Сегодня многие ведущие компании во главе своей корпоративной культуры ставят ориентацию на сотрудников. Например, бизнесмен и автор 7 бестселлеров по версии газеты «Нью-Йорк Таймс» Харви Маккэй сказал: «Если вы, как и я, считаете, что сотрудники – ваш самый ценный ресурс, вы сделаете все возможное, чтобы помочь им хорошо выполнить свою работу». И многие руководители высшего звена разделяют это мнение.
Насколько компании справляются с управлением этим ценным ресурсом? По данным исследования Института Гэллапа, 23% сотрудников очень часто или всегда чувствуют эмоциональное выгорание от работы. А исследование компании Wrike о последствиях стресса на работе выявило, что из-за эмоционального выгорания у сотрудников появляется бессонница, они начинают узнавать о вакансиях или искать новую работу и т. д. Однако прием на работу новых сотрудников не только занимает много времени, но и приводит к большим затратам. На поиск талантливых специалистов на высококонкурентном рынке труда американские компании тратят 160 млрд долларов в год. С другой стороны, мотивированные сотрудники способны увеличить размер выручки в 2,3 раза.
Cотрудникам, достигшим эмоционального выгорания, нужно комплексное решение. Следует начать с предоставления руководителям необходимых инструментов для простого управления рабочей загрузкой. И в этом вам поможет Wrike Resource.
Что собой представляет Wrike Resource?
Wrike Resource – система управления совместной работой и организации рабочего времени для оптимизации планирования и распределения ресурсов компаний. С ее помощью руководители будут уверены, что подходящие исполнители работают над проектами в нужное время.
Что относится к ресурсам? Под ресурсами обычно подразумеваются персонал, оборудование и бюджет, необходимые для выполнения проекта. По данным компании GoSkills, несбалансированное управление ресурсами может привести как к их недостатку, так и избытку. Избыток ресурсов (когда ресурсов больше, чем нужно для выполнения работы) приводит к потере денег, потенциала и продуктивности. Недостаток ресурсов (когда ресурсы истощены) приводит к стрессу, потере мотивации и снижению качества работы.
Удобное решение от Wrike позволяет командам управлять самым ценным ресурсом: своими сотрудниками! С помощью Wrike руководители смогут оптимизировать планы проектов, распределять рабочую загрузку и повышать производительность команд. C помощью системы отчетности вы сможете улучшать управление ресурсами. Давайте ознакомимся с 4 способами избежать эмоционального выгорания сотрудников с помощью Wrike Resource.
1. Прозрачность данных о рабочей загрузке команды для планирования работы над проектами
Важно уметь планировать работу над намеченными проектами и новыми запросами при детальном обзоре полной загрузки вашей команды. Интуитивно понятный дизайн Wrike Resource позволяет назначать на проекты подходящих исполнителей, благодаря чему менеджеры проектов будут распределять рабочие часы в соответствии с сильными сторонами и доступностью каждого из участников команды.
Wrike Resource помогает менеджерам проектов получить полный обзор загрузки команд в режиме реального времени еще на стадии планирования. С помощью функции Трудозатраты для задач менеджеры могут рассчитать, сколько времени нужно на выполнение задачи. Например, задача может охватывать большое количество дней, но требовать всего несколько часов работы в день от каждого исполнителя. Так обеспечивается точное распределение труда на каждом этапе проекта.
По результатам исследования, проведенного Институтом управления проектами (PMI) в 2018 г., 21% проектов срывается из-за недостатка ресурсов. Ошибки при прогнозировании использования ресурсов приводят к краху 18% проектов. Даже если мы делаем все возможное для рационального планирования работы, новые запросы заставляют вносить коррективы. Около 60% сотрудников креативных отделов сообщили, что получают неожиданные запросы не менее раза в неделю, — а у отделов со штатом более 51 сотрудника этот показатель достиг 80%.
Wrike Resource дает вам полное представление о загруженности команды на уровне каждого сотрудника. Вы сможете быстро просмотреть график и выполняемые проекты каждого участника и узнать, кто что делает и как долго длится каждая из задач благодаря графикам рабочей загрузки. Осведомленность о доступности команды поможет планировать работу, предотвращая конфликты и распределяя ресурсы наилучшим образом.
