Если вам еще не приходилось сталкиваться с трудными участниками проекта, не расслабляйтесь. Рано или поздно вы с ними обязательно встретитесь. А это значит, что вам нужно вооружиться удачными стратегиями, которые помогут вам наладить взаимодействие и продолжать работу над проектом несмотря на возможные трудности.
Мы предлагаем вашему вниманию четыре рекомендации, с помощью которых вы сможете наладить взаимодействие и обернуть ситуацию в свою пользу и в пользу вашего проекта.
Кто должен управлять взаимодействием с участниками проекта?
Когда в работу над проектом вовлечено множество отдельных исполнителей и целых команд, у вас может возникнуть вопрос, а кто из них должен управлять взаимодействием с участниками. Конечно же, эта обязанность ложится на менеджера проекта, то есть на вас!
Именно ваша обязанность — руководить и направлять, а заодно и устранять противоречия между ожиданиями заказчика и возможностями вашей команды. Ваша цель — достичь согласия, но это, к сожалению, не всегда удается.
По данным исследования, проведенного компанией Geneca, только 23% заказчиков и менеджеров проектов достигают согласия после завершения проекта.
Эффективный менеджер проектов должен работать над выполнением задач в тесном сотрудничестве с участниками команды, но кроме этого — взаимодействовать со всеми заинтересованными лицами для достижения целей.
Почему так важно управлять взаимодействием с участниками проекта?
Важный аспект управления проектами заключается в формировании доброжелательных отношений с заинтересованными сторонами.
Понимая мотивацию участников проекта, менеджеры проектов смогут создавать планы по устранению задержек, снижению рисков и лучшему согласованию проектов с бизнес-целями.
Поддерживая интересы заинтересованных лиц, вы закладываете надежную основу для соблюдения требований, которая позволит вам внедрить протоколы, защищающие конфиденциальность всех участников проекта.
Признаки, указывающие, что с участниками проекта могут возникнуть проблемы
Разработка стратегии по управлению взаимодействием с заинтересованными лицами — дело нелегкое. Отношения особенно затрудняются, если участники проекта предпринимают какие-либо действия в ущерб общему делу.
Чтобы помочь вам выявить проблемных участников, мы перечислили несколько подозрительных признаков.
Неэффективный обмен информацией
Одна из важнейших задач при выстраивании отношений с заказчиками сводится к тому, чтобы выяснить их ожидания и цели проекта.
На этом этапе вам необходимо разобраться в критериях эффективности, узнать об ограничениях и о том, как заказчики определяют успешность проекта. Это позволит вам увереннее делегировать задачи.
Четкий и последовательный обмен информацией очень важен для эффективной организации работы, в чем бы она ни заключалась. Зная это, вы конечно понимаете, как сильно затрудняют вашу работу участники проекта, не отвечающие на звонки и электронные сообщения. Такое нежелание общаться может свидетельствовать и об отсутствии заинтересованности в успехе с их стороны.
Сплошная критика
Заказчики высказывают свое мнение исключительно в виде критических замечаний? Конечно, конструктивная критика никому не вредит, и вы можете извлечь из честных отзывов немало пользы. Но некоторые заказчики могут быть грубыми и неуступчивыми без особых причин.
Нежелание действовать быстро
Все участники проекта должны так же, как и вы, понимать, что время дорого. Не зря же говорят, что время — деньги. Но если они вынуждают вас приостановить работу над проектом или задерживают отзывы, значит они больше не стремятся к скорейшему завершению проекта.
Преждевременное изъятие ресурсов из проекта
Если руководители подразделений и другие участники отказываются выделять вам ресурсы, необходимые для запуска проекта, возможно, они не видят в этом проекте особой ценности.
В результате при работе над проектом у вас могут возникать задержки и проблемы с качеством. Лучшее, что вы можете сделать, это гарантировать полную прозрачность проектных данных, чтобы заинтересованные лица поверили в ваш проект.
Напоминание: не сжигайте мосты
Главное, что нужно запомнить, — участники проекта обычно тоже хотят, чтобы проект завершился с успехом. Но выражать свое желание на разных этапах проекта они могут совершенно по-разному. Сейчас они вас поддерживают, а уже завтра могут заявить, что работа ведется совсем не так, как надо. Но при этом они не переходят на вражескую сторону, а остаются на стороне проектной группы.
