Представьте себе ситуацию. Давным-давно в далекой-далекой галактике вы возглавляете важный проект для государственной военной организации. Вы должны создать мощнейшее оружие размером с Луну, способное уничтожать планеты. Но проблемы подстерегают вас на каждом шагу: неадекватные требования к проекту, неспособность руководства оценить риск, невозможность наладить совместную работу по вине того же руководства, интриги и т. д. В конце концов проект взрывается ко всем чертям. В буквальном смысле.
Если вы еще не поняли, речь идет о «Звезде смерти». Студенты Лихайского университета оценили стоимость ее строительства в 852 квадриллиона долларов, и это лишь затраты на производство металлоконструкций. Дороговато обошелся бы этот сорванный проект.
Хотя это пример из другой вселенной, неэффективная организация труда в вашей компании может обойтись вам так же дорого, если пустить дело на самотек. Довольно трудно отследить, какое финансовое воздействие оказывает управление рабочими процессами на ваши повседневные операции, но затраты из-за неэффективных систем часто оказываются разорительными.
- Компании теряют 97 млн долларов на каждый миллиард, инвестированный в проекты (PMI, 2017 г.).
- 17 % ИТ-проектов срываются с такими серьезными последствиями, что может возникнуть угроза для существования компании (Calleam).
- В среднем превышение сметы составляет 27 % от предполагаемых затрат по проекту (Harvard Business Review).
- Чисто проектов, оканчивающихся провалом, в сфере ИТ обычно составляет от 5 до 15 процентов. Это эквивалентно потерям в размере 50-150 млрд долларов в год только в Соединенных Штатах (Harvard Business Review).
Эти статистические данные выглядят не менее пугающе, чем приготовившийся к атаке звездный разрушитель, но у вас есть «новая надежда». (Ладно, ладно, мы больше не будем говорить о «Звездных войнах».) В дело вступает платформа управления проектами и совместной работой.
По данным Института управления проектами (PMI), организации, использующие любую из методологий управления проектами, чаще укладываются в смету и сроки, выполняют работу в нужном объеме и с соблюдением стандартов качества, а также получают все ожидаемые преимущества. Исследование «Пульс профессии» за 2017 г. показало, что компании, внедрившие мощные инициативы, связанные с управлением проектами, экономят в 28 раз больше средств при выполнении проектов.
Вашей растущей организации нужно оптимизировать производительность, прозрачность данных и сотрудничество, чтобы максимально увеличить выручку, но как вам узнать, что платформа управления проектами — это именно та система, которая вам нужна?
Пытаетесь ли вы выбрать решение, которое окупит свою цену, обосновать вложение средств перед начальством или доказать рентабельность уже имеющегося инструмента, у вас есть четыре основных способа, которые позволят оценить рентабельность вашей платформы управления проектами.
- Экономический эффект от выполнения большего числа проектов с меньшим количеством персонала. Ваша команда получает возможность увеличить объемы выполняемой работы, располагая теми же ресурсами.
- Эффект от экономии времени или средств, затраченных на выполнение проекта. Оцените рост эффективности проекта за счет снижения операционных издержек.
- Экономический эффект от улучшения способности к сотрудничеству, продуктивности и степени удовлетворенности ваших специалистов. Рассмотрите рост удовлетворенности сотрудников, тесно связанной со снижением текучести кадров и продуктивностью.
- Экономический эффект от интеграции и автоматизации. Улучшенная продуктивность и техническая эффективность ведут к усовершенствованию рабочих процессов.
Давайте рассмотрим каждый из этих методов.
Четыре способа измерить рентабельность платформы управления проектами
1. Экономический эффект от выполнения большего числа проектов с меньшим количеством персонала
Многие из нас видели известную схему ландшафта маркетинговых технологий.
Невероятное количество логотипов иллюстрируют ситуацию, связанную с конкурентной борьбой, в различных отраслях на текущий момент. Брендам необходимо использовать инновационные подходы, чтобы опережать конкурентов. Пока руководителям приходится выплачивать отчисления на заработную плату и стремиться к оптимизации производительности, рабочая нагрузка на рядовых сотрудников продолжает расти, а OKR становятся все более труднодостижимыми. Но что если новый инструмент поможет команде выполнять больше проектов, не привлекая дополнительных людей? Или даже позволит обойтись меньшим количеством персонала?
