Вы и участники вашей команды занимаетесь созданием полной библиотеки материалов для корпоративного веб-сайта, которая позволит посетителям пользоваться электронными книгами, таблицами, инструкциями и другими полезными документами.
Это большой проект со множеством задач и вех, которым вам приходится управлять. В ходе работы вам нужно проводить исследования и делать наброски, создавать черновики, схемы, целевые страницы, а также прилагать усилия по продвижению.
Если любая из этих задач не будет завершена в срок, это отразится на ходе выполнения всего проекта.
Вам нужно следить за соблюдением календарного плана, чтобы все задачи выполнялись вовремя и в правильном порядке. И поэтому вам очень важно уметь пользоваться диаграммой Ганта при управлении проектом.
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта — это инструмент для управления проектами, отображающий задачи на временной шкале.
Задачи при этом показаны в виде горизонтальных полос. Длина каждой полосы соответствует промежутку времени, отведенному на выполнение задачи.
Ниже приведен пример диаграммы Ганта, где показаны задачи, связанные с запуском нового продукта:
Взглянув на диаграмму, вы увидите порядок выполнения задач, запланированную длительность каждой задачи, возможные наложения сроков, зависимости между задачами (показаны стрелками), а также назначенных исполнителей для каждой задачи.
В чем преимущества использования диаграммы Ганта при управлении проектами?
Скорее всего, вам уже приходилось слышать о диаграмме Ганта. Но действительно ли она так полезна, как о ней говорят? И что делает ее настолько эффективной?
Использование диаграммы Ганта при управлении проектом даст вам множество преимуществ, в том числе:
- Подробное планирование. Календарное планирование может вызывать затруднения у многих менеджеров проектов, но диаграмма Ганта позволит вам оценить длительность каждой задачи и соответствующим образом управлять ожиданиями всех участников проекта.
- Точное планирование задач. В большинстве проектов задачи нужно выполнять в определенном порядке. Например, вы не сможете разрабатывать новый продукт, пока не соберете все требования. Диаграмма Ганта позволяет вам планировать задачи в нужном порядке и наглядно отображать любые зависимости, о которых вам необходимо знать.
- Рост эффективности. Возможность тщательно продумать и спланировать задачи повышает эффективность проекта и вашей работы, поскольку появляется возможность устранить препятствия, возникающие из-за непредвиденных или не учтенных при планировании зависимостей.
- Улучшенная подотчетность. Проекты часто можно сравнить с карточными домиками — всего одна ошибка или пропущенный срок сдачи, и все сооружение мгновенно рассыпается. Наличие диаграммы Ганта в качестве опорного пункта повышает подотчетность, поскольку диаграмма наглядно показывает «эффект домино», который может возникнуть в результате всего одной невыполненной задачи. Диаграмма Ганта даже внешним видом напоминает ряд костяшек домино.
Диаграмма Ганта — полезный инструмент планирования проектов, но это вовсе не значит, что ее можно применять без каких-либо ограничений. Как и любой инструмент, ее следует использовать в определенное время, в определенном месте и в определенной ситуации.
Хотите знать, когда желательно и когда нежелательно использовать такую диаграмму? Вот четыре ситуации при управлении проектом, когда без диаграммы Ганта лучше обойтись.
1. Не пользуйтесь диаграммой Ганта при первоначальном планировании проекта
Создание диаграммы Ганта не должно быть вашим первым действием при планировании проекта, поскольку этот инструмент не подходит для выявления всех сложных моментов.
Почему? Потому что для эффективного использования диаграммы Ганта вам нужно твердо знать следующие факторы:
- Какие основные задачи должны быть выполнены в рамках проекта?
- Сколько примерно времени займет выполнение этих задач?
- В каком порядке должны выполняться задачи?
Если вы попытаетесь разбить проект на этапы так, как вы это делаете при построении диаграммы Ганта, вы рискуете пропустить задачу или целый этап, а когда обнаружите свое упущение, вам придется строить диаграмму заново.
К диаграмме Ганта нужно относиться как к наглядному отображению календарного плана проекта, а не как к инструменту, который поможет вам подобрать правильный подход. Вы должны сначала разобраться, как вы будете выполнять свой проект, а потом уже создавать диаграмму.
2. Не пользуйтесь диаграммой Ганта для управления загруженностью команды
На диаграмме Ганта наглядно отображается количество времени, необходимое для выполнения проекта и отдельных задач, но она не годится для распределения задействованных ресурсов.
То есть, если вы попробуете использовать диаграмму Ганта для управления ресурсами, это может завести вас в тупик. Не забывайте, что ее смысл заключается в отображении затрат времени, а не других важных элементов, таких как объем работ или финансовые затраты.
Например, задачи, представленные на диаграмме в виде более коротких полос, будут выполнены за меньший срок. Но для их выполнения может потребоваться больший объем ресурсов, например, придется задействовать дополнительный персонал, оборудование или средства.
Но все это не отображается на диаграмме Ганта. Поэтому, хотя диаграмма очень полезна для календарного планирования, применяйте другие методы отслеживания ресурсов, чтобы использовать эти ресурсы с максимальной эффективностью.
3. Не создавайте диаграмму Ганта вручную
Многие организации и проектные группы создают диаграммы Ганта в Excel и других подобных программах, требующих ввода и обновления данных вручную.
Результат вы получите — так или иначе диаграмма Ганта у вас будет. Беда в том, что вы не только потратите много времени, но и создадите совершенно негибкую диаграмму.
Что, если что-нибудь придется изменить? Что, если потребуется перенести задачу? Что, если какой-нибудь из этапов проекта потребует больше времени, чем вы изначально планировали?
Единственное, что вы сможете сделать, это начать все заново и создать новую диаграмму, отражающую эти необходимые изменения.
Поэтому лучше приобрести систему управления проектами с возможностью создания диаграммы Ганта (например, инструмент для построения диаграмм Ганта имеется в Wrike). Когда диаграмма создается на такой платформе, вы можете внести все нужные исправления, и диаграмма (в том числе все сроки и зависимости) изменится автоматически, избавив вас от лишних хлопот и сэкономив кучу времени.
4. Не делайте свой план проекта железобетонным
Вы считаете, что можете построить диаграмму Ганта и сверяться с ней как с окончательным и жестким графиком проекта? Неправильный ответ.
Каким бы ни был ваш проект, или какой бы системой управления проектами вы ни пользовались, от неожиданностей никто не застрахован. Вам неизбежно придется вносить исправления и ваша диаграмма обязательно будет меняться по мере выполнения проекта и получения новой информации.
Чем рассматривать диаграмму Ганта как что-то законченное и неизменное, думайте о ней как о живом, меняющемся отображении хода работ.
И повторим: поэтому удобнее строить диаграмму Ганта на платформе управления проектами, чем в Excel или подобных программах. У вас будет больше возможностей для внесения корректировок в случае неизбежных изменений.
Использование диаграммы Ганта в управлении проектами — эффективный способ составления календарного плана
Как и любой другой инструмент, диаграмма Ганта не может быть одинаково полезной в каждом из аспектов управления проектами. Но когда речь идет о составлении общего календарного плана проекта (например при запуске нового продукта или формировании общей библиотеки материалов), такие диаграммы позволяют спланировать порядок выполнения задач, разобраться в зависимостях и понять, сколько времени потребуется на работу над проектом в целом.
Когда у вас под рукой есть интерактивная диаграмма Ганта, вы можете вовремя справиться с возможными задержками и трудностями и обеспечить выполнение проекта в срок — без недоразумений и лишнего стресса.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
