仕事や共同作業の方法がこの数年で大きく変化したにもかかわらず、どこを見ても会議はいままで通りのやり方で行われています。 過去50年にわたり、会議に費やされる時間は一貫して増え続けており、さらに、新型コロナウイルスの大流行がまぎれもなく会議時間の急増を招いています。 もっと悪いことに、多くの場合、従業員は実施できる実行可能な重要事項を得られないまま会議を後にし、結局は物事を前に進める方法についてほとんど概要がつかめません。
リモートワークをしているか直接共同作業しているかにかかわらず、会議マナーや体系化された結論に欠ける会議のせいで、極度に疲労し、生産性が損なわれ、一連の業務の効率が悪くなります。 わかりにくい会議メモに直面した従業員は、有意義な生産性の高い仕事にもっと注力することもできた貴重な時間を失います。 会議の質が低いと、議事内容を明確にするために再度別の会議を開くはめになることもあり、その終わりのないサイクルによって、生産性が高くなるはずだったチームはまたたく間にまとまりのない混乱状態に陥ります。
乱雑な会議後の処理
実りのない会議文化の背後に潜む主要な原因は、「忘れ去られる会議」というものにあります。このような事態が生じるのは、議事内容、導き出された結論、物事を先に進めるために優先すべきタスクを記憶せずに会議を終える場合です。
明確さに欠き、文書化が行われないと、会議に費やされた時間は必然的に無駄になります。多くの場合、こういう会議は会議メモをまとめ、決定した行動項目を実行し、新たな改善を実施する重要なタスクを誰が担当するのかが不明瞭でもあります。
WrikeのAI Subtask Creationの導入
その点、Wrikeの最新のAI Subtask Creationツールを使うと、会議メモの乱雑さがかつてないほど簡単に解決できます。 AI Subtask CreationはWrikeの強力なWork Intelligence™スイートに含まれており、最先端の人工知能と機械学習テクノロジーの組み合わせによって、価値の高い仕事への注力を可能にします。 AI Subtask Creationは最新の自然言語処理を活用して、体系化されていない会議メモをふるいにかけ、サブタスクの形式で主要な行動項目を抽出します。
AI Subtask Creationを開始するのは、次のとおりとても簡単です。
- まず、サブタスクに変換する必要があると思われる行動項目を含む、Wrikeタスク内のテキスト部分をハイライトします。
- ハイライトが済むと、3つのボタンのあるポップアップ列が表示されます。 列の一番下のボタンを選択すると、AIがプレーンテキストを分析します。
- 分析が完了すると、自然言語処理によってサブタスクがリスト化され、メインタスクに自動的に追加されます。
この便利な機能を、会議メモ以外のさまざまな状況で活用することもお勧めします。 外部メール、ドキュメント、またはWrikeリクエストフォームに組み入れたい追加の行動項目やコンテキストがある場合は、 Wrikeタスクにその補足情報をコピー＆ベーストすれば、AIがサブタスクの生成と構成を処理します。 手動でサブタスクを作成したり行動項目を複製したりする必要はありません。
Zoom、Slack、Microsoft Teamsを使用して今後の方策などについて話し合っている場合はさらに簡単です。これらはすべて、Wrikeの サードパーティ製品との連携の対象となっています。 サードパーティ製品のインターフェイスを離れることなく、ボタンをワンクリックするだけで会話をWrikeタスクに保存し、その後、AI Subtask Creationツールを使ってメモを実行可能な項目に変換できます。
それだけではありません。 ホワイトボードや紙の上で成功戦略についてブレインストーミングを行った後、それをすべて書き留めるのがおっくうな場合も、心配無用です。 WrikeモバイルアプリのWork Intelligence™の文書スキャナおよびテキスト認識ツール（iOSと Androidの両方に対応）を活用すれば、ツールのプラットフォームによって自動的にメモがタスク内のコメントに変換されます。 これが完了したら、AI Subtask Creationツールを使ってコメントを行動項目に直接変えることができます。
会議からより多くの価値を得る
質の低い会議や煩雑な管理業務によって、チームの生産性や創造性が妨げられないようにしたいものです。 AI Subtask Creationを使用すると、チームは何の不安もなく会議に出席し、行動項目を手にして会議を終えることができます。行動項目の統制や実行の責任者は誰なのか、混乱することはありません。 何よりも、簡単に追跡や自動化を行えるため、チームは有意義な仕事にこれまで以上に時間を使うことができます。急ごしらえでまとめられた別の会議メモに、かかりきりになる必要はないのです。
AI Subtask Creationのその他の情報については、当社のWork Intelligence™ページをご覧ください。またはWrikeの包括的なWork Intelligence™スイートを使用した、仕事の将来の成功を促進する方法についての詳細をご覧ください。