На что участники вашей команды тратят рабочее время? Во многих случаях это поиск информации, документов, контактных данных участников, отзывов, сведений о статусе — и этот список может продолжаться до бесконечности. По результатам одного из опросов, участники команд могут тратить 21,8 часов в неделю на поиск документов и информации по проекту, а это 54,5 % от длительности 40-часовой рабочей недели. Допустим, вы платите сотруднику тысячу долларов в неделю. В этом случае за неделю вы теряете 545 долларов, а за год эта непроизводительная работа обойдется вам в 28 340 долларов.
И ведь дело не в том, что ваши сотрудники зря тратят время — они работают в поте лица, используя те инструменты и процессы, которые у них есть. Но что если вам удастся повысить их продуктивность?
Платформы управления проектами и совместной работой, такие как Wrike, помогают сократить затраты времени на ожидание или поиск данных. Такая платформа объединяет графики проектов, задачи, обсуждения и всю документацию, создавая единый источник достоверной информации. Например, Wrike интегрируется с четырьмя сотнями инструментов, и это помогает командам находить нужную информацию в одном централизованном хранилище.
Благодаря таким возможностям любой сотрудник может получить доступ к данным по проекту в любое удобное время. Без такой платформы проектная информация хранилась бы разрозненно в чатах или электронной переписке, и ее поиск отнимал бы очень много времени. Кроме того, в Wrike есть такая функция, как статусы рабочего процесса, позволяющая автоматически уведомлять участников о статусах задач, чтобы все знали, на каком этапе выполнения находится проект, и не тратили время на выяснение.
Платформа управления проектами не только помогает команде сэкономить время и деньги благодаря прозрачности рабочих данных, но и дает возможность внедрить Agile-методологии и структуры управления проектами. Это помогает командам стать еще более продуктивными. Благодаря стандартизации процессов и централизованному хранению всех обсуждений команды могут выполнять больше работы за меньшее время.
Например, один из клиентов Wrike Чед Боренц, директор по маркетинговым операциям в агентстве по оказанию профессиональных услуг IdeaS and Revenue Solutions, рассказывает: «Я оглядываюсь на последние два года после внедрения Wrike и вижу, что количество проектов, которые мы можем выполнить за определенное время, увеличилось в четыре раза. В среднем мы могли выполнять от 20 до 50 проектов, а теперь выполняем больше двухсот, хотя число сотрудников в нашей группе осталось прежним. Внедрение Wrike значительно улучшило нашу продуктивность».
Оценка рентабельности
Ищете ли вы подходящее решение или уже нашли его, сравните число проектов, которые вы могли выполнить до внедрения платформы управления проектами с тем, что стало сейчас. Чтобы учесть финансовые составляющие, добавьте нужные показатели. Например, в уравнение можно включить зарплаты сотрудников и среднюю стоимость проекта. Не забывайте проводить оценку и вносить улучшения! Особенно если ваша команда начнет использовать Agile-методологии или новые структуры управления проектами.
(Число проектов, выполняемых до внедрения за определенный промежуток времени) / (Число участников команды) сравниваем с (Число проектов, выполняемых сейчас за определенный промежуток времени) / (Число участников команды)
Имейте в виду, что реформирование процессов управления проектами требует времени! Дайте команде возможность привыкнуть к новому инструменту. Как заметил Шон Карти, старший менеджер по продукту в Wrike, «этот показатель тесно связан с альтернативными издержками и возможностью направить ваши ограниченные ресурсы на выполнение наиболее выгодных проектов».
