ニコロデオン社：Wrikeのアジャイルワークフローとコラボレーションで夢を形に

Wrike導入前の課題

ニコロデオン社のロケーションベース・エクスペリエンスグループは、ニコロデオン社とパラマウント・グループで人気のあるキャラクターを「実際に会って体験できる」コンテンツとして開発するための、複雑なプロジェクトエコシステムを管理しています。具体的には、ニコロデオン・ユニバース・テーマパークの「アメリカン・ドリーム」や「ニコロデオン・ホテル＆リゾート・リビエラ・マヤ」などの場所で、訪れた人が実際に触れる、味わう、感じる、などの体験をするものです。

日々の業務では、社内クリエイティブの開発、新しいアトラクションの作成（コンセプトの作成から施工まで）、数年かかる体験を実現するのに必要な複雑で多段階にわたる情報ルートの管理、パラマウント・グループの複数のブランドにわたる様々な部署からのリクエストの確認と要求などを行います。しかし、作業量の増加、期待の高まり、ハイブリッドな運用の複雑さに直面し、チームは作業を効率化し、スムーズに行うための作業管理ソリューションが必要になりました。

「Wrikeの導入前、私たちチームでは一般的な会社と同じような方法で作業管理を行っていました。メールをベースとして何度も会議を行う、面倒な方法です」ニコロデオン社のロケーションベース・エクスペリエンスのディレクターであるJeff Hartlieb氏は述べています。「私たちには、毎日の複雑な業務を管理するためのツールとシステムが必要でした」

同氏は、「信頼できる唯一の情報源」を確立し、大変なプロセスをシンプルにするためのソリューションが必要だと考えていました。「私たちチームは、ソリューションを見つけて、従来の仕事のやり方を変える必要がありました。オフィスを変えてビジネスをアジャイルにすることにしたのです」

解決策

延々と繰り返されるメールと会議、複雑な業務から解放されたいと考えていたHartlieb氏のチームは、ビジネスをより効率的でアジャイルにするための変革を行い、それをサポートしてもらうためにWrikeを選択しました。ニコロデオン社はWrikeの導入により、ワークフロープロセスの簡潔化、意思決定の明確化、部門横断的なプロジェクトの可視化、アジャイルでハイブリッドな作業環境におけるリモートチームとしての成功を実現しました。

ワークフローの適切な優先順位付けと効率化

ニコロデオン社はWrikeの導入により、長くて的を得ていないメールと何度も繰り返される会議から脱却し、もっと有意義な作業に集中できるようになりました。「Wrikeの導入前、チームにとって最もストレスだったことは、メールと会議を繰り返すことで複雑な業務を処理していたことです」とHartlieb氏は述べています。「Wrikeにより、シンプルで明瞭、誰でも使いやすいシステムが実現し、業務の効率は大幅に改善されました」

また、直感的に使えるWrikeのユーザーインターフェイスとツールにより、チームはプロジェクトがどのように構成・編成されているのか一目で把握できるようになったため、重要な業務に注力して、同じ労力で多くの業務をこなせるようになりました。

「Wrikeにより、シンプルでわかりやすいユーザーインターフェイスと適応しやすいツールが導入されました。これにより効率が改善され、同じ労力でより多くのプロジェクトをこなせるようになりました」と同氏は説明しています。

スムーズな承認と校正プロセス

簡単にカスタマイズできるWrikeの自動承認ワークフロー機能により、ニコロデオン社における最大の課題の一つであった「意思決定プロセスの合理化と、意思決定マトリクスに基づいた承認プロセスの明確化」が実現されつつあります。「Wrike導入前のワークフローの最大の課題は、プロジェクトの各ポイントやフェーズで誰が決定権を持つかを、意思決定マトリクスに基づいて決めることでした。Wrikeはこの手法をサポートすることが可能でした」とHartlieb氏は述べています。

Wrikeが備えている強力な校正機能により、チームは、クリエイティブアセットをよりスムーズにレビューし、共同作業できるようになりました。校正機能により、レビューのタスクを簡単に整理し、各アセットのコンテキストにおけるフィードバックを共有して、アセットがレビューできるようになると承認者に自動で通知することができます。

「私たちが使っている主なツールの一つに校正ツールがあります。無数のコンセプト、スケッチ、デザインについて効果的に共同作業することができます」とHartlieb氏は語っています。「私たちは、Wrikeですべてのプロジェクトに様々なフェーズを設定しており、それぞれのフェーズで校正ツールを使用して共同作業し、アセットがブランドイメージに合っていて、適切な方法で実行されていることを確認することができます」

