Креативные команды всегда получают большое количество запросов от других подразделений. Это естественно, особенно если клиентская база и популярность компании растут.
Однако чем выше спрос и больше нагрузка, тем тяжелее становится работать. Если перегруженность приводит к тому, что важные задачи остаются без внимания, а дедлайны срываются, команде стоит задуматься о приобретении системы управления креативными проектами, которая поможет грамотно распределить усилия.
На что следует обратить внимание, выбирая подобное программное обеспечение? Мы подготовили список из 10 пунктов, описывающих функциональность идеального инструмента для организации креативной работы.
Ключевые функции системы для управления креативными проектами
1. Эффективное управление файлами
Креативные команды почти всегда активно обмениваются сообщениями с клиентами, постоянно получая новые указания и отправляя исправленные версии заказанных материалов, так что возможность иметь круглосуточный доступ к файлам и вложениям становится жизненно необходимой. Также нужна поддержка версий, чтобы вашей команде больше не приходилось разбираться в пяти документах с именем FINAL-LOGO.psd в поисках самого последнего варианта.
2. Удобное средство коммуникации помимо электронной почты
Возможность обсуждать работу необходима креативным командам как воздух. Причем в идеале это обсуждение должно как можно меньше походить на неэффективную и трудоемкую электронную переписку. Нужен способ вести дискуссии в том же пространстве, где находятся актуальные задачи и файлы. У членов команды должна быть возможность оставить отзыв и обменяться мнениями с коллегами по поводу недавно загруженного дизайн-макета, последнего пресс-релиза, или даже о выборе места для вечеринки.
3. Совместное редактирование
Идеальное программное обеспечение для управления креативными проектами предоставляет всем членам команды доступ к документам и файлам и дает возможность изменять их одновременно. Ни один документ не должен оказаться заблокированным в тот момент, когда он кому-то больше всего нужен. Кроме того, такая возможность позволяет разделить задачу между коллегами.
4. Удобное отслеживание рабочего времени
Креативные агентства обычно требуют почасовую оплату, поэтому важно иметь какой-то способ отслеживания оплачиваемых часов. Если в программное обеспечение для управления проектами встроен тайм-трекер, для учета рабочего времени нужно просто нажать на кнопку.
5. Удобные отчеты на основе данных реального времени
Подготовка отчетности не должна вызывать затруднений. Выбранная вами система должна позволять составлять любые отчеты на основе актуальных данных, независимо от того, нужен ли вам табель учета рабочего времени или таблица с недельными показателями производительности вашей команды, — и делать это легко, без мучений.
6. Визуализация временной диаграммы проектов
Чтобы помочь вам соблюдать график, программное обеспечение должно отображать взаимосвязи и сроки отдельных задач в рамках общей картины. Идеально, если календарное планирование визуализировано, потому что в этом случае вы сразу видите общую временную шкалу, зависимости между задачами и основные вехи проекта.
7. Управление ресурсами
Для успеха проекта крайне важно знать, каких сотрудников, а также какие физические и виртуальные ресурсы можно на него выделить. Поэтому ваша система для управления креативными проектами должна позволять каждому увидеть рабочую нагрузку и доступность ресурсов.
8. Гибкое управление задачами
Чем проще создать папку проекта и организовать задачи внутри нее, тем лучше. Удобный интерфейс потребительского уровня — это большой плюс. Если система не позволяет легко перемещать объекты, связывать задачи или добавлять теги для обозначения контекста, ищите другой вариант.
9. Нативные мобильные приложения
Факты: 47% всей электронной почты в настоящее время просматривается на мобильных устройствах, также ожидается, что тенденция использования собственных устройств для работы (BYOD) в ближайшие пять лет будет активно развиваться. Так что совершенно необходимо, чтобы инструмент, который вы используете для управления творческими проектами, имел собственное мобильное приложение, а не только поддерживал доступ через мобильный браузер. Ваши сотрудники будут работать с мобильных устройств, и решение должно обеспечить им такую возможность.
10. Настраиваемые рабочие процессы
Каждый творческий коллектив имеет свой уникальный стиль работы. Команда не должна подстраиваться под новое программное обеспечение — это система должна адаптироваться к привычным вам методам.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
