Зачастую численность сотрудников недостаточна для выполнения всего объема работ. Это значит, что для достижения квартальных показателей эффективности каждый из ваших сотрудников должен работать с максимальной отдачей.
Вот несколько советов и инструментов для повышения продуктивности команды, которые не потребуют особых затрат.
Советы по созданию культуры совершенствования для повышения продуктивности
1. Хотя бы один день недели должен быть свободен от совещаний
В компаниях любого размера рабочий день сотрудника часто включает в себя множество совещаний и встреч, а времени на работу практически не остается. Внесите в политику компании пункт о том, что один день недели должен быть свободен от совещаний. Таким образом, сотрудники всех подразделений смогут выкроить хотя бы восемь часов в неделю на выполнение своих задач. Убедитесь, что требование «никаких совещаний» выполняется в буквальном смысле: никакого общения в конференц-зале, у рабочих столов, по Skype и тд.
2. Заканчивайте совещания на правильной ноте
Эрретт Данн, консультант по повышению продуктивности, предлагает заканчивать каждое совещание одним и тем же вопросом: «Над какими задачами или проектами вы будете работать и когда будут результаты?» Этот вопрос гарантирует, что каждый уходящий с совещания участник будет точно знать, что делать дальше. Вам не придется повторять то, что уже было сказано, во второй раз.
3. Всегда разбивайте крупные цели на более мелкие этапы
Гарвардские исследователи Тереза Амабайл и Стивен Крамер доказали, что уровень мотивации сотрудников повышается гораздо сильнее, если они успешно выполняют несколько мелких задач, а не одну большую. Запуская масштабный проект, обязательно разбейте каждый этап проекта на несколько пунктов. В идеале выполнение одной задачи должно занимать не более одного рабочего дня.
4. Регулярно оценивайте полученный опыт
Для постоянного улучшения рабочих процессов и повышения эффективности позаботьтесь о том, чтобы каждая команда регулярно оценивала новый опыт, накопленный при выполнении проектов. Обменивайтесь информацией о том, какие методы и решения оказались удачными, а какие — нет. Обдумайте способы практического применения этих знаний в будущем.
5. Обучите сотрудников методике планирования работы (GTD)
Аббревиатура GTD расшифровывается как «Getting Things Done» (Как привести дела в порядок). Эта методика планирования работы, изобретенная Дэвидом Алленом, поможет вашим специалистам организовать входящие задания и повседневные дела. Основные принципы методики GTD помогают выделить то, что необходимо сделать сегодня, а также отложить все, что может подождать, и сосредоточиться на выполняемой задаче.
6. Поддерживайте вдохновение сотрудников за счет проектов, которыми ему хочется заниматься
Когда вы принимаете сотрудника на работу, высоко оценив его творческие способности и инновационное мышление, вы же не хотите погасить в нем эту искру? Позвольте ему тратить часть рабочего времени на «необязательную» работу. Выполнение творческих проектов на благо компании поможет ему сохранить вдохновение и расти профессионально.
7. Предоставляйте перерыв для отдыха своим сотрудникам
15 минут отдыха могут оказаться гораздо более эффективными, чем третья по счету чашка кофе или очередная шоколадка. Если у вас есть свободная комната для совещаний, установите там массажное кресло и таймер, чтобы у людей было место для отдыха и восстановления сил.
Стимулирование продуктивности за счет улучшения инструментов и условий труда
8. Инвестируйте в технологии, упрощающие доступ к информации
Нет большего врага для продуктивности, чем невозможность получить необходимые файлы или важные сведения в нужный момент. Чтобы сделать информацию доступной и положить конец потокам сообщений вроде «Не могли бы вы прислать мне последнюю версию этого документа?», приобретайте программное обеспечение для управления проектами (например, Wrike) или для управления документами (Box или Google Drive). Совершенствование технологий поможет участникам вашей команды быстрее выполнять работу и реже сталкиваться с препятствиями.
9. Минимизируйте использование электронной почты для внутренней переписки
Электронная почта — один из тех инструментов, который незаметно пожирает наше время. Чтобы участники вашей команды получали все необходимые рабочие сообщения и не вязли в горах переписки, внедрите другой инструмент для внутреннего общения. Рассылайте все важные новости с помощью таких коммуникационных приложений, как Slack, Google Hangouts или Skype.
10. Автоматизируйте все повторяющиеся задачи
Не заставляйте людей выполнять механическую работу! В современном мире всеобщей автоматизации вы можете освободить свою команду от рутины. Такие приложения, как Zapier и IFTTT, помогают объединить все ваши инструменты для автоматизации бизнес-процессов. Кроме того, есть бесчисленное множество средств автоматизации для сферы маркетинга, продаж, разработки и т. д.
1. Измените обстановку в офисе для более успешной работы
Перекрасьте стены или повесьте на них постеры, чтобы разнообразить обстановку. Обратите внимание, в какую сторону повернуты мониторы. Если сотрудник сидит лицом к проходу, это может отвлекать его от работы. Убедитесь, что всем специалистам, предпочитающим работать в тихой и спокойной обстановке, предоставлена такая возможность.
12. Покупайте в офис гаджеты для повышения продуктивности
Сейчас уже есть тысячи разнообразных приспособлений для повышения продуктивности, которые придутся по вкусу вашим сотрудникам и помогут им сосредоточиться. Пусть они выберут то, что им по душе: шумоподавляющие наушники, подушки для поддержания правильной позы за монитором и др.
13. Запасайтесь полезной едой
Вы можете считать, что конфеты и газировка — это отличный вариант для легкого перекуса в офисе. Но высокое содержание сахара приводит к ухудшению самочувствия и снижению продуктивности. Лучше потратиться на закупку более здоровой еды: овощей, орехов, полезных фруктовых напитков и источников сложных углеводов.
А какие советы и инструменты для повышения эффективности можете предложить вы? Поделитесь с нами в комментариях!