2. Эффект от экономии времени или средств, затраченных на выполнение проекта
По данным нашего исследования о рынке профессиональных услуг, 97 % проектов не сдаются вовремя, а основной причиной оттока клиентов является нарушение сроков проекта или превышение сметы. Эта проблема затрагивает множество команд в различных отраслях. В списке важнейших статистических показателей для сферы управления проектами от Capterra управление проектными издержками названо самой большой проблемой, с которой сталкиваются менеджеры проектов в производственном секторе. Следом идут проблемы, связанные с соблюдением сроков и обменом информацией между командами. Потери прибыли из-за задержек могут быть вызваны многими факторами:
- Затраты на оплату труда большего количества сотрудников в течение более длительного времени
- Затраты, вызванные потерей клиентов из-за неэффективного управления проектами
- Упущенная выгода из-за нехватки времени на новых клиентов
- И этот список можно продолжать и продолжать.
Оптимизация рабочих процессов за счет использования платформы управления проектами обязательно приведет к росту рентабельности. Но, помимо увеличения числа выполненных проектов с тем же объемом ресурсов, следует рассмотреть и экономию средств благодаря более быстрому и надежному выполнению работ.
Клиент Wrike Селена Карри, менеджер по мероприятиям в Goodwood Group, говорит: «Сейчас мы экономим деньги, потому что предвидим проблемы заранее. Но если бы нам пришлось решать эти проблемы в ходе мероприятия, это потребовало бы дополнительных трудозатрат, и нам пришлось бы договариваться со множеством поставщиков, доставляющих заказы в разное время. Так что мы экономим не только деньги, но еще время и силы».
Платформа управления проектами позволяет получить целостное представление о графике проекта, статусах и зависимостях и легко понять, где именно может возникнуть препятствие. Это позволяет руководителям лучше распределять ресурсы, планировать работу и устранять проблемные места. Такие инструменты, как Wrike, помогают не только получить рабочую информацию, но и правильно расставить приоритеты.
Шон Амстер, директор по стратегии в Frontline Education, говорит об этом так: «После внедрения Wrike проекты, которые отнимали у нас восемь дней, теперь выполняются за пять. За квартал нам удается выполнить на 80 проектов больше. Благодаря Wrike наши маркетологи смогли увеличить рабочую загрузку на 20 %».
Оценка рентабельности
Каждая команда и каждый проект уникальны. Вам может быть сложно перевести сэкономленное время в доллары, а степень удовлетворенности сотрудников и клиентов не выражается в деньгах. Но наши специалисты по маркетингу разработали формулу, которая поможет вам определить экономический эффект от экономии денег и времени.
Формула:
- Средняя длительность проекта: X недель
- V — число сотрудников
- W — зарплата сотрудника за неделю
- N — число проектов в год
- Планирование проекта: Y недель
- Выполнение проекта: Z недель
- Общая стоимость одного проекта:
- Стоимость планирования 1 проекта: V сотрудников x W долларов x Y недель
- Стоимость выполнения 1 проекта: V сотрудников x W долларов x Z недель
- Сложите два полученных произведения, чтобы получить общую стоимость
Сравните эти показатели до и после внедрения платформы управления проектами, чтобы вычислить сэкономленную сумму.
3. Экономический эффект от улучшения способности к сотрудничеству, продуктивности и степени удовлетворенности ваших специалистов
Не секрет, что для быстрого роста компании участникам команды нужно применять новаторские методы работы. Но очень часто поставленные задачи вызывают у сотрудников сильный стресс. По результатам опроса Wrike о последствиях стресса на рабочем месте, 94 % сотрудников признались, что испытывают стресс на работе, и каждый третий из них назвал свой уровень стресса высоким и даже невыносимым. Респонденты также заявили, что высокий уровень стресса вызывает у них следующие реакции:
- Они ищут другую работу
- Они страдают бессонницей (что влияет на их способность выполнять свои обязанности)
- Они становятся равнодушными / «выключаются из процесса»
- Берут незапланированные отпуска
- И так далее!
Неудивительно, что по данным опроса, проведенного Kronos и Future Workplace, 87 % руководителей отделов кадров считают удержание сотрудников важнейшей проблемой. Когда сотрудники увольняются, прогуливают, берут незапланированные дни отпуска или просто не могут работать в полную силу, это приводит к трудностям при выполнении проектов и расхолаживает остальных участников команды. Коллегам приходится дожидаться друг друга, работа над проектом стопорится и напряжение в команде растет.
