Недавно у нас прошел вебинар с приглашенным экспертом — Ниной Михеевой, Менеджером проектов в глобальной команде HSBC Bank. Мы поделились секретами успеха и инструментами, чтобы наладить совместное сотрудничество и повысить эффективность.
КАКИЕ ФАКТОРЫ ПРИВОДЯТ К ФОРМИРОВАНИЮ УДАЛЕННЫХ КОМАНД
Виртуальные команды представляют собой распределенную группу сотрудников, которые работают над одними проектами. Какие факторы ее формируют и почему?
Прежде всего, это:
- Экономия на ресурсах и издержках. В глобальной организации экономически невыгодно в каждой стране своего присутствия иметь сотрудников с дублирующими функциями. Именно поэтому для бизнеса гораздо логичнее создать единый ресурсный пул для той или иной функции, сотрудники которой будут скорее всего базироваться в разных часовых поясах.
- Внедрение единых стандартов и процессов работы. Это очень важно для крупной глобальной организации. Гораздо проще обеспечить единые стандарты в одной команде (даже если она виртуальная), чем во множестве отдельно взятых странах.
- Наличие или отсутствие нужной экспертизы. Например, специалисты узкого профиля, которых важно привлечь к проектам.
Виртуальные команды могут как проектными (временно созданные под нужды бизнеса), так и операционными, когда ресурсы за исключением контракторов нанимаются на постоянную основу. В операционных командах есть определенные особенности в работе — например, мотивационная составляющая.
Процесс выделения ресурсов для проекта
Исходя из целей проекта, менеджеры выбирают именно те ресурсы, которых не хватает. Как правило, в глобальной организации отправляется запрос на все региональные команды и исходя из требований формируется проектная группа.
Так в чем же заключаются основные преимущества виртуальных команд?
Во-первых, это очень экономит время на организацию рабочих встреч — можно просто создать видеоконференцию и подключиться к звонку с удаленными сотрудниками, например, через Zoom или Hangouts. Во-вторых, это отличная возможность для обмена опытом. Если команды работают на масштабных проектах, то взаимодействие с удаленными сотрудниками дает еще больше возможностей для личного развития и профессионального роста.
Но для того, чтобы достигать высоких результатов, удаленные сотрудники должны быть максимально вовлечены в проект. Зачастую они сталкиваются с похожими проблемами, одни из самых распространенных это:
- Разные часовые пояса;
- Языковой барьер и разница менталитетов;
- Контроль за поставленными задачами;
- Несовершенства технических средств.
Как же их преодолеть и повысить эффективность работы с удаленными командами?
1. Ведите все проекты в сервисе для управления совместной работы (например, Wrike).
Платформа помогает лучше контролировать статус и исполнение поставленных задач, а также отслеживать прогресс по проектам. Всем сотрудникам на почту будут приходить уведомления о поступлении новых задач и напоминания о том, какие из них нужно завершить согласно поставленным дедлайнам.
Диаграмма Ганта в Wrike
Все обсуждения о ходе выполнения проектов ведутся в комментариях, поэтому никакая информация не будет утеряна —все данные будут храниться в одном месте. Менеджеры проектов в любое время могут выгрузить отчет и посмотреть результаты работы своих команд.
У Wrike также настроена интеграция с JIRA, которая дает возможность создавать новые задачи из JIRA прямо в Wrike, а также планировать проекты, включающие задачи, поставленные в обоих системах. C помощью двусторонней синхронизации достаточно лишь выбрать необходимые проекты, задачи и подзадачи в JIRA и синхронизировать их с отмеченными папками Wrike.
2. Составление внутреннего коммуникационного плана.
С чего нужно начать?
-
Составьте календарь встреч с проектной командой;
-
Опишите основные каналы связи с каждой из команд;
- Сделайте видеоконференции одним из основных каналом связи;
-
Организовывайте отдельные встречи для каждого из регионов.
3. Планирование проектов на коротких отрезках времени/спринтах.
- Все цели и задачи должны быть разбиты на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные. Они должны быть задокументированы в едином рабочем пространстве — каждый участник проектной группы должен иметь к ним доступ;
- Приоритет должен отдаваться краткосрочным задачам. При этом очень важно, чтобы спринт длился не более 1-2 недель;
- На регулярной основе нужно пересматривать список краткосрочных задач и расставлять на них приоритеты.
4. Установление личного контакта.
Зачастую удаленные команды чувствуют себя ресурсами. Именно поэтому так важно установить личный контакт, чтобы сформировать доверительные отношения между всеми участниками команды.
- Поддерживайте разговор на темы, не связанные с работой;
- Организовывайте регулярные one-to-one встречи/звонки ("один на один");
- Не забывайте про мероприятия для «живого общения» и тимбилдинги.
Надеемся, что наши советы были вам полезны. Желаем вам удачи в работе с удаленными командами! Посмотреть запись прошедшего вебинара по эффективной работе с удаленными сотрудниками можно здесь.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
