エレクトロラックス社でのプロジェクト管理におけるWrikeの使い方

エレクトロラックス社は、世界的に有名な家電ブランドとして、幅広い顧客層に向けて250種類以上の高級家電を設計・製造しています。100年以上前にスウェーデンで設立されたエレクトロラックス社は、自社ブランドだけでなくAEG、Frigidaire、Zanussi、Tappan、Kelvinator、Gibson、Anova、Westinghouseといったブランドの家電も製造しています。世界中に51,000名の従業員を擁し、品質、耐久性、イノベーション、サステナビリティにおいて業界をリードする企業として知られています。

30%

プロジェクトにかかる時間を短縮

50%

デザインチームのメールを削減

課題

エレクトロラックス社のグローバルパッケージデザインチームは、パッケージの作成、調整、承認のプロセスを最初から最後まで効率的に管理する方法を必要としていました。時間のかかる管理作業をなくして、より多くの時間をアセットの作成に集中できるソフトウェアが必要でした。

パッケージデザインチームは、煩雑なプロセスでさまざまな場所から必要なタスク情報を収集しており、チームの貴重な時間を無駄にしていました。

「メール、PowerPoint、チャット機能、ミーティング、Excelファイル、ポストイットで情報を入手していました」と、グローバルパッケージマネージャーのElla Rudebeck氏は説明します。「さまざまなメールチェーンに目を通さなければならなかったり、決定が下されたミーティングに参加していなかったりすると、すべての変更を把握することは本当に大変でした。プロセス全体が実に非効率だと感じていました」

「デザインについての意見をメールでやり取りすると時間がかかり、ミスも多くなります」と、デザインコーディネーターのJohan Alm氏は言います。

チームにとってオンライン作業管理プラットフォームが有益であることはわかっていました。そして、Rudebeck氏は次のように振り返ります。「私たちはより透明性が高く、効率的なものを求めていました」

解決策

「Wrikeと似たようなプログラムをいくつか検討しましたが、パッケージチームの作業に役立つものを希望しました」と、Rudebeck氏は言います。「タイムラインやリクエストフォームといった機能だけでなく、完全な透明性が必要でした」

エレクトロラックス社のパッケージデザインチームは、その他のソリューションを評価した後、すべてのプロジェクトドキュメントにアクセスできる一元的な場所、ワークフローの自動化によるプロジェクト進捗の促進、複雑なプロジェクトでの透明性の確保を実現するWrikeのパワフルな作業管理ソフトウェアを選びました。

すべてのドキュメントにアクセスできる透明性の高い一元的な場所

クリエイティブチームは一度に複数のプロジェクトのさまざまなアセットを管理しているため、タスク要件の決定や内部情報の収集といったプロセスは時間がかかり、デザイナーの作業の妨げとなっていました。エレクトロラックス社のチームは、プロセスを透明化して、プロジェクト情報、要件、アセットのすべてを格納・検索できる一元的な場所として機能する作業管理ソリューションを求めていました。

Rudebeck氏はこのような一元的な場所がチーム全体にどのように役立ったのかを振り返ります。「誰もがいつでもすべてのファイルを確認できるので、メールやチャットでファイルを確認するように依頼する必要がなくなりました。新しいファイルがアップロードされると自動的に通知されます」

Alm氏は次のように付け加えました。「プロジェクトに必要な情報や資料がすべて1か所にまとめられているのは時間効率的でもあります。マネージャーである私がすべてのタスクをチームメンバーに割り当てられるので、プロジェクトごとに実施すべきアクションが明確になります。チームメンバーは、いつまでに何をすればよいのかを把握できます。ガントチャートのタイムラインでも確認できます。作業の計画を立てるのが苦手な人にとって、Wrikeは、何をすべきか、いつまでに提供する必要があるのか、どこで情報を入手すればよいのかを確認する際の助けとなります」

自動化されたワークフローとリクエストフォーム

チームメンバーは、各プロジェクトのサイズに応じて3つの異なるワークフローを反映した、カスタマイズされた3つのWrikeブループリントを頼りにしています。また、最近は、カスタマイズされたリクエストフォームも利用し始めています。このフォームは、独自のデザインプロジェクトを開始するために他のチームから必要な情報を取得するのに役立ちます。「ブループリントでプロセスを構築し、プロジェクトの規模、さまざまなタスク、さまざまなタイムラインに応じて選択します」とAlm氏は説明します。

チームのブループリントからタスクが自動作成されることで、チーム内のコミュニケーションも円滑になります。Rudebeck氏は次のように説明します。「今はWrikeでやり取りしているので、お互いに送信するメールの量が減りました。全員のメールの量が減り、デザイナーのメールは50%以上減りました」

また、Rudebeck氏によると、パッケージデザインチームはタスクに関する情報やコミュニケーションを信頼できる唯一の情報源にまとめることにも積極的に取り組んでいます。「Wrikeにまとめるように頼んでいるので、何もかもがつながっています」（同氏）

アプリ内校正・承認ツール

クリエイティブチームは1プロジェクトにつき最大で40件のアセットのデザインを担当していたため、エレクトロラックス社のパッケージデザインチームはさまざまなソースからのフィードバック処理に多くの時間を費やしていました。

Alm氏は、チームのプロセスは関係者からのフィードバックに大きく依存していると説明します。「ほとんどの作業でパッケージのレイアウトを作成する必要があり、コメント、承認、確認、必要な変更を行わなければならない関係者が多数います」。Wrikeは、すべてのコメントの管理やその適用を行ったり、アセットで直接質問を尋ねたりすることができ、承認を1か所でまとめて行えるソリューションを提供します。「デザインについての意見をメールでやり取りすると時間がかかり、ミスも多くなります」とAlm氏は言います。「今はデザインレイアウトをプログラムで直接確認できるので、デザイナーも気に入っています」

エレクトロラックス社のチームは、ゲスト承認者機能も定期的に活用しています。「ゲスト承認者にアートワークを見てもらって、Wrikeで直接コメントをもらえるという点で、Wrikeはとても優れています」とAlm氏は述べます。この効率化された校正・承認プロセスのおかげで各プロジェクトにかかる時間が30％削減されました。

まとめ

過去5年にわたり、Wrikeの共同作業管理プラットフォームを活用することで、エレクトロラックス社のパッケージデザインチームはメールの量を半分に減らし、プロジェクトや承認において最初から最後まで絶えず情報を探すストレスをなくし、1プロジェクトにつき最大10倍のアセットを作成できるようになりました。

また、Wrikeによって部門間連携も促進され、アクセス可能な一元的な場所にすべてのクリエイティブパッケージアセットを格納することによってエレクトロラックス社のマーケティング部門の作業は改善され続けています。

Wrikeのおかげで、パッケージデザインチームは従事する各プロジェクトで作成できる内容も改善できました。「取り組むプロジェクトの量は変わりませんが、今では各プロジェクトで実現できることが増えました。1つのプロジェクトで作成できるアートワークは4件だったのが、今では40件のアートワークを作成できます」と、Rudebeck氏は説明します。

「このようなプログラムがあれば、いつでもソースにアクセスして情報を探すことができるので、関係者のストレスが軽減されます。ファイルを探すためにどこにアクセスすればよいのかが明確になり、メンバーとチャットして質問したりすることもできます。誰にとっても素晴らしいことです」（Rudebeck氏）

エレクトロラックス社、Wrikeでクリエイティブプロセスを効率化

課題

解決策

すべてのドキュメントにアクセスできる透明性の高い一元的な場所

自動化されたワークフローとリクエストフォーム

アプリ内校正・承認ツール

まとめ

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