最近のビジネス技術の急速な革新により、作業速度と利益が複合的に増加しました が、従業員の労働時間や作業負荷への影響はまた別です。 古い問題を解決するためにテクノロジーが進化するにつれ、新しい(時にはより複雑な)問題が発生し、従業員は行き詰まり、労働時間を最大限に活用できる、即効性のある 生産性のヒントとコツを必要としています。

効率的な ワークロード管理 は、プロジェクトマネージャーやチームが過労や燃え尽き症候群のリスクを軽減しながら生産性を最大化するのに役立ちます。

この記事では、効果的な ワークロード管理システムを作成するためのいくつかの戦略を 検討します。 チームの作業負荷を分析および管理するための10のヒントと5つのステップ共有し、Wrikeの プロジェクト管理ソフトウェアを使用して、効率化されたプロセスを作成する方法について説明します。

ワークロード管理とは

ワークロード管理とは、プロジェクトを完了して設定された目標を達成するために、チーム内のタスク、責任、およびリソースを特定し、優先順位を付け、配分するプロセスです。

このプロセスは二面的です。 一方は計画です。つまり、チームを動員してプロジェクトを活性化するために必要なリソース(時間、人員、予算、資材など)を特定して割り当てることです。

もう一方はワークフローとビジネスプロセス管理、つまり役割と期待を定義して、チームメンバーがより連携し、一貫してプロジェクトを成功させることができるように構成とシステムを確立することです。

ワークロード管理が重要な理由

効果的な ワークロード管理は 、マネージャーが利用可能なすべてのリソースを最大限に活用するのに役立ちます。 新しいプロジェクトでは、チームメンバーの強みと能力が考慮され、時間の経過に伴うパフォーマンスが追跡され、将来のプロジェクト計画に役立つ洞察が収集されます。

ワークロード計画と管理を行うことで、 ソーシャルローフィング(一部のチームメンバーがグループ内で行う作業が少なくなる状況)が起きる回数を減らし、他の人に足りない部分を補ってもらってプロジェクトを完成まで進られるようにします。

ワークロード管理のその他の重要な利点 は次のとおりです。

  • プロジェクト計画の改善：意図的なワークロード管理でチームと個人のキャパシティとスループット、推定タスク期間、および重要なプロジェクトリソースの範囲を示すデータを収集します。 時間が経つにつれて、これらはプロジェクトマネージャーが将来のプロジェクト計画を改善するのに役立つ貴重な洞察になります。
  • 無駄の削減： ワークロード管理は 組織内の共有リソースを追跡します。 人員、資材、コスト、時間のいずれに関連するものであっても、 ワークロード管理 は組織のリソースが会社の主な目標を達成できるように最適に割り当てられ、使用されるようにするためにチームをサポートします。 ワークロード 管理ソフトウェアを チームのワークフロー内で実装すると、すべての関係者は無駄や余剰が発生する可能性のある場所を簡単に確認できます。
  • プロジェクトデリバリーの成功の促進：効果的なワークロード管理 プロセスがある組織は、従業員が妥当な時間内に能力を最大限に発揮できるように人員の配置を行います。 これにより、従業員に質の高い作業を行い、 メンタルヘルスを維持し、そして、一貫した成功を収められる余裕が生まれます。 優れたワークロード管理を実践しているチームは、より集中して取り組み、全体的に優れた結果を生み出します。
  • チームの士気向上：ワークロード管理がないと、ソーシャルローフィングやその他のネガティブな業務上の行動が検知されないままとなり、従業員の生産性と士気の低下につながる可能性があります。 熱心に仕事をしている人は意欲が低下する可能性があり、あまり熱心でない人は成長の機会が得られないかもしれません。 効果的な ワークロード管理 では、燃え尽き症候群を起こさずに学習および改善するのに役立つ十分な数の課題を用意して、全員が能力を最大限に発揮できるようにします。
  • コラボレーションの合理化：最後に、ワークロード管理は 設定された目標を達成するために、オープンなコミュニケーション、フィードバック共有、チームコラボレーションを促進する作業環境を促進します。 マネージャーは、利用可能なリソースの共有、委任、およびチームメンバーへのタイムラインの伝達について、最適な方法を決定できます。 チームメンバーは、自分の仕事量に圧倒されているときにマネージャーに相談したり、チームメンバーにサポートを求めたりすることができます。