Поэтому помните: бизнес — есть бизнес. Вам придется так или иначе найти способ работать согласованно.
Предлагаем четыре проверенных способа наладить отношения даже с самыми проблемными участниками и обеспечить успешное выполнение проекта.
Четыре стратегии взаимодействия с трудными участниками проекта
1. Выявите их и наблюдайте за ними
Первый шаг состоит в том, чтобы выявить таких участников и понять, что ими движет. Участниками проекта или заинтересованными лицами мы будем считать всех, на кого влияет ваша работа, а также тех, кто заинтересован в успехе проекта. Вот наиболее частые примеры таких людей и групп.
| Ваш начальник | Аналитики | Инвесторы |
| Акционеры | Будущие сотрудники | Сотрудники |
| Правительство | Пресса | Отраслевые организации |
| Высшее руководство | Поставщики | Группы влияния |
| Ваша команда | Клиенты | Ваша семья |
| Потенциальные клиенты | Ключевые участники | Население |
| Партнеры | Советники | Сообщество |
Всех заинтересованных лиц можно разделить на три основные категории.
Основные заинтересованные стороны
Это люди, на которых непосредственно влияет ваша работа. Обычно к основным заинтересованным лицам относят бенефициаров проекта. В эту категорию часто попадают заказчики.
Косвенно заинтересованные стороны
Это люди, на которых ваша работа влияет лишь косвенно. Сюда относят команды, поддерживающие проект, или тех людей, на которых окажут влияние его результаты.
Ключевые участники проекта
Люди, оказывающие значительное влияние на выполнение работ и заинтересованные в успехе. В эту группу входят в том числе руководители.
У каждой группы есть свои цели, планы и стремления, и часто они противоречат друг другу. Ваша задача — определить и ранжировать их уровень влияния и интересы, чтобы избежать ситуации, когда вас тянут в разные стороны. Все люди разные, и поэтому вы избавите себя от лишней головной боли, если определите, кто из них круче и на кого следует сделать ставку.
Классифицировать заинтересованных лиц можно с помощью простой таблицы.
Люди с большим влиянием и высокой заинтересованностью — поддерживайте тесное взаимодействие
Эти люди проявляют значительный интерес к вашей работе и имеют достаточно власти, чтобы помочь вам в достижении цели. Очень важно эффективно взаимодействовать с такими людьми и соблюдать их интересы. Консультируйтесь с ними перед началом нового проекта, цените их вклад и внедряйте их предложения, если это возможно. Держите их в курсе дела, если вам приходится использовать не их идеи, и объясняйте им причины своего выбора.
Менее заинтересованные люди с большим влиянием — соблюдайте их интересы
Эти люди слабо вовлечены в ваш проект или не особо заинтересованны в нем, но они очень влиятельны. Старайтесь, чтобы их интересы были удовлетворены, но при этом не отнимайте у них много времени. Спрашивайте их мнение, когда принимаете серьезные решения, и объясняйте, какую пользу может принести им ваша работа. Они могут оказаться отличными союзниками, если вы сумеете привлечь их на свою сторону.
Люди, проявляющие большой интерес, но не обладающие влиянием — держите их в курсе дел
Эти люди болеют душой за проект и не скрывают своего отношения, но их влияние незначительно. Держите их в курсе событий и информируйте о всех успехах. Скорее всего, для таких людей очень важны результаты вашей работы, поэтому они готовы оказать вам любую помощь.
Незаинтересованные люди, не обладающие влиянием — наблюдайте за ними
Эти люди остаются равнодушными, потому что ваш проект их не особенно волнует. Поэтому на них не стоит тратить много времени и внимания. Не переходите им дорогу, и они вам тоже ничем не помешают.
Используйте приведенную выше таблицу для выявления потенциальных сторонников и оппонентов. Но имейте в виду: ваш сторонник может превратиться в оппонента в любой момент. Контролируйте взаимоотношения с заинтересованными лицами и читайте все их письма и комментарии, чтобы предугадать возможные перемены. Поддерживайте общение постоянно, чтобы вовремя заметить рост негативных эмоций.
2. Слушайте все, что вам говорят
Не прерывайте общение из-за того, что вам не нравятся чужие высказывания. Попытайтесь понять, что движет вашим трудным собеседником, и поставьте себя на его место, чтобы лучше разобраться в его целях и мотивах.
