Расстояние – больше не помеха совместному труду. Инструменты для совместной работы позволяют организовать работу вместе с коллегами, находящимися от нас за тысячу километров. Они помогают нам быть мобильнее и иметь доступ к информации в нужное время и в нужном месте.
Но онлайн-коммуникация сталкивается с теми же проблемами, которые преследуют нас на физических рабочих местах. Важные сообщения, которые терялись в кипах документов, теперь ждут своей очереди во входящей почте. Срочные данные, пылившиеся в архивах, дублируются в цифровых копиях, но оказываются погребены под хаотичной структурой папок и файлов. Все так же случаются недопонимания, все так же не находят своего адресата отзывы и задачи, а чтобы получить хотя бы приблизительное представление о рабочих данных, мы по-прежнему производим сложные расчеты и постоянно обновляем свои электронные таблицы.
Инструменты для совместной работы предназначены для того, чтобы ваша команда могла воспользоваться преимуществами взаимодействия в реальном времени, при этом преодолев обычную путаницу, сопутствующую общению по электронной почте, мгновенным сообщениям и посредством таблиц. Так что же можно сделать, чтобы увеличить результативность работы вашей команды с такими инструментами?
1. Повышайте качество
Работая в одиночку, вы имеете дело с одним-единственным набором идей – вашим собственным. Работая вместе с кем-то, вы можете черпать идеи из коллективного разума вашей команды, выбирать лучшее и проверять на прочность разные планы в поисках оптимального решения. Инструменты для совместной работы – отличное место для «сбора идей»: каждый участник проекта волен оставлять предложения без предварительного обсуждения (и не дожидаясь обычных в таких ситуациях мозговых штурмов) и пользоваться материалами, оставленными коллегами. Рассмотрев все возможные подходы, команда может сразу начать работу, чтобы воплотить выбранную идею в жизнь. Важные мысли не пропадают в ящиках входящей почты, и риск случайно не услышать чье-то мнение исчезает сам собой.
2. Набирайте скорость
Программы для взаимодействия помещают все ресурсы, все идеи и всех участников в одну общую среду. Вашей команде больше не нужно терять время на поиски электронных писем с важными вложениями, ожидание обновлений и подтверждений и погони по коридорам за нужным специалистом. Каждую часть проекта, от первоначального плана до финальной версии, можно создать и завершить в едином центре с круглосуточным доступом, так что ваши коллеги могут пользоваться рабочей информации откуда угодно, где бы их ни настигла новая идея. Ваша команда получает возможность работать в удобное время и из удобного места, не дожидаясь установленного начала рабочего дня или следующей запланированной личной встречи, чтобы что-то предпринять.
3. Укрепляйте ответственность
Если вы занимались изучением высокоэффективных команд, то уже знаете, что важнейшим фактором прогресса проекта является публичная ответственность. Когда работник пишет отчеты и рассказывает другим, чем он занимается, вероятность достижения цели повышается на 33%. Благодаря инструментам для совместной работы члены вашей команды могут заниматься своими задачами у всех на виду, так что делиться результатами, просить о помощи и организовать максимально прозрачную среду становится просто, как никогда. Кроме того, когда все участники знают не только свою, но и чужую область ответственности, а это избавляет вас от случайной двойной работы.
4. Поощряйте инновации
Старая пословица о том, что две головы лучше, чем одна, все еще верна. Инструменты для совместной работы позволяют оглядеться и обнаружить неизвестные для себя проекты, над которыми трудятся ваши коллеги, а это, в свою очередь, дает пищу для идей и планов на будущее. «Вижу, Татьяна занимается новым интересным функционалом... А что, если применить его в другом проекте? Предложу-ка эту мысль на рассмотрение». Инструменты для совместной работы предоставляют доступ к информации, которая ежедневно питает творческую мысль, не загоняя моменты вдохновения в рамки еженедельных совещаний и случайных бесед в перерывах.
Также ваши идеи освобождаются от ограничений организационной иерархии. Видимость на уровне компании означает, что предложения могут исходить не только от руководства, но и от всех остальных сотрудников. Важные мысли, которые раньше могли навеки затеряться в архивах или вообще не добраться до этапа формальной подачи, теперь находят свое место в общедоступной системе и рассматриваются согласно своей ценности, а не по прихоти топ-менеджеров.
Ваша команда – ваш самый ценный ресурс
В конечном счете нет ничего ценнее, чем ваша команда. Давая ей инструменты, способствующие совместной работе и повышающие эффективность без дополнительной нагрузки, вы позволяете коллегам сосредоточиться на результате, а не блуждать в перипетиях затрудненной коммуникации. Надежный инструмент для совместной работы делает жизнь проще для всех участников процесса: сокращается число потерянных файлов, растет скорость генерации идей, уменьшается время ожидания распоряжений и отзывов. Что самое главное, такой инструмент помогает идеям не потеряться в общей массе материалов, так что ваша команда, наконец, сможет реализовать весь свой потенциал.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