ワークロードの分析方法

チームのワークロードを効果的に管理するには、まずワークロードの分析から始める必要があります。 ワークロード管理に関する取り組みで 何を達成したいか(チームの生産性の向上、パフォーマンスの低いリソースの特定、チーム内の主力人員の過労防止など)を考えてみてください。

望ましい成果が得られたら、ワークロード分析を開始して不均衡を特定し、現在の作業プロセスとシステムにおいて改善が必要な領域を特定できます。

質問：

  • プロジェクトはどのように分類され、チームメンバーに割り当てられますか？
  • 成果物のレビューと承認は誰が行いますか？
  • 定期的なタスクにはどれくらいの時間がかかりますか？ ワークフロー自動化ツールで定期的なタスクを排除することはできますか？
  • 特定のプロジェクトに割り当てられるリソースが多すぎたり少なすぎたりしていませんか？

誰が何を担当するかを確認し、チームメンバーの責任とワークロードを調べます。 ギャップと、ワークフローとワークロード分散を改善するためにできる調整を書き留めてください。 次に、チームと会って、ワークロードに対する感じ方や管理方法について彼らの意見を集めます。

これらの洞察が得られたら、ギャップに対処し、チームのワークロードをより公平かつ効果的に管理するためのアクションを開始できます。 チームのパフォーマンスを定期的にレビューして、ワークロードの変化がどの程度うまく機能しているかを確認します。 必要に応じて、プロセスを改訂したり調整したりしても構いません。

従業員のワークロードを管理するための10のヒント

従業員のワークロードを管理する方法はいくつかあります。 組織のシステムやアウトプットによっては、リーダーはタイムトラッキングや管理、タスクの優先順位付け、自動化されたワークロード管理ツールなどの戦略に 重点を置く場合があります。