Как бы вы ни стремились немедленно взяться за работу над проектом, помните, что, если вы начнете работу, не располагая нужными ресурсами, дата окончания четырехмесячного проекта может отодвинуться на целый год, как утверждается в отчете Gartner «Планирование ресурсов при управлении портфелями проектов». То есть проект будет длиться в три раза дольше, чем при грамотном управлении ресурсами на стадии планирования. Использование такого инструмента, как Wrike Resource, предоставит вам всю информацию для планирования, чтобы ваша команда начала работу над проектом в нужное время, используя все инструменты для достижения успеха.
«Организация времени и график рабочей загрузки помогают управлять загруженностью команды.Теперь участники команды знают наверняка, может ли проект быть выполнен в предложенные сроки. Это избавляет наших сотрудников от необходимости работать в авральном режиме», — Томас Микс, директор по стратегии и развитию бизнеса компании Digital Planet.
2. Оптимизация производительности команды благодаря сбалансированной рабочей загрузке
Гибкое распределение ресурсов в Wrike позволяет менеджерам проектов распределять рабочие часы в соответствии с сильными сторонами и доступностью каждого из участников команды. Помогите сотрудникам наладить совместную работу и избежать задержек в выполнении проекта из-за несбалансированной рабочей загрузки.
Многие исследования доказали, что выполнение слишком большого объема работ и многозадачность сокращают эффективность. Даже самые талантливые сотрудники могут сломиться под давлением чрезмерной рабочей загрузки. Никто от этого не застрахован!
Если вы уже можете планировать использование ресурсов благодаря просмотру рабочей загрузки в Wrike Resource, вы также можете начать оптимизацию продуктивности с помощью такой функции, как назначение задач по роли. Перейдите от вопроса «У нас достаточно кадров на выполнение этого проекта?» к вопросу «Как мы можем назначать задачи для оптимизации продуктивности?». Благодаря балансу рабочей загрузки вы сможете быстрее выполнять проекты, а также повышать производительность, продуктивность и креативность в долгосрочной перспективе.
«Благодаря Wrike Resource мы смогли сократить число проектов, над которыми наши сотрудники работают одновременно, с двенадцати до трех. Мы используем Wrike Resource, чтобы составлять полные графики наших проектов. Это позволяет выявлять накладки. Наши менеджеры получают актуальную информацию для принятия решений о приоритетах и о том, какие задачи могут быть назначены другим пользователям. Мы улучшили наши показатели, и это только начало — мы можем делать еще больше», — Дерик Даль, директор по продукту в компании Dana Innovations.
3. Гибкое изменение приоритетов для достижения целей проектов несмотря ни на что
Wrike Resource помогает наладить совместную работу и избежать задержек в выполнении проектов, которые приводят к чрезмерным операционным расходам и снижению эффективности. С легкостью изменяйте приоритеты проектов с помощью понятного интерфейса и функции перетаскивания. В результате, если обстоятельства изменятся, вы сможете вести работу над проектами без неожиданного роста операционных затрат. Изменяйте длительность задач, необходимые трудозатраты и исполнителей в режиме реального времени и назначайте задачи из очереди, как только у команды появляется возможность взять в работу новый проект.
Каким бы тщательно продуманным ни был ваш план, никто не застрахован от неожиданностей: срочных запросов, изменения бизнес-целей, неожиданных больничных. Возможность корректировки календарных планов и переназначения задач помогает руководителям избегать эмоционального выгорания сотрудников и согласовывать свои действия с меняющимися бизнес-целями или запросами.
Действительно, 20% сотрудников профессиональной сферы услуг утверждают, что внесение изменений в последнюю минуту – главная причина задержек сдачи проектов. А по данным нашего исследования о стрессе на работе, главный фактор стресса – «препятствия и ожидание других». Когда ваша команда сталкивается с препятствием, возможность гибкого реагирования не только поможет вам быстро выполнить проект, но и сохранит высокий уровень мотивации и предотвратит эмоциональное выгорание сотрудников.
Вместо того чтобы остановить выполнение проектов, Wrike помогает руководителям расставлять приоритеты и гибко менять их благодаря просмотру рабочей загрузки сотрудников. Поскольку вся информация о задачах будет собрана в одном месте, менеджеры смогут быстро определять и устранять проблемы, улучшать подотчетность и налаживать взаимодействие в команде.
