Даже небольшие по объему проекты могут оказаться достаточно сложными, и управление ими может потребовать серьезных усилий. Менеджер проектов должен следить за затратами, графиками и ресурсами, а также отслеживать все изменения и риски и отчитываться о ходе работ. Попытки справиться со всеми этими обязанностями с помощью простой электронной таблицы могут отнимать много времени и приводить к ошибкам, задержкам и стрессу. Поэтому неудивительно, что многие специалисты предпочитают использовать различные системы управления проектами.
Сейчас на рынке представлено множество бесплатных решений для управления проектами. С первого взгляда они могут показаться самым подходящим выбором для индивидуальных предпринимателей, стартапов и малого бизнеса. В конце концов, что вы теряете, используя бесплатное ПО? Особенно если вы еще сами еще не уверены, нужна ли вам система управления проектами или нет.
К несчастью, бесплатный сыр бывает только в мышеловке.
Любой так называемый «бесплатный» инструмент для управления проектами неизбежно приведет к затратам. Для средних и крупных компаний или компаний, нацеленных на рост, эти затраты будут еще более велики.
Из этой статьи вы узнаете, какие пять основных факторов затрат связаны с использованием бесплатных систем управления проектами. Но сначала давайте выясним, какие типы программных решений представлены на рынке.
Четыре типа бесплатных систем управления проектами
Бесплатное ПО для управления проектами делится на четыре основных типа. Важно знать, какой из этих типов вы выбираете, потому что каждый из них связан с соответствующими затратами и факторами риска.
- Открытое программное обеспечение. ПО с открытым исходным кодом можно бесплатно скачивать, изменять, копировать и распространять по лицензии. Такие программные инструменты создаются сообществом добровольцев и не привязаны к определенному производителю или поставщику. Ведущие поставщики могут объединять ПО с открытым кодом в платные пакеты программ.
- Бесплатное программное обеспечение. Эти инструменты являются собственностью компаний или частных лиц. Их можно бесплатно скачивать, но нельзя изменять, копировать или распространять.
- Условно-бесплатное программное обеспечение. Условно-бесплатными программными инструментами можно пользоваться во время пробного периода, но после его завершения придется внести небольшую оплату.
- Freemium. Freemium-приложения поставляются популярными поставщиками в виде начальных пакетов, нацеленных на привлечение новых клиентов. Обычно такие инструменты обладают ограниченным функционалом в сравнении с платными версиями и вызывают у пользователя желание перейти на улучшенную версию.
Пять факторов затрат, свойственных бесплатному ПО для управления проектами
Вот пять факторов затрат, которые нужно учитывать при выборе бесплатного программного решения для управления проектами.
1. Один-единственный подход
За исключением ПО с открытым кодом, бесплатные системы управления проектами невозможно настроить под свои потребности. Но даже если вы выберете инструмент с открытым кодом, настройка будет сложной и трудоемкой. Вам потребуется специалист, обладающий необходимыми умениями и знаниями для настройки и поддержки программного обеспечения.
То есть вы не сможете легко адаптировать бесплатную систему управления проектами к уникальным потребностям вашей компании, проекта или команды.
Например, обычно бесплатные инструменты поддерживают только одну методологию управления проектами. Если в вашей компании для определенных проектов используется Agile-методология, а для остальных — PRINCE2, вам понадобятся два отдельных инструмента.
Также вы не сможете адаптировать инструмент к вашим рабочим процессам, процедурам и организационной структуре. Это может привести к проблемам безопасности и сложностям в ходе процесса согласования.
Возможно, вам даже придется изменить что-то в компании, чтобы можно было пользоваться выбранным инструментом, но такой процесс адаптации будет гораздо более сложным и приведет к снижению производительности.
Если программное обеспечение не понравится участникам вашей команды, и они не захотят им пользоваться, это может вызвать дополнительные проблемы. Например, не все данные будут занесены в систему, вы не сможете вовремя узнавать новости, и вам придется обращаться к людям напрямую, чтобы получить от них информацию.
Одно из преимуществ системы управления проектами — это возможность получать сведения о статусе проекта в режиме реального времени. Это улучшает обмен информацией и позволяет принимать более взвешенные решения. Но что если ПО не позволяет создавать отчеты в том формате, который нужен руководству? А если в нем и вовсе нет функции составления отчетов?
