アンクア銀行はクリエイティブ部門の調整業務の負担を減らすために Wrike を活用

アンクア銀行 — 米国・オレゴン州のポートランドに位置する金融持株会社

アンクア銀行が抱えていた課題感

クリエイティブデザイン部門のプロジェクトの規模が 4 倍になると、コミュニケーションの混乱による危機が訪れました

あらゆる銀行が創造性とコラボレーションを最優先事項にしているわけではありません。しかしアンクア銀行では、スタッフが意見を声に出すことや、コミュニティとつながること、ユニークな店内体験で顧客を驚かせるためのクリエイティブな方法を見つけることに力を入れています。彼らは顧客に無料のアイスクリームやクッキーを配布するといった現場対応を行っていないときには、パートナーやベンダーと密接に協力して施策を練っています。「コミュニティに根差したストーリーを発信して、顧客全員と真の意味でつながれるように、私たちはデザイナーやライターと緊密な協力関係を築いています」とクリエイティブサービス部長のジェイソン・レッシュは語ります。アンクア銀行のクリエイティブチームは毎月150ほどのプロジェクトを扱い、期限はタイトです。また、リクエストは絶えず届くので、一つ一つのプロジェクトを常に把握しておく必要があります。

長年にわたって、電子メールはコミュニケーションはとコラボレーションに主に使用するツールでした。例えば、マーケティングチームがデザインチームに何かをリクエストする際には、彼らはデザイナーに依頼内容の詳細を電子メールで送信していました。これにより、大量の電子メールが放置され、必要な修正が見失われ、プロジェクト情報を探すために時間を無駄に費やすこととなりました。コミュニケーション体制を強化し、期限を追跡するために、チームは Marketing Pilot という製品を実装しました。しかしながら、そのツールのコミュニケーション機能は不十分で、程なくして、従来のように電子メールを利用する状態に戻りました。「こうした混乱はある程度まではクリエイティブ職につきもので、私たちを成長させるものでもあります。」とマーケティング戦略を統括するジョディ･ジョーダンは語っています。「しかし、最近になって私たちは規模を倍増し、プロジェクト数は4倍になりました。そのためコラボレーションを円滑化するために、一定の安定性およびプロセスを確保する必要がありました。」

成功の理由

Wrike に仕事のやり取りを集約することで調整業務の負担が減り、クリエイティブ部門のコア業務に集中できるようになりました

チームが Wrike を導入するとすぐにプロジェクトはまとまり、コラボレーションも簡単になりました。ファイルの共有や進捗のアップデートをすべて電子メールで行うという習慣も過去のものになりました。そして、全員の仕事がこれまでになく可視化されました。「Wrike の導入で全ての業務を順序だてて実行できるようになったので、私たちは Wrike を高く評価しています。すべてが一箇所でまとめられているので、業務に必要な履歴を常に素早く取り出すことができます。」とクリエイティブサービスプロダクションマネージャー、ナターシャ・ジョーンズは語っています。アンクア銀行が Wrike を利用した最大のメリットの 1 つに、外注先のベンダーが早い段階で仕事の内容を閲覧できることがあり、これによって仕事とコミュニケーションの質全体が改善されました。「ベンダーとのコミュニケーションの効率化に関して、Wrike は私たちにとってのゲームチェンジャーでした」とジョーンズは語っています。「私はプロジェクトの始めにタップするだけで彼らにジョブについて連絡し、彼らはプリントパートナー向けに入ってくるものがあるという知らせを受けとることができます。私たちは最初から連絡を取り合うことで、状況が悪くなる前に問題を解決することができます。」クリエイティブチームは電子メールを探し回るのではなく、一箇所で常に連絡を取り合うことができます。「Wrikeを導入してからは、利害関係者からの様々な連絡を見つけるために電子メールを調べる必要はありません」とブランドプログラムスペシャリスト、ヘザー・クリジャナツは語っています。「何か依頼したいタスクがあれば、今は Wrike でそのタスクを開始しています。こうすることで、その後のタスクに関するやり取りを全て Wrike 内に集約することができるのです。」

Wrike の導入前は、重要性に関わらず、規模がより大きいプロジェクトを優先し、規模が小さいプロジェクトを通常は保留していました。Wrike を導入した今、アンクア銀行のチームは、プロジェクトの規模の大小を問わず、すべての進行中のプロジェクトを一覧表示した上で、速度と重要性に基づいて優先順位を付けることができます。「私たちは現在、設定した条件でのレポートを自動で実行し、最新のデータを反映した指標に基づいて実際に完了した業務量を確認できます」とジョーンズは語っています。「完了した業務の範囲と量を表示できるのは私たちにとって素晴らしいことです。Wrike を導入していなければ、このようには業務をこなせなかったことでしょう。」さらに、Wrike を使うと、クリエイティブ部門は手続きや調整業務でなく、コア業務である施策の立案により焦点を絞ることができます。電子メールのデータを探す必要をなくすことで、彼らは創造性、文化、および顧客とのつながりに焦点を当てることができるのです。「直接会ってコラボレーションを行う際には、進捗の共有などに時間を取られるのではなく、プロジェクトのクリエイティブな要素により時間を集中することができます」と VP 兼マーケティングマネージャーのキャリー・バトルは語っています。「Wrikeでは、プロジェクトの基本的な側面を管理できるので、コラボレーションにかけるエネルギーをよりクリエイティブなことに向けることができます。」

Wrike の導入で実現できたこと

メールと Wrike のネイティブ連携

Wrike の導入によって社内のやり取りではメールの量を減らせたものの、外注先のベンダーやパートナーとのやり取りではメールを完全に廃止することはできません。そのため、アンクア銀行では Wrike とメールの連携を利用することで、各プロジェクトに関するメールのやり取りを一箇所にまとめています。ジョーダンは「誰宛に送ったメールでも Wrike に保存できます。プロジェクト番号を入力するかプロジェクト名の一部を入力すると該当するプロジェクトがサジェストされるのでそのプロジェクトを選択すればよいのです」と語っています。

プロジェクトに関するすべての更新内容のストリーム表示

Wrike のアクティビティストリーム機能を利用することで、自分がフォローしているプロジェクトでの更新内容をすべて時系列で確認できます。ストリーム表示のおかげでアンクア銀行のチームは進行中のプロジェクトの概要を把握して適切な対応を行えるようになりました。「アクティビティストリームは様々な面で役に立ちました。その1つはミーティングを複数回行う必要がなくなったことです」とレッシュは語っています。「現在では、ミーティングを何度も行うのではなく、どの施策で遅れを取り戻す必要があり、どの施策は締め切り自体を変更すべきかなど、Wrike 上ですべての対応を決めることができるようになりました。現在私たちは、全員が実際のミーティングに参加する必要なしに、揺ぎないパートナーシップを築き、全員がコミットして取り組んでいます。」

アンクア銀行のクリエイティブ部門は仕事のやり取りと業務情報を Wrike に集約し、外注業者の管理も効率化しました