4. Оптимизация использования ресурсов за счет автоматизации и отчетности
Wrike Resource позволяет вести учет времени, затраченного на задачи, и улучшать прогнозные показатели по использованию ресурсов. Храните всю свою работу и ведите учет рабочего времени в одной и той же системе, чтобы легко сравнить запланированное и фактически затраченное время на выполнение конкретной задачи.
Недавнее исследование показало, что 38% сотрудников, которые ведут учет времени, выполняют некоторые процессы вручную: ведут бумажные табели учета времени и используют традиционные табельные таймеры. Функции Wrike Resource Оплачиваемое время и Табели рабочего времени помогают руководителям перевести эти задачи в цифровое поле за счет автоматизации административных задач и составления отчетов по улучшению процессов.
С помощью Wrike Resource все назначенные вам задачи автоматически указываются в объединенном табеле, так что занести в него отработанные часы можно в любую минуту. Ваша команда сможет добавлять множество записей в день и оставлять комментарии с необходимыми разъяснениями. Недельный табель позволит сразу увидеть затраты времени за каждый день по всем задачам и общее количество отработанных часов в неделю для быстрого и эффективного выставления счета.
Сотрудники впадают во фрустрацию, когда тонут в административной работе и не видят результатов своего труда. По данным одного исследования, 39% рабочего времени сотрудников тратится на выполнение рабочих задач. Остаток в 61% — это рутинные и административные обязанности.
По данным сравнительного отчета для сферы профессиональных услуг, 64% сотрудников из этой сферы тратят три и более часа в неделю на запись отработанных часов. Респонденты также считают автоматизацию ключевой возможностью повысить уровень удовлетворенности сотрудников и улучшить обслуживание клиентов. Три из десяти респондентов утверждают, что могли бы увеличить объем выполненной работы на 30-39%, если бы могли с помощью новых технологий автоматизировать повторяющиеся рутинные задачи — каждый пятый (22%) говорит, что мог бы увеличить объем выполненной работы на 50% и более! Wrike Resource помогает руководителям автоматизировать рутинные процессы, выполняемые вручную, оптимизировать работу, оценить вклад сотрудников и предоставить командам возможность тратить время на любимую работу.
Поскольку все собрано в одном месте, руководители могут с легкостью составлять настраиваемый отчет Wrike в виде диаграммы Ганта или таблицы. Они могут сравнивать запланированные трудозатраты с фактическим количеством затраченного времени для оценки производительности команды и улучшения прогнозных показателей. Повышенная прозрачность позволяет руководителям улучшить планирование и использование ресурсов в будущем. С ее помощью команды увидят результаты своего труда и оценят их рост.
Готовы к внедрению Wrike Resource?
Довольные сотрудники допускают на 26% меньше грубых ошибок, эмоциональное выгорание с ними случается на 79% реже, а вероятность их увольнения ниже на 61% по сравнению с недовольными сотрудниками. Если вы уже готовы добавить в свой инструментарий дополнение Wrike Resource или хотите узнать о нем больше, начните культивировать в своей команде ориентированность на сотрудников с помощью следующих вопросов:
- Имеете ли вы представление о рабочей загрузке вашей команды в режиме реального времени?
- Все ли ресурсы готовы для запуска проекта?
- Вы уже составили план проекта с учетом зависимостей и потенциальных проблем?
- Какой процесс вы будете использовать для управления входящими запросами?
- Насколько сбалансирована рабочая загрузка вашей команды? Над каким количеством проектов они сейчас работают?
- Есть у команды четкий обзор текущей работы и сроков?
- Может ли ваша команда иначе расставить приоритеты и сохранить прежний уровень производительности несмотря на появившиеся проблемы?
- Можете ли вы с легкостью изменить приоритеты в работе?
- Какие административные задачи вы можете автоматизировать?
- Вы составляете отчеты о планируемых или фактических трудозатратах и корректируете распределение ресурсов?
Wrike Resource доступен пользователям тарифных планов Wrike Business, Wrike Enterprise и Wrike for Professional Services. Более подробную информацию вы можете получить здесь.
