Изучая рекомендации по управлению проектами, вы наверняка не раз и не два услышите дельные замечания, которые заставят вас подумать: «Отличный совет! Это стоит запомнить!», только чтобы через пару недель просто забыть, о чем вообще шла речь. В этой статье мы постарались сосредоточиться на 10 важных моментах управления проектами, о которых часто забывают. Каждый раз при старте нового проекта пробегитесь глазами по этому списку, чтобы точно не упустить из виду небольшую деталь, которая потом создаст вам большие проблемы.
1. Общайтесь со всеми заинтересованными сторонами
С первого дня работы над проектом важнейшей задачей становится коммуникация, причем не с избранными участниками, а со всеми, кого он как-либо касается. Поддерживайте постоянный контакт с коллегами, менеджерами, спонсорами, клиентами и будущими ключевыми потребителями.
2. Создайте группу управления рисками
Управление проектами и задачами всегда сопряжено с различными рисками — вот почему так важно иметь хорошую команду, которая будет отслеживать их и сможет нейтрализовать. Благодаря работе этой группы ваш проект всегда будет в зеленой зоне и не окажется ни в желтой, ни тем более в зловещей красной. Группа управления рисками послужит первой линией обороны в случае возникновения проблем.
3. Проведите установочное совещание по проекту
Успешность проекта зависит от того, насколько сходны представления всех заинтересованных сторон о ходе работ и конечном результате. Выработать общее видение поможет установочное совещание. Пригласите на него потенциальных участников и всех, для кого этот проект может быть важен, чтобы поговорить об их ожиданиях. Чем раньше вы начнете этот диалог, тем лучше. Кроме всего прочего, это облегчит постановку более детальных задач конкретным членам команды. Держать людей в курсе с самого начала — это простое, но эффективное средство, способствующее удачному завершению проекта.
4. Не забудьте подробное описание работ по проекту
В процессе управления проектами часто возникает проблема распределения задач и разделения ответственности. Подробный регламентирующий документ поможет избежать накладок в этих вопросах. Если объем работ для каждой группы и каждого сотрудника четко определен, все будут понимать, что от них требуется. Документ с подробным описанием работ по проекту, с которым письменно согласятся представители всех заинтересованных сторон, заложит основы для эффективной системы внутреннего контроля.
5. Составьте подробный план работ
Подробный план работ документирует все этапы проекта и важен для их своевременной сдачи с выполнением всех задач в срок. Существует известный принцип: измеримого результата легче достичь. План работ в данном случае служит для того, чтобы оформить в виде измеримых целей постоянно меняющиеся части проекта.
Wrike создан для того, чтобы воплотить ваши отличные бизнес-идеи на практике. Попробуйте нашу систему для эффективного управления проектами бесплатно »
6. Ведите «бортовой журнал» проекта
Многие менеджеры по управлению проектами сталкивались с тем, что какие-то их поручения выполнялись с запаздыванием на несколько дней, а то и на несколько недель. Почему это происходило? По чьей вине? Что делать, чтобы такое не повторилось?
Для ответа на эти вопросы нужны факты, а не домыслы. Документируйте все, что происходит в процессе работы над проектом. Это гарантированный способ всегда иметь данные, необходимые для принятия более эффективных решений, и учиться на своих ошибках. Записывайте всё: этапы проекта, узкие места, изменение объемов работ, зависимости задач. Может пригодиться даже информация о болезнях и отпусках сотрудников.
7. Выслушивайте отзывы коллег
Никто не совершенен, и даже менеджеры по управлению проектами могут ошибаться или действовать не самыми лучшими методами. Знать, в какую сторону вы можете развиваться, очень важно для личностного роста, и ради этого нужно быть готовым принимать критику со стороны коллег.
Задача грамотного проект менеджмента — обеспечить успех проекта, и не следует забывать, что он зависит прежде всего от людей. Отзывы команды помогут вам оптимизировать работу над проектом и стать более эффективным руководителем.
8. Объясняйте последствия расширения проекта
Когда на вас сваливается очередная дополнительная задача, иногда кажется, что легче просто принять ее, чем объяснять, чего будет стоить ее реализация. Однако вам же потом придется расхлебывать последствия. Получив очередное требование к проекту, необходимо донести до заинтересованных сторон, как именно его выполнение повлияет на сроки и бюджет. Это ваша прямая обязанность.
9. При необходимости оформляйте новые соглашения
Новые запросы часто ведут к расширению объема проекта. Если такое происходит, лучшее, что вы можете сделать, — это попросить всех принять новый компромиссный план действий. Так заинтересованные стороны смогут оценить, насколько изменился объем работ и как это отразится на проекте в целом. Кроме того, так у вас будет документ, который позволит избежать недопонимания при возможном сдвиге дедлайнов.
10. Проведите итоговое совещание по проекту
Проект успешно завершен, но работа еще не окончена. Необходимо осмыслить результаты, чтобы понять, как оптимизировать работу над последующими проектами. Итоговое совещание — это идеальный повод собрать всех участников проекта вместе и обсудить достижения. Поговорите о том, какой полезный опыт вы извлекли и что следует улучшить. Если ваши процессы несовершенны, не стоит использовать их в неизменном виде. Постоянная оптимизация организации работы поможет сэкономить время и деньги в долгосрочной перспективе.
Система менеджмента проектов Wrike делает понятным, кто за что отвечает, и насколько готовы проекты. Попробуйте бесплатно »
Эти рекомендации показались вам полезными?
Тогда распечатайте их в виде инфографики (см. ниже) и повесьте на стену рядом с рабочим местом, или сохраните картинку себе на компьютер, чтобы смотреть на нее каждый раз, начиная новый проект (например, сделав ее прикрепленным уведомлением).
Вам понравилась эта инфографика? Распечатайте ее или разместите в своем блоге. Код для размещения:
А какие приемы управления проектами используете вы?
Мы знаем, что опытные руководители проектов следуют и другим полезным правилам в своей работе. Поделитесь советами по управлению проектами в комментариях — мы будем рады у вас поучиться.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