組織のアプローチに関係なく、以下のヒントを参考にすれば、従業員のワークロードをより適切に管理できます。

  1. 明確な目標と目的を設定する： 会社のリーダーとマネージャーは、時間をかけて、次の期間またはプロジェクトの主要な目標と目的を明確にする必要があります。 目標を設定することで、何を達成する必要があるのか、どのように関与するのかが関係者全員に対して明確になります。 目標は、プロジェクトの範囲、チーム規模、および進行中の他のプロジェクトとの境界または類似点を定義します。
  2. リソースの特定と割り当て: 目標に基づいて、プロジェクトマネージャーは作業負荷を分担し、チームメンバーの強みと能力を関連するタスクに合わせるプランることができます。 時間、資材、設備、予算などのリソースもこの段階で共有されます。
  3. 役割と指揮系統を確立する: プロジェクトチームの規模と範囲によっては、作業が各フェーズで進められ、標準に達していることを確認するために、チーム内の役割と責任を定義する必要がある場合があります。 役割を定義するには、特定のチームメンバーまたはグループに責任を委任し、チームメンバーが何をしているのか、次に何をする必要があるのかを全員に知らせておく必要があります。
  4. タスクに優先順位を付ける: タスクに優先順位を付けると、マネージャーと従業員は、最も重要または緊急のタスクを最初に特定して取り組むことで、日々の集中力を効率よく進めることができます。 タスクは、緊急性、重要度、戦略的調整、または投資収益率(ROI)に基づいて優先順位を付けることができます。
  5. スケジュールまたはタイムラインを作成する： 作業スケジュールやタイムラインを作成することで、大きなタスクやプロジェクトを管理しやすい部分に分割し、プロジェクトを予定どおりに完了させることができます。 作業分解構造 (WBS)は、この段階で役立ちます。 Wrikeは、新しいプロジェクトを作成するたびにプロセスを簡素化して時間を節約できる WBSテンプレートを提供します。
  6. 進捗状況を監視し、必要に応じて計画を調整する： ワークロード管理 の機能は、プロジェクト計画やスケジュールの作成にとどまりません。 プロジェクトの進行中にチームと個人のパフォーマンスやプロジェクト進捗状況を評価することで、制約、潜在的なリスク、 スケジュール競合を明らかにし、チームが事前対応的にそれらを軽減できるようにします。
  7. チームメンバーと明確にコミュニケーションをとる：チームのコミュニケーションは ワークロード管理の礎です。. これにより、潜在的な問題やボトルネックを、それらが重大な問題になる前に特定できます。 ワークロード、期待、期限についてのオープンなコミュニケーションを促します。 プロジェクト関連の対話を合理化して、全員が常に同じ認識を持つようにするには、 作業管理ソフトウェアを使用するのが最善の方法です。
  8. タスク期間を追跡および管理する： 定期的なプロジェクトタスクを完了するのにかかる時間を監視し、レビューします。 これにより、プロジェクトをより成功させ、従業員の能力を最大限に引き出すのに役立つ包括的なデータが得られます。 各自の進捗状況をレビューし、誰かが苦戦していることに気付いた場合は作業負荷を調整します。 これには、チームプロジェクト範囲の調整や、個人へのタスクの再配分が含まれる場合があります。 チームメンバーに時間を効率的に使うよう奨励し、 作業中の注意散漫を最小限に抑えます。
  9. 必要に応じてヘルプやサポートを求める： 現在の作業負荷に圧倒された場合は、積極的に支援を求めるようチームメンバーにアドバイスしてください。 締め切りに間に合わなかったり、スケジュールされたタスクを放置したりするのではなく、他のチームメンバーに助けを求めたり、マネージャーに相談したりできます。 全員がやるべきことがたくさんある状況では、マネージャーはタスクの優先順位をレビューして何を後回しにできるかを確認したり、一部のタスクをサポートスタッフや外部の協力者に委任することを検討したりできます。
  10. トレーニングを提供する： 作業負荷をこなすのに苦労しているチームメンバーには、追加のトレーニングやリソースを提供することを検討してください。 これにより、従業員のスキルを磨き、より多くのタスクを引き受ける能力を高め、会社全体の作業負荷能力を向上させることができます。

効果的な作業負荷管理のための重要な5つのステップ

いよいよ ワークロード管理プロセス作成の 核心に迫ります。 従業員の作業負荷を管理するには、以下の手順に従ってください。

1. プロジェクト計画テンプレートから開始する

従業員の作業負荷を管理する前に、定義済みのプロジェクト計画から始める必要があります。 これにより、明確な目標を設定し、それをチームが妥当な時間枠内で処理できるプロジェクトやタスクに分けることができます。

プロジェクト計画テンプレート を使用してプロジェクト計画を標準化し、新しいプロジェクトの作成と整理にかかる時間を節約できます。 テンプレートを使用すると、テンプレートを新しいプロジェクトフォルダーにコピーし、日付、範囲、およびその他の詳細を調整するだけで、同様のプロジェクトをすばやく開始できます。

プロジェクト計画テンプレート は、作業計画全体の可視性を高めます。 これらは、プロジェクトのすべての変動要素を集めて管理するためのワンストップドキュメントとして機能します。タイムライン、役割、期限、および割り当てられたリソースはすべて、 プロジェクト計画テンプレートを使用して入力、更新、および伝達できます。

2. チームの現在の処理能力と現在の作業負荷を考慮する

プロジェクト計画が作成されたら、次のステップは作業負荷をチェックしてチームのキャパシティに合わせることです。ワークロード管理ソフトウェアでは、チームメンバーの項目別ワークロード と空き状況を確認し、チームの対応可能な作業量、およびどれだけ迅速にできるかを現実的に把握できます。 これらの洞察により、より自信を持って計画を立て、利用可能なリソースを最大限に活用し、チームメンバーが過労になる可能性を減らすことができます。

