Четыре шага к более эффективному управлению проектами

«Умное лидерство» позволяет значительно ускорить достижение бизнес-целей благодаря последовательному выполнению задач — по одной за один раз. Но слишком часто руководители организаций бросаются претворять в жизнь многообещающие проекты, не располагая необходимыми инструментами и ресурсами, и тем самым уменьшают свои шансы на стабильный рост. Успешное управление проектом требует знаний, подготовки и тщательно подобранного персонала. Для выполнения работы руководители должны четко определить круг требований как к своим подчиненным, так и к вышестоящему начальству. Предлагаем четыре шага, которые позволяют повысить эффективность управления проектами:

1. Четко очертите проблему

Управление проектом начинается с очень точного представления о том, какую цель должна достигнуть команда. С первого взгляда это кажется само собой разумеющимся, но когда вы решаете сложные бизнес-проблемы, можно очень легко утонуть в мелочах. Если за деревьями вы не видите леса, это может привести к неприятным последствиям.

Руководители, которые начинают работу, не имея перед собой четких целей, обычно лишь растрачивают бюджет и время своих сотрудников, но не получают никаких существенных результатов. Чтобы избежать этого, тщательно проанализируйте проблему, которую пытаетесь решить, и выявите факторы, лежащие в ее основе. Затем отметьте, на кого из участников повлияют внесенные вами изменения, оцените объем задач и ресурсов и очертите предварительные цели, которые должна будет достичь команда в ходе выполнения проекта.

2. Поощряйте продуктивное сотрудничество

Хороший руководитель всегда помнит о поставленных целях, расставляет приоритеты и планомерно напоминает подчиненным о следующих этапах на пути к достижению результата. С другой стороны, взаимодействие всегда должно быть двусторонним. Для воплощения в жизнь стратегий эффективного командного управления нужны лидеры, умеющие положиться на опыт своих подчиненных и прислушиваться к их мнению.

Одной из важнейших характеристик успешного менеджера проектов является готовность регулярно советоваться с командой. Лидер задает общее направление и гарантирует, что все задачи, выполняемые отдельными участниками команды, способствуют продвижению к более важным целям. В свою очередь отдельные сотрудники видят, что их деятельность взаимосвязана и что каждый из них вносит свой вклад в общее дело.

Причем руководитель должен чувствовать свою ответственность за проблемы, возникающие по вине участников команды, и за реализацию предложений, которые участники вносят. В этом случае будет проще исправлять мелкие неприятности, пока они не превратились в непреодолимые преграды. К тому же сотрудники, которые видят, что их ценят и к их мнению прислушиваются, более склонны работать с полной отдачей.

3. Пользуйтесь программными инструментами, чтобы следить за прогрессом

Руководители должны учитывать достижения каждого сотрудника и понимать, как выполненные ими задачи укладываются в общую картину. К счастью, программные решения позволяют управлять проектами более эффективно и не вести множество электронных таблиц. Такие мощные инструменты для управления проектами онлайн, как Wrike, приносят огромную пользу. С ними вы сможете:

следить за графиком работ и детально оценивать вклад каждого участника команды;
получать отчеты по отдельным проектам в режиме реального времени;
использовать аналитику для оценки эффективности и планирования будущих действий;
настраивать рабочие процессы для более эффективного управления проектами.

Наличие таких возможностей очень помогает в организации и налаживании взаимодействия при управлении проектом Благодаря возможности детально изучать эффективность участников команды и оценивать перспективы их совместной работы руководители могут принимать более взвешенные решения.

4. Для эффективного управления проектами приходится подстраиваться под обстоятельства

Руководству необходимо разработать четкий план действий для участников команды и отслеживать каждый шаг вперед и каждую задержку на этом пути. При этом очень важно понимать, когда планы нуждаются в пересмотре, а рабочие процессы — в адаптации. При реализации любого успешного проекта приходится идти на компромиссы и вносить поправки в первоначальный план.

Иногда бывает очень полезно изменить некоторые вехи, установленные изначально. Определенная доля гибкости позволяет сотрудникам проявить изобретательность и творческое начало, когда им в голову приходят удачные идеи. Главное здесь — понимать, когда можно разрешить сотрудникам экспериментировать, а когда и сдержать их порывы, ориентируясь на принципы эффективного управления проектами. Каждый проект начинается с определения объема работ, составления графика и бюджета, и если объемы будут превышены, это может стать крупной проблемой.

По сути эффективное руководство сводится к воплощению планов организации в реальность. А для этого нужно тщательное внимание к огромному множеству различных факторов и адаптация к постоянно меняющимся условиям. Если руководитель твердо знает, что необходимо сделать, и имеет ясное представление о том, как выполняют свою роль отдельные участники команды, его шансы на успех многократно возрастают.