。 しかし古いバージョンを確認する方法がありません。 関係者が、修正前の原案を見たいといったらどうしますか？ 戻ってそのデータを入手することは、おそらくできません。 もちろん、スプレッドシートではエラーも発生します。 手動で何かを更新すれば、結局は人間がやることなので、 ミスが生じる可能性が高くなります。 実際、ここ数年のさまざまな研究によると、スプレッドシートの88%には「重大な」エラーがあると報告されています。 しかし、問題はこれだけでは終わりません。 スプレッドシートのリスク管理のためのグローバルな機関である、European Spreadsheet Risk Interest Group（EuSpRIG）は、スプレッドシートのエラーは、収益の損失から財政上の破綻、不正行為といった目に見える形で企業に影響を及ぼす可能性がある、としています。 解決策：作業管理ツールを使えば、それぞれのメンバーとチーム全体が連携して作業できるため、すべての作業をリアルタイムで行うことができます。 つまり、メンバーは常に最新バージョンを見ていることになり、 すべてのデータは更新されるとすぐに保存されます。 以前のバージョンを見たい場合は、Wrikeの変更履歴機能を使用して、前に戻って古いバージョンのドキュメントを取得することができます。 スプレッドシートからの脱却 スプレッドシートを使うと前述のような問題で頭を抱えたくなるのに、まだ使い続けますか？ 今こそ、プロセスを改善し、管理作業を任せられるソリューションを検討するときです。 まだ納得できない、という方は 次の比較表で、スプレッドシートとWrikeの違いをご確認ください。 スプレッドシートを脱却して2週間のWrikeの無料トライアルを始めましょう。 [staffpicks]