チームの処理能力と現在の作業負荷を比較する場合は、次の考慮事項に留意してください。

  • 今後のプロジェクトと現在のプロジェクト: 現在進行中または近日中に予定されているプロジェクトをご覧ください。 それぞれに必要な時間とリソースと、それがチームの作業負荷にどのように影響するかを検討してください。
  • 従業員の休暇 (PTO): チームメンバーの休暇と有給休暇スケジュールを確認することで、いつでも何人の人がプロジェクト作業めるかを正確に把握できます。
  • 専門分野: チームメンバーのスキルと専門知識を考慮してください。 特定のチームメンバーだけが処理できるタスクはありますか？ それらの可用性を書き留め、これを考慮して作業負荷を整理してください。
  • 個人およびチームキャパシティ: チームメンバーの処理能力を考慮してください。 彼らは追加の作業引き受けることができますか？それとも、すでにいっぱいいっぱいの状況でしょうか？ チームのキャパシティ上限に達している場合、重要度の低いプロジェクトを延期するか、サポートスタッフや外部の協力者を雇う必要があるかもしれません。
  • プロジェクトの優先順位付け： 各プロジェクトの優先順位を評価し、どれを優先すべきかを判断します。 これにより、重要度の低い他のタスクが遅れても、最も重要なタスクを予定どおりに完了できます。

3. 緊急度とスキルセット別にタスクを委任する

チームの空き状況を整理したら、次のステップは、緊急度とスキルセット別にプロジェクトタスクを委任することです。 これにより、プロジェクトのワークフローとタイミングの クリティカルパス、および各チームメンバーの作業負荷が通知されます。

プロジェクトの優先順位付けを使用できます MoSCoW または アイゼンハワーマトリックス 最も緊急で重要なタスクに最初に取り組むようにするためです。 マトリックスをチームメンバーと共有して、どのタスクが重要で、その理由がわかるようにします。次に、最も優先度度の高いタスクを最も適したチームメンバー指名する。

ワークロード管理ソフトウェア ここで重宝します。 これらのツールを使うと、プロジェクトタスク優先順位を簡単に並べ替えるして伝え、チームや個人の能力に応じて作業負荷を管理できます。 どのチームメンバーが各タスクを完了すべきかを考えるときは、そのチームメンバーのスキルセットだけでなく、キャパシティや空き状況も検討してください。 彼らはこの新しいタスク引き受け、時間通りに素晴らしい仕事をすることができますか？

タスクに優先順位を付けて委任するときは、次の考慮事項に留意してください。

  • プロジェクトタイムライン: プロジェクト期日を守るために自分のクリティカルパス (他の人が始める前に完了しなければならないタスク) を特定し、それを最も適したチームメンバーやグループに委任します。 次に、重要度の低いタスクに移り、他の対応可能なチームメンバー指名する。その際、それぞれの強みと空き状況アカウントに入れてください。 一部を許可するようにしてください 余裕時間 時間をプロジェクトタイムラインのスケジュール設定に組み込むことで、成果物が遅かれ早く、または予定どおりに提出されるようにします。
  • 作業範囲: 委任されたタスクがプロジェクト全体のスコープをカバーし、チームメンバーが自分の作業が全体像にどのように当てはまるかを理解していることを確認してください。 主な目標と割り当てられたタスクを確認します。 中規模のタスクをさらに細かく分割して実行時間を短縮するギャップや機会を見逃してしまうかもしれません。
  • チームスキルセット: チームのスキル、能力、コミットメントは、作業負荷を管理し、リソースを最大限に活用するために不可欠です。 デリケートなプロジェクトや緊急のプロジェクト、または価値の高いプロジェクトであれば、最も信頼性が高く経験豊富なチームメンバーと一緒に作業したいと思うでしょう。 しかし、あなたは彼らに過労をかけ、他の人にやることがほとんどないままにしたくありません。 スター選手のやる気、モチベーション、献身性を保ちながら、他の選手の強みを最大限に発揮できるようトレーニングするバランスを見つけましょう。
  • リソース配分: 組織内で進行中の複数のプロジェクトで、同時に同じリソースが必要になることがあります。 マネージャーが作業して、リソース（人材、時間、予算、資材など）を優先度順に共有するし、さまざまなタスクに割り当てるよう奨励します。
  • 変更とリスク管理: チームメンバーがプロジェクトタスク作業際に発生する可能性のある潜在的なリスクや課題を考慮してください。 リスクが発生した場合に対処するための緊急時対応計画を策定し、周知する。 これは防止に役立ちます ボトルネック 経営者の権限て、チームメンバーが自分の仕事量を管理し、プロジェクトを進められるようにします。