Вам придется обходиться без отчетов или создавать отчеты в других приложениях, что потребует дополнительного времени и усилий. Попытки добиться от программного продукта выполнения функций, для которых он не предназначен могут привести к тому, что производительность вашей работы станет еще хуже, чем до перехода к новому ПО.
2. Неспособность расширяться по мере роста компании
Большинство бесплатных инструментов для управления проектами предлагают ограниченный функционал (например, на количество пользователей и проектов и на объем данных). Также могут не поддерживаться определенные функции и возможности. Это утверждение особенно справедливо, когда речь идет о решениях, предоставляемых по модели «freemium».
Часто встречаются ограничения, связанные с API и возможностями интеграции. Способность обмениваться данными с другими программными решениями для бизнеса — это одна из очень важных функций в системе управления проектами.
Например, что вы используете три разных инструмента для управления маркетинговыми материалами, автоматизации и аналитики. Если вы не сможете интегрировать эти инструменты с системой управления проектами, у вас не будет полного представления о ваших маркетинговых кампаниях и вам придется вводить данные вручную.
Отсутствие возможностей интеграции влечет за собой следующие риски:
- Задержки. Они возникают при передаче обновленной информации из одной системы в другую.
- Ошибки. Поскольку информацию приходится вводить вручную, это повышает вероятность появления ошибок из-за ввода неверных данных.
- Несогласованность. На различных платформах хранится различная информация. Чтобы получить полное представление о ваших проектах, вам придется кропотливо объединять фрагменты данных из разных систем.
- Недоразумения. Когда в различных системах содержится разная информация, это приводит к недоразумениям и недоверию.
Установление связи между платформой управления проектами и другими решениями для бизнеса, чтобы оптимизировать поток информации, становится особенно важным по мере роста организации и внедрения все большего числа инструментов. Невозможность сделать это с помощью бесплатного ПО рано или поздно вынудит вас перейти на другое решение. Это особенно актуально для команд, которым нужна лучшая система управления проектами для адаптации к растущим потребностям бизнеса.
Мы часто обманываем себя, считая, что бесплатной версии нам хватит навсегда. Ну а потом, когда она перестает отвечать нашим потребностям, мы не решаемся перейти на другой инструмент. Пользователи привыкли к старому ПО, оно уже настроено, и в нем хранятся ваши данные. Такая неготовность к переменам может привести к тому, что вы приобретете платную версию за более высокую цену, чем если бы купили аналогичное коммерческое ПО, представленное на рынке.
3. Управление задачами, а не проектами
Хотя многие решения называются бесплатными для управления проектами, на самом деле они предназначены для работы со списком задач. Такие инструменты предлагают лишь несколько отдельных функций и созданы для управления задачами, а не проектами.
Они могут неплохо справляться с созданием и отслеживанием определенных задач, но это лишь малая часть проекта. Подобный инструмент не даст вам возможности увидеть зависимости между задачами.
Без возможности создавать предшествующие задачи и задачи-преемники вы не сможете видеть зависимости или критический путь. Другими словами, если одна из задач не будет выполнена вовремя, вам будет трудно понять, как этот факт повлияет на проект в целом.
Без временной шкалы проекта сложно скоординировать ресурсы и взаимозависимые задачи и убедиться в адекватной обеспеченности ресурсами. Например, если Светлане назначено шесть задач, а Борису — десять, и в обоих случаях срок сдачи назначен на конец следующей недели, как определить, у кого выше загруженность?
С первого взгляда можно предположить, что Светлана менее загружена, но что если каждая из ее задач отнимает в два раза больше времени, чем любая из задач Бориса? Без простого инструмента для управления задачами ответить на этот вопрос невозможно. Чтобы понять, кто из них перегружен, а у кого остается свободное время, вам придется использовать внешнее приложение.
Лучшие системы управления проектами должны поддерживать управление рисками и изменениями, анализ проектов, отчетность и процесс принятия решений. Они должны давать полное представление о проекте, на что не способны приложения для управления задачами.