Возникает нечто вроде цепной реакции, в ходе которой многие сотрудники могут почувствовать себя оторванными от коллектива. Это ведет к снижению производительности, из-за которого, по данным одного исследования, американские компании теряют за год до 550 млрд долларов. А еще 160 млрд долларов в год американские компании тратят на поиск талантливых специалистов на высококонкурентном рынке труда.
Но все-таки есть свет в конце туннеля. По данным нашего исследования, счастливыми себя считают 63 % пользователей платформы управления проектами, в то время как среди специалистов, не использующих такую платформу, соответствующий показатель составляет 34 %. Довольные сотрудники допускают на 26 % меньше грубых ошибок, эмоциональное выгорание с ними случается на 79 % реже, а вероятность их увольнения ниже на 61 % по сравнению с недовольными сотрудниками.
Уровень удовлетворенности сотрудников тесно связан с уровнем рентабельности, и платформа управления проектами поможет вам его поднять. Но в чем именно заключаются преимущества этой платформы?
- Централизованное хранение проектных данных и обсуждений максимально повышает прозрачность информации и подотчетность.
- Участники команды тратят меньше времени на поиск данных и документов и больше — на выполнение полезной работы.
- Руководители могут точнее оценить рабочую загрузку и не перегружать сотрудников.
- Благодаря разным форматам просмотра вы сможете отобразить в наглядном виде график любого проекта. Это поможет вам легче выявлять возможные проблемы, планировать дальнейшие действия, следить за ходом работ и улучшать прозрачность данных.
- Функция @упоминаний помогает участникам команды централизованно обмениваться информацией и обращаться за помощью к руководителю в случае возникновения проблем.
- Централизованное общение сводит к минимуму возможность недоразумений, часто возникающих в ходе электронной переписки.
- Возможности поистине безграничны!
Оценка рентабельности:
- После внедрения платформы управления проектами опросите сотрудников. Оцените важнейшие показатели, или составьте более детальные вопросы с учетом особенностей ваших рабочих процессов и стоящих перед вами задач. Регулярно опрашивайте сотрудников, чтобы выяснить уровень их удовлетворенности рабочей загрузкой, рабочими процессами, инструментами и т. д.
- Попросите сотрудников отдела кадров следить за коэффициентом удержания в течение следующего года. Используйте принятые в вашей компании методы вычислений, чтобы определить затраты, связанные с приемом на работу нового специалиста, и переведите в доллары показатели текучести кадров до и после внедрения платформы управления проектами.
4. Экономический эффект от интеграции и автоматизации
Если вы отвлеклись от работы, вам понадобится около 30 минут, чтобы восстановить концентрацию. Запомните это число. Если сотрудник, которому вы платите 100 тысяч долларов в год, будет отвлекаться всего лишь два раза за рабочий день, его непродуктивная работа обойдется вам почти в 50 долларов в день и в 13 тысяч долларов в год.
Но из-за электронных писем, чатов, переходов из одного приложения в другое, поиска документов, сбора информации, совещаний и болтовни в офисе мы отвлекаемся постоянно. Хорошо, что платформа управления проектами, такая как Wrike, сводит к минимуму влияние этих факторов, экономя вам время и деньги. В чем секрет? В интеграции и автоматизации.
По данным опроса специалистов из сферы профессиональных услуг, три из десяти респондентов утверждают, что могли бы увеличить объем выполненной работы на 30-39 %, если бы сумели автоматизировать повторяющиеся рутинные задачи. Примерно каждый пятый (22 %) говорит, что мог бы увеличить объем выполненной работы на 50 % и более. Платформа управления проектами, такая как Wrike, позволяет автоматизировать трудоемкую рутинную работу: создание задач, назначение исполнителей, рассылка уведомлений, составление отчетов и т. д.
Например, шаблоны Wrike — это один из многих способов автоматизировать и оптимизировать рабочий процесс. Клиенту Wrike компании Arvig удалось сэкономить более 900 рабочих часов в год в ходе адаптации новых сотрудников благодаря формам и шаблонам Wrike, а также дополнению Wrike Integrate. Умножьте количество этих часов на зарплату сотрудников, и вы получите отличный показатель рентабельности!
