Обработка, определение приоритета и отслеживание входящих рабочих запросов требует колоссальных усилий, особенно когда они поступают через разные каналы: электронные письма, совещания, мгновенные сообщения, неформальные встречи и так далее. Ураган запросов отнимает время, не поддается управлению, и по мере роста компании ситуация лишь усугубляется.
Наши рекомендации помогут вам восстановить порядок в поступающей работе, чтобы перестать метаться от одной задачи к другой и посвятить больше времени важным проектам.
Рекомендации по процессам входящей работы
1. Все запросы должны поступать в формальном виде.
Обозначьте эту идею максимально четко: даже если новый проект уже обсуждался на деловой или неофициальной встрече, упоминался в электронной переписке, работа не начнется, пока задача не поступит через запросы. Опишите типы запросов и всю необходимую сопутствующую информацию, которые принимает ваша команда, затем убедитесь, что все ваши сотрудники понимают новый процесс и четко осознают, где расположены соответствующие формы запросов. Организовав работу таким образом, вы получите все необходимые сведения заблаговременно, избавив себя от необходимости что-то переделывать (и работать наугад). Кроме того, всегда будет понятно, к кому обращаться с вопросами.
2. Держите все входящие запросы в одном месте.
Новые запросы следует автоматически направлять в единое место хранения (как насчет Wrike?), где можно разместить их по папкам, определить приоритеты и отслеживать далее. Когда все запросы собраны вместе, а не разбросаны по электронным письмам, примечаниям, таблицам и устным просьбам, ничего не забудется и не потеряется. Вы совершенно точно будете знать, кто за что отвечает и каков текущий статус работы. Также сразу видно повторные, так что их можно исключить из очереди на выполнение.
3. Организуйте запросы по мере их поступления.
Вместо того чтобы рассматривать оставшиеся запросы после окончания текущей работы, поддерживайте структуру новых задач, расставляя приоритеты сразу после их получения. Это поможет устранить перерывы в работе и позволит вашей команде работать быстрее, поскольку никому больше не придется гадать, на чем следует сосредоточиться, и терять время, ожидая дальнейших указаний.
4. Назначьте сотрудника, ответственного за расстановку приоритетов входящих задач.
Это может быть руководитель, менеджер проектов или глава отдела, но, когда поступающей работой и определением приоритетов занимается один человек, это помогает всей команде сконцентрироваться на главном, избегая конфликтов и путаницы.
5. Проводите параллели между запросами и стратегическими задачами.
Устраивайте периодические совещания (ежемесячно или ежеквартально), чтобы обсудить цели, запланировать будущую работу и убедиться, что обрабатываемые запросы, на которые тратятся ценные ресурсы, способствуют достижению самых важных задач вашего отдела и компании в целом.
Управляйте рабочими запросами в Wrike
Как вы управляете поступающими запросами? Расскажите в комментариях ниже.
Если у вас еще нет налаженной системы, попробуйте использовать запросы Wrike, чтобы организовать входящую работу и обеспечить беспроблемную работу команды.
Источники: GrooveHQ.com/blog, churchmarketingsucks.com
