В планировании проекта главное — точность. 28% проектов терпят неудачу из-за неточной оценки затрат, а это значит, что план вашего проекта заслуживает внимания и времени.
Неточные прогнозы затрат, ресурсов, результатов и предполагаемых сроков ведут к проектным рискам, которые могут повлиять на прибыльность и возможности роста вашей организации. Вспомните, как Apple отменила свой широко разрекламированный беспроводной зарядный коврик AirPower после того, как потратила почти два года на его разработку.
Отсутствие управления затратами, неэффективная разработка проекта и недостаточное использование ресурсов могут привести к превышению бюджета и даже к отмене проекта. Давайте рассмотрим подробнее, что такое перерасход средств, какими бывают причины задержки проекта и как успешно завершать проекты, не допуская перерасхода.
Что такое перерасход средств?
Перерасход средств — это неожиданное изменение бюджета проекта, которое приводит к увеличению общей стоимости. Он происходит по трем основным причинам:
- Экономические факторы, возникающие из-за неточностей в определении бюджета проекта или объема работ.
- Технические причины, включая ошибки в оценках или неточные данные.
- Психологические причины или любое снижение интереса к проекту.
Каковы признаки перерасхода средств?
Команды должны иметь точное представление о ходе проекта, чтобы вовремя заметить признаки перерасхода средств. Вот несколько способов быстро обнаружить возможный перерасход бюджета:
- Отсутствие детального плана бюджета проекта.
- Отсутствие плана действий на случай непредвиденных обстоятельств, которое приводит к бесконтрольным расходам.
- Пренебрежение инструментами для отслеживания проектных расходов.
- Недоработанный план использования ресурсов.
- Отсутствие привязки затрат к конкретным задачам и структуры распределения работ.
- Отказ от анализа аналогичных прошлых проектов и исторических данных.
- Отсутствие документирования результатов проекта, которое приводит к необъяснимому увеличению объема работ.
Общие причины перерасхода средств в проектах
Для успеха проекта важно избежать перерасхода средств. И даже при соблюдении всех установленных правил и норм контроля вы все равно можете выйти за рамки бюджета.
Прежде чем мы разберемся, как контролировать перерасход средств, давайте подробнее рассмотрим распространенные причины перерасхода средств в проектах.
Неточные оценки проектов
28% проектов терпят неудачу из-за ошибочных проектных оценок.
Неточность в оценках может быть следствием как недооценки, так и переоценки затрат. И то, и другое одинаково вредно и происходит вследствие преднамеренных или непреднамеренных погрешностей прогнозирования.
Чтобы обеспечить положительные результаты проекта, сметы должны опираться на реальные данные и быть точными.
Изменение объема работ
В стремительно развивающейся бизнес-среде и при часто меняющихся потребностях бизнеса изменение объема работ зачастую неизбежно.
45% проектов сталкиваются с проблемой «ползучих границ», и это один из самых распространенных факторов превышения затрат при управлении проектами. Использование подробной и основательной системы отслеживания проекта может помочь в мониторинге выполненных и ожидающих выполнения задач для контроля изменений объема работ.
Отсутствие управления рисками
Каждый руководитель проекта надеется, что его планы сработают, как задумано. К сожалению, все не так просто.
Непредсказуемые внутренние или внешние факторы могут вызвать непредвиденные задержки проекта или привести к перерасходу средств. Стратегия управления рисками и изменениями может помочь вашей команде избежать финансовых потерь.
Недостатки коммуникации в командах
29% проектов терпят неудачу из-за нечетких коммуникаций. Отсутствие элементарных коммуникаций между руководителями проектов и лицами, заинтересованными в их реализации, приводит к задержкам, которых можно было бы избежать.
Такие задержки могут привести к напрасным усилиям, распылению ресурсов, потере времени и перерасходу средств при управлении проектами.
Как предотвратить перерасход средств?
Исследования McKinsey и Оксфордского университета показывают, что более половины крупных ИТ-проектов превышают установленные бюджеты более чем на 45%.
Поскольку технологические проекты становятся все более масштабными и охватывают все более широкую организационную базу, любые ошибки представляют огромный риск для всей компании.
Ежегодно из-за перерасхода средств теряется более 66 млрд долл., так что потеря контроля бюджета проекта может привести к снижению прибыльности компании. Ниже мы приводим некоторые советы, которые помогут предотвратить перерасход средств на проект и более жестко контролировать бюджет.
Точное планирование проектов
Одним из самых эффективных способов добиться успеха проекта — точное планирование. Чем точнее будут ваши сметы, тем больше шансов, что проект уложится в бюджет.
Подробный бюджет и план управления рисками помогут охватить все ваши потребности и направить проект к достижению запланированных целей.
Проявляйте должную осмотрительность при работе с поставщиками
Многие проекты требуют взаимодействия со сторонними поставщиками. В их обязанности может входить выполнение различных задач от поставки сырья до производства продукции.