Кроме того, автоматизация и интеграция чудесным образом упрощают обмен информацией.
Идет ли речь об обновлениях статуса, предоставлении доступа к информации, отчетности и т. д., использование электронной почты создает для команды лишние сложности.
По данным Symantec, среднестатистическая организация использует для управления своими процессами свыше 900 облачных приложений. Другой опрос показал, что 68 % сотрудников переходят из одного приложения в другое как минимум 10 раз в течение одного часа и тратят на такие переходы не менее часа в день. Современные команды используют великое множество инструментов, и способность платформы управления проектами к интеграции может помочь оптимизировать и ваш набор технологий, и рабочий процесс.
Отличным примером может послужить использование интеграции Wrike и Adobe Photoshop в компании OSF Healthcare. Wrike дал возможность участникам креативной команды OSF Healthcare легко загружать документы в Wrike Proof для сбора отзывов, которые связаны с изображениями и хранятся централизованно. Андреа Бонк, менеджер программ в отделе рыночных исследований, рассказывает: «Нашей команде удалось оптимизировать рабочее время. Мы сотрудничаем гораздо продуктивнее и сократили время на проверку и утверждение наших материалов минимум в два раза».
Есть множество примеров, демонстрирующих экономический эффект от способности платформы управления проектами к интеграции. Чтобы больше узнать о средствах интеграции Wrike, прочтите статью в блоге: «Инструменты интеграции Wrike для высокоэффективных команд».
Оценка рентабельности
У каждой команды свои цели, инструменты и трудности. Для некоторых из них главным фактором экономии времени становится наличие централизованного хранилища для сбора отзывов и утверждения материалов. Для других это отказ от электронной почты как инструмента совместной работы. Например, компания Esurance оценила финансовый эффект от экономии времени, которое высвободилось благодаря отказу от электронной переписки.
Сабрина Вонг, менеджер проектов из Esurance, рассказывает: «До того, как у нас появился Wrike, нам пришлось работать над одним из очень сложных проектов, пользуясь только электронной почтой. Мне кажется, за месяц у нас на каждого участника команды приходилось около четырехсот электронных писем — вот от какого объема переписки избавил меня Wrike. Теперь, когда все пользуются Wrike и все отзывы хранятся централизованно, стало невероятно просто вернуться назад и найти ответы на все вопросы. И нам уже не нужно писать для этого по 3000 писем».
Чтобы оценить экономический эффект от экономии времени, сравните время выполнения задачи до и после внедрения Wrike. Если вы используете платформу управления проектами для объединения всех ваших инструментов, добавьте в уравнение и сэкономленные деньги.
Готовы повысить рентабельность платформы управления проектами?
Экономия времени и денег, оптимизация ресурсов, улучшение качества жизни сотрудников и так далее. Преимущества платформы управления проектами бесценны, но мы, специалисты компании Wrike, стремимся точно измерять прогресс и демонстрировать результаты наилучших методик.
Выбирая подходящий способ оценить рентабельность, задайте себе несколько вопросов:
- До внедрения платформы управления проектами:
- Как вы управляете проектами? Какие инструменты применяете?
- Как вы отслеживаете ход выполнения проекта и отчитываетесь о нем?
- Сколько времени отнимает у вас выполнение проектов и задач и совместная работа?
- Где возникают трудности в ходе управления проектом?
- Какое влияние оказывают эти трудности на экономический результат, затраченное время или качество работы?
- Какие возможности были упущены из-за этого?
- После внедрения платформы управления проектами:
- Каковы положительные последствия для бизнеса в текущей ситуации?
- Какие инструменты вы используете сейчас? Способны ли вы сократить затраты или измерить сэкономленное время?
- Удалось ли вам избавиться от трудностей в ходе рабочего процесса?
- Какое влияние на экономический результат, затраченное время или качество работы оказывают достигнутые улучшения?
- Какими возможностями вы смогли воспользоваться в вашей нынешней ситуации?
Давайте копнем еще глубже! Хотите знать, какими могут быть экономические последствия от внедрения Wrike в вашей компании?
Попробуйте наш калькулятор рентабельности Wrike! Узнайте, сколько времени и денег Wrike для вас экономит.