4。チームとパフォーマンスの期待値を設定

プロジェクト計画が完成し、リソースとタスクをチームメンバーに割り当てたら、社内チームであれ外部の協力者であれ、関係者全員に明確なパフォーマンスの期待値を設定する必要があります。

配送基準を明確にし、伝達する。 何が成功したタスクまたはプロジェクトと見なされるかをチームメンバーに知らせましょう。 ウィル A 最低生存可能製品 (MVP) 十分か? それとも、スポンサーは完全な製品を期待しているのでしょうか？

期待されるパフォーマンスを伝えることで、プロジェクトタスクアウトプットが標準に達し、顧客や利害関係者の満足度が向上します。 期待されるパフォーマンスを評価する一般的な方法は次の 2 つです。

  • アジャイルプロジェクト管理: アジャイルチームは短いスプリント作業し、時間をかけて改善し、価値を高めることに注力します。
  • 従来のプロジェクト管理: チームは従来の管理手法を駆使して、すぐに完璧な成果を生み出すことに注力しています。

ワークマネジメントプラットフォームsなどのツールを提供 カンバンボード 簡単な更新とコラボレーションのために, ガントチャート プロジェクトタイムラインと進捗状況を追跡したり、設定した目標や期限から逸脱しているかどうかを示すリアルタイムのレポートを作成したりできます。 これらのツールは作業負荷の計画と管理をパフォーマンストラッキングと同期させるため、成功する可能性が高くなります。

5。柔軟に対応し、必要に応じて適応する

この時点で、ほとんどのハードワークの ワークロード管理 完了です。 プロジェクトの進捗状況、リソースの利用可能状況、外部環境を監視することで、リスクが大きな問題になったり、プロジェクト全体を妨げたりする前に、リスクを予測して軽減することができます。

プロジェクト進捗状況とチームパフォーマンスを定期的にレビューして評価し、プランに必要な変更を加えます。 これには、優先順位の再評価、スケジュールの調整、または追加のリソースやサポートを求めることが含まれる場合があります。

変革管理プロセスがないと、チームメンバーが病気になるなどの予期せぬ問題が原因でプロジェクトが軌道から外れる可能性があります セットアップ。 従業員や利害関係者のフィードバックを積極的に受け入れるとともに、チームと組織にとってより良い結果を生み出すために繰り返し取り組んでください。

Wrikeの作業負荷管理ツールとソフトウェアを使用する

Wrikeのようなワークマネジメントプラットフォームsは、 ワークロード管理の複雑さを取り除きます. Wrikeは、プロジェクトパフォーマンスを最初から最後まで計画、委任、追跡するためのテンプレートと仮想コラボレーションワークスペースを提供します。

Wrikeには、スプレッドシートの更新やレポートの準備と共有など、反復的で価値の低い作業に費やす時間を節約できるワークフロー自動化機能もあります。 これらの機能により、会社のリーダーやマネージャーは少ない予定時間簡単に作業負荷を管理できます。

さらに、Wrikeはチームを簡素化するために ワークロードビュー と ワークロード管理を提供します さらに。 作業負荷ビューを使用すると、マネージャーは指定した期間にすべてのチームメンバーが何をしているかを一目で確認できます。 ズームインまたはズームアウトできます。 ビューは動的でインタラクティブなので、変更を加えたり、 ワークフローアクションアイテムの最適化. 進行中のプロジェクトに変更を加えると、新しい課題と更新がメール通知とWrikeアクティビティストリームを通じて自動的にチームと共有されます。

作業負荷管理プロセスをコントロールし、チームが状態に最高の作業せるよう、より良いシステムを設計する準備はできていますか？ Wrikeの作業マネジメントプラットフォームを今すぐお試しください。 から始めましょう 2週間無料トライアル.