Убедитесь, что ваши команды проявляют должную осмотрительность перед установлением отношений с поставщиками. В противном случае поставщики могут оказаться непомерно дорогими и привести к перерасходу средств, которого можно было бы избежать. Ниже перечислены основные шаги проверки поставщика:
- Убедиться в том, что поставщик способен выполнить поставленные задачи и удовлетворить потребности компании.
- Провести детальную проверку, чтоб обеспечить точность предоставленных расценок.
- Изучить послужной список поставщика, чтобы узнать, есть ли у него успешные проекты с другими компаниями.
- Провести тщательную проверку и убедиться в том, что поставщик способен обеспечить заданное качество и сроки, указанные в контракте.
Контролируйте «ползучие границы» и оптимизируйте ресурсы
Исследование PMI подтверждает, что начальные стадии проекта сильнее всего влияют на его общую стоимость.
Когда конечные пользователи, члены проектной команды и другие заинтересованные стороны делают слишком много запросов на изменения в проекте, это может привести к перерасходу средств. Тщательно проверяйте необходимость любых изменений границ проекта и помните о необходимости перераспределения ресурсов.
Собрав квалифицированную команду с оптимальными ресурсами, вы повышаете экономическую эффективность проекта и гарантируете его успех.
Внедрите инструмент управления проектами
Универсальный инструмент управления проектом помогает руководителю проекта повысить эффективность и контролировать затраты.
Помимо эффективного мониторинга ресурсов проекта он позволяет лучше планировать задачи, чтобы избежать нерационального использования или потери ресурсов.
Четкие коммуникации
Бесперебойные коммуникации при помощи ПО для управления проектами поможет выполнить проект на должном уровне.
Ключевые заинтересованные стороны получат полный обзор хода проекта, а проектные команды будут иметь легкий доступ ко всем данным, необходимым для их работы.
Следите за ходом работ
Чтобы предотвратить перерасход средств, следите за ходом реализации проекта. Инструменты управления проектами помогают выявлять текущие проблемы и предотвращать их перерастание в более крупные проблемы, угрожающие успеху проекта.
Диаграммы Ганта позволяют отслеживать ход реализации проекта, загруженность команды и невыполнение плана в режиме реального времени.
Что делать при превышении расходов
Если несмотря на все усилия вашей команды стоимость проекта превышена, можно предпринять определенные шаги, которые помогут вернуть проект в нужное русло. Важно понимать, что ключ к успеху проекта — контроль четырех аспектов, от которых зависит его стоимость.
Истинная причина перерасхода
Изучите конкретные статьи расходов, которые были превышены, чтобы выяснить истинные причины задержки проекта и превышения затрат.
Вполне возможно, что одна задача проекта потребовала больше ресурсов или времени, чем ожидалось, что привело к каскадному воздействию на последующие задачи проекта. Поговорите с членами своей команды и проведите детальный анализ, прежде чем делать какие-либо выводы.
Управление стратегией проекта и заинтересованными сторонами
Слишком большое внимание к бюджетированию и планирования проекта может привести к тому, что меньше внимания будет уделено стратегии и взаимодействию с заинтересованными сторонами.
Сформулируйте, в чем заключается стратегическая ценность проекта на его ранней стадии, чтобы удерживать внимание на проекте. Согласовав бизнес-цели с графиком проекта, вы поможете проектным группам избежать перерасхода средств и успешно завершить проект.
Поддержка команды
Для реализации высокоэффективных проектов необходимы культура высокой эффективности, общность видения и единые процессы необходимы.
Вместо индивидуальных рабочих целей создайте для проекта общую мотивационную систему. Внедряйте стратегии управления изменениями.
Точное и своевременное информирование об изменениях в проекте, его основных этапах и ключевых событиях поможет всем членам команды оставаться на одной волне.
Ведущие практики управления проектами
Использование проверенных и испытанных практик управления проектами поможет вашей команде выполнить проект в соответствии с планом.
Внедрите процессную дисциплину и установите строгие процедуры для любых запросов на изменения с более коротким циклом поставки, чтобы избежать потерь. Это обеспечит ясное распределение ответственности и позволит избежать недопонимания в коллективе, а результатом будет повышение эффективности.
Как предотвратить перерасход средств с помощью Wrike
Не полагайтесь на удачу — обеспечьте успех вашего проекта в рамках сроков и бюджета. Добивайтесь результатов, используя ПО для управления проектами, которое предоставляет вам необходимые инструменты для планирования, контроля и отчетности.
Наделяя ваши команды инструментами, необходимыми для высокоэффективного выполнения проектов, Wrike способствует созданию и предоставлению ценностей для ваших клиентов.
Контролируйте ход выполнения проекта с помощью визуальных Канбан-досок и автоматизируйте задачи для обеспечения их своевременного выполнения. Начните планировать высококачественные проекты для их реализации в срок и в рамках бюджета с помощью бесплатной двухнедельной пробной версии Wrike.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