「信頼できる唯一の情報源」の確立によるプロジェクトの合理化

ニコロデオン社のロケーションベース・エクスペリエンスグループはWrikeを導入することで、多数のアセットやツール、プロジェクト情報、ステータスを「誰もが信頼できて、常に同じ認識を持つためのベースとなる、強力で統一された汎用性のあるプラットフォーム」に統合できるようになりました。 「Wrikeのメリットの一つに、「信頼できる唯一の情報源」であることが挙げられます。私たちは様々なツールを使用しており、Googleドキュメント、Slack、Teams、Illustrator、PDFなどの情報を扱っています。それをWrikeに取り込むことで「信頼できる唯一の情報源」となります。その結果、仕事の進め方や制作の効率が向上しました」と、Hartlieb氏は言います。

作業受入システムをシンプルにしてプロジェクトの複雑さを解明する

Hartlieb氏のチームでは、Wrikeのダイナミックリクエストフォームを利用して、情報の集約と共有を促進しています。リクエストフォームでは、クリエイター、プロジェクトマネージャー、外部パートナーなどがそれぞれの立場で情報を整理し、必要なときに必要な情報を見つけることができます。 「クリエイターがWrikeを気に入っているのは、リクエストフォームから情報が入ってくるからです。PDF、Word文書、スクリプトなど、必要なものがすべて1か所にまとまっているため、簡単に利用することができます。また、どこに何があるかを探す必要もありません。リクエストフォームWrikeはパートナーにとても好評です。Wrikeのリクエストツールでは、すべてを1か所に集約してくれるため、パートナー企業からも高く評価されています。Wrikeのおかげで、レスポンスタイムが格段に速くなりました」とHartlieb氏は説明します。

ハイブリッド環境において部門横断的な共同作業と可視化を可能にする

ニコロデオン社のチームでは、リクエストやプロジェクトの進捗、目標などをWrikeで直接校正することで、自身の作業だけでなく、他のチームが行っている作業も視覚化できるようになったため、サイロ化（組織をまたいで連携できないこと）が解消され、部門横断的な共同作業がスムーズになりました。

「ビジネスが透過であるために最も重要なことは、自分たちのプロジェクトをすべて見えるようにして、他の部門のチームが何をしているのか把握できるようにすることです。これによって連携が生まれ、誰もが他のプロジェクトを見て興味を持ち、全員が参加・協力することができるのです」とHartlieb氏は述べています。

Hartlieb氏のチームがアジャイルでハイブリッドな作業環境に最小限の労力で移行するうえでは、共同作業で「同じものが見えていて、同じことができる」ということが非常に大きなメリットになりました。Wrikeを使用すれば、メンバーがどこにいても仕事と生活のバランスを保持しながら、最高の仕事をするために必要なものがすべて提供されます。

「Wrikeは私たちの仕事と生活のバランスをとるうえで非常に役に立っています。Wrikeのシステムは、ラップトップや仕事用のPCからも、モバイルデバイスからリモートでも使用できるツールを備えているためです。仕事をする人の都合に合わせていつでも共同作業することができます」とHartlieb氏は述べています。「3年前、チームをアジャイルに移行するためにWrikeを導入した際、多くの従業員にとってはリモートワークが現実のものとなっており、そのためのツールがすでに用意されていたのはラッキーでした。ハイブリッドワークの環境で、このような様々なツールを使いこなせるようになりました」

Wrikeを導入した結果

Wrikeは、ニコロデオン社がロケーションベースのエクスペリエンスを通じて夢を形にして、ファンと繋がることをサポートしています。簡単にカスタマイズできるワークフローや自動化、無数のプロジェクトやアセットをより簡単に承認、校正できる方法など、変革を促進する機能を連携することで、「信頼できる唯一の情報源」と「重要なプロジェクトの可視性」を確立することができました。これは、没入型の、（画面を通じて、ではない）実際の体験をしてもらうために必要なものです。

当初はロケーションベース・エクスペリエンスグループだけでWrikeを使用していましたが、その使い勝手の良さと部門横断的に作業管理ができるメリットから、今ではさらに大きな組織のチームにも普及しています。

「Wrikeは私たちのチーム内で使用していますが、パラマウント社の他のグループにもWrikeの使用が普及しています」とHartlieb氏は述べています。「私たちが面白いと思うのは、違う事業部門のチームで私たちとは別のやり方でWrikeを使用していることです。これは画期的なことですね。他のチームがWrikeをどのように使っているか、お互いに情報交換しています」