Постарайтесь понять его точку зрения. Если вам говорят что-то неприятное, задайтесь вопросом, а согласуются ли потребности этого человека с целями вашего проекта? Может, ему просто нужно, чтобы работа велась по-другому? Попытайтесь найти точки соприкосновения.
Людям очень важно чувствовать, что их понимают и что их мнение учитывается. Вот несколько способов наладить взаимодействие с участниками проекта и показать им, что они важны:
- Подбирайте для участников проекта такие роли, которые лучше соответствуют их способностям и интересам.
- Всегда проявляйте к людям уважение, даже в пылу спора.
- Чаще хвалите людей, особенно когда видите изменения к лучшему.
- Обеспечьте возможности для обучения и использования системы наставничества.
- Позволяйте людям свободно делиться с командой своими знаниями и мнениями и принимать участие в принятии решений.
3. Общайтесь с глазу на глаз
Если вам приходится иметь дело с трудным участником проекта, запланируйте с ним индивидуальные встречи.
Общение без свидетелей помогает снизить напряжение и почувствовать себя свободнее. Вы сможете настроиться на более спокойный и откровенный разговор.
Воспользуйтесь моментом, чтобы прояснить точку зрения своего собеседника. Но не спрашивайте прямо в лоб, почему ему не нравится ваш план. Вместо этого расспросите о его взглядах и о мнении по поводу работы над проектом.
Общение с заинтересованными лицами с глазу на глаз помогает предотвратить ситуацию, когда негативное отношение одного влиятельного человека начинают перенимать и другие участники. Если критика перестает быть конструктивной, лучше разобраться с этим за закрытыми дверьми.
4. Проясните мотивы
Что вынуждает человека встречать ваши планы в штыки? Он боится, что вы не уложитесь в смету? Беспокоится, что проект будет выполнен не так, как ему представлялось? Или ему придется отвечать перед советом директоров, у которых возникли сомнения?
Чтобы наладить общение с заинтересованными лицами, необходимо изучить мотивы, которые толкают их к противодействию. Это поможет найти компромисс, разработать решение, выгодное для всех, и успешно завершить проект.
Чтобы прояснить мотивы вашего оппонента, попытайтесь ответить на следующие вопросы:
- Каковы его самые насущные бизнес-потребности?
- Какой способ общения с ним оказывается самым эффективным?
- Какую информацию он хочет получить?
- Понимает ли он суть вашей работы, или ему нужны дополнительные объяснения?
- Кто на него влияет?
- На кого влияет он?
- Какова сфера его ответственности?
- Кому он подчиняется?
Детективной работой вы не обойдетесь — лучше расспросите своего оппонента напрямую. Поддерживайте общение, чтобы предугадать возможность сопротивления и скорректировать ваши действия.
Мотивируйте участников двигаться вперед
Прислушивайтесь к мнению участников проекта и старайтесь удовлетворять их потребности, каким бы сложным это ни казалось. Если люди будут чувствовать ваше внимание и уважение, это повысит уровень их доверия и поддержки. Выстраивание отношений и изучение мотивов людей — тяжелый труд, но в конечном итоге он облегчит вашу работу. Проекты выполняются с гораздо большим успехом, когда все участники действуют сообща и свободно обмениваются информацией.
Как может помочь Wrike
Наглядное представление сроков и целей проекта — это лишь один из множества аспектов успешного управления взаимодействием с заинтересованными лицами. Передовые средства отчетности Wrike позволяют менеджеру проектов обеспечить полную прозрачность данных о продуктивности и рабочей загрузке команды.
Автоматизация, отчеты с данными реального времени и настраиваемые панели задач помогают устранить задержки при обмене информацией и гарантировать совместное достижение целей. Управляйте проектами централизованно на единой платформе, чтобы и вы, и все участники проекта всегда были в курсе событий.
Хотите получить подробную информацию? Ознакомьтесь с нашим Руководством по профессиональным услугам, где содержатся подробные материалы обо всем, что связано с оказанием профессиональных услуг. Зарегистрируйтесь и попробуйте бесплатную двухнедельную версию Wrike, чтобы научиться более эффективно управлять взаимодействием с участниками проекта.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