4. Отсутствие поддержки и обучения
Многие платные системы управления проектами предлагают поддержку и обучение, в том числе услуги менеджера по поддержке клиентов, службы поддержки и/или специалистов по оказанию профессиональных услуг. Кроме того, стандартное предложение обычно включает в себя гарантийный срок и текущее обслуживание.
Поставщики коммерческого ПО обычно заинтересованы в удержании клиентов и поэтому стремятся, чтобы вы успешно внедрили программный продукт и остались довольны. Они охотно помогут вам адаптировать инструмент к уникальным потребностям вашей команды и как можно быстрее решить возможные проблемы. Также они регулярно предлагают обновления, техническое обслуживание и пакеты исправлений по мере совершенствования их программного продукта.
Бесплатное ПО не обеспечивает аналогичный уровень обслуживания. Создателям бесплатных программных продуктов безразлично, будет ли успешным ваше внедрение, ведь они не получают от этого никаких преимуществ.
Из-за отсутствия поддержки и внедрения оплачивать предварительную подготовку, зарплату специалистов, обучение персонала и настройку программного обеспечения вам придется из собственного кармана. Если вы столкнетесь с ошибкой или проблемой, вам придется искать решение и тестировать исправления. Это значит, что вам придется потратить на доработку решения то время, которое вы могли посвятить выполнению проектов или развитию вашего бизнеса.
Есть распространенное мнение, что преимуществом ПО с открытым кодом является поддержка сообщества пользователей. Но огромные объемы противоречивой информации могут не помочь, а даже навредить.
5. Угрозы безопасности
Ваша система управления проектами станет хранилищем важной корпоративной информации. Даже если вы не используете интеграцию с другими системами управления, со временем ваше ПО накопит в себе значительный объем данных, в том числе:
- о клиентах, с которыми вы работали;
- рентабельности проектов;
- внутренних и внешних затратах;
- персонале;
- и тенденциях, развивающихся со временем.
Кроме того, эта информация может включать в себя выводы, сделанные на основе прошлого опыта, проекты, над которыми вы работаете в данный момент, и прочую конфиденциальную информацию вплоть до ведомостей заработной платы. Очень важно понимать, кому вы доверяете всю эту информацию, и насколько это безопасно.
При выборе бесплатного ПО для управления проектами следует оценить три угрозы безопасности:
- Безопасность данных. Вы готовы доверить хранение ваших проектных данных другой компании? Выполняется ли резервное копирование для защиты от потери информации? Если это небольшая или относительно малоизвестная компания, что будет, если она свернет свою деятельность? Вы можете потерять все текущие данные по проектам и данные за прошлые периоды.
- Разглашение (мета)данных. Важно понимать, почему этот инструмент предоставляется бесплатно, и что получает поставщик в обмен на доступ к вашим данным. Получает ли он доступ к сведениям о вашей компании и клиентах или к другой конфиденциальной информации, которую вы хотели бы защитить?
- Утечка информации. Облачное ПО может быть более уязвимым перед угрозой взлома и утечки информации. Даже облачные системы с открытым исходным кодом, разрабатываемые компаниями и сообществами, могут стать мишенью для хакеров; особенно если обновления для системы безопасности выпускаются нерегулярно. Способно ли бесплатное ПО защитить ваши данные от кражи?
Вот несколько вопросов, которые стоит задать:
- Привлекает ли компания сторонних аудиторов для проверки систем безопасности и контроля?
- Применяется ли шифрование данных при хранении?
- Если да, кто управляет шифрованием — вы сами или поставщик?
- В какой степени вы контролируете доступ к вашим данным?
- Проверяется ли компания на предмет безопасности и конфиденциальности данных?
Выбор системы управления проектами
Если вы готовы ознакомиться с преимуществами простой, но мощной системы управления проектами, убедитесь, что выбираете инструмент, который окупит все ваши вложения. Помните, что ничто не дается бесплатно, и обязательно оцените уровень всех затрат при длительном использовании программного инструмента.
Вам придется учесть в числе прочего затраты на обучение и адаптацию пользователей, настройку системы, обслуживание и поддержку. Важно оценить и такой фактор, как способность программного обеспечения расширяться по мере роста компании и его безопасность.
Почему бы вам не попробовать бесплатную версию Wrike?
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
