В былые времена издавались книги о приличиях, вежливости и хороших манерах в любой ситуации. А что сейчас? Где Эмили Пост цифрового общества? И что бы она сказала об этикете удаленной работы и цифрового общения?
Если вы уже работаете с Wrike и интересуетесь «правилами хорошего тона» при взаимодействии с удаленными сотрудниками, мы готовы предложить вам одиннадцать законов этикета удаленной работы (они будут особенно полезны при использовании инструментов, подобных Wrike). Следование этим правилам упростит совместную работу и сделает ее намного приятнее для всех сотрудников, где бы они ни находились.
A. Начало работы
1. Не назначайте задачу, не предоставив контекста
Если вы назначаете исполнителю задачу, обязательно позаботьтесь о том, чтобы у него был доступ и к родительской задаче тоже. Если исполнитель видит только собственную задачу, то он может не осознавать, какую роль играет этот винтик в механизме проекта, и не понимать общую цель. Если же родительская задача содержит конфиденциальную информацию, переходите к правилу №2.
2. Не назначайте исполнителям задачи, у которых еще нет полного описания
В противном случае исполнитель получит уведомление, кликнет на задачу — а там пусто! Вы думаете, он вернется через 10 минут посмотреть, не появилось ли описание? Скорее, он просто перейдет к следующей задаче. Поэтому, если вы не можете предоставить исполнителю доступ к родительской задаче, то прежде чем что-то ему назначать, добавьте в описание как можно больше контекста.
B. Ход работы
3. Если вы выполняете задачу, назначьте ее себе
Назначив себя исполнителем, вы принимаете ответственность за выполнение работы и показываете команде, что эта задача уже решается. Тогда не выйдет так, что над одной и той же задачей работают двое, тратя лишнее время и силы.
4. Начиная работу, включите таймер
Если задача слишком мелкая, чтобы назначить себя исполнителем, можно установить таймер, чтобы показать другим, что вы над ней работаете. Это в любом случае полезная привычка: например, с таймером вам будет проще отчитаться о времени, потраченном на проект.
5. Передайте эстафету, @упомянув коллегу в комментарии
Очень простой совет: @упомяните того, кто назначил вас исполнителем, чтобы он понял, что работа сделана и можно двигаться дальше. Элементарная вежливость: «Свою работу выполнил, @коллега, теперь ваша очередь!»
6. Своевременно обновляйте прикрепленные файлы
Вместо того чтобы загружать бесчисленные экземпляры файла и получить в итоге 13 разных вложений с названием продажи-рекл-оконч.pptx, воспользуйтесь возможностью загрузить новую версию. Тогда у вас наверняка будет только один вложенный файл в последней версии (продажи-рекл-оконч.ppt вар.13), и никто не запутается.
C. Отзывы и комментарии
7. Всегда @упоминайте того, с кем общаетесь
Иначе он не узнает, что вы отвечаете на его комментарий. Используйте его каждый раз, когда добавляете комментарий к обсуждению. @упоминаний не бывает слишком много.
Примечание: если @упоминание не превратилось в прямую ссылку (имя получателя должно стать синим), ваш коллега не получит уведомления о комментарии.
8. Не ждите мгновенных ответов
Это особенно важно, если участники команды находятся в разных часовых поясах: не ждите, что коллеги будут мгновенно отвечать на ваши сообщения в Wrike. В конце концов, комментарии к задачам — не живой чат. Отправив @упоминание, переходите к следующей задаче и следите, не появилось ли во входящих ответное @упоминание или не обновился ли статус задачи.
9. Не задавайте открытых вопросов — лучше дайте несколько вариантов ответа на выбор
Если вы задаете вопросы в комментариях к задаче, не заставляйте коллег писать в ответ целое сочинение. Сформулируйте вопрос таким образом, чтобы он включал в себя несколько вариантов ответа. В этом случае собеседнику будет проще ответить, и работа пойдет быстрее.
D. Завершение работы
10. Отмечайте задачу как выполненную, только если вся работа полностью завершена
Проще сказать так: если вы не создатель задачи, не закрывайте ее. Возможно, есть другие люди, которым нужно над ней поработать, а если вы отметите эту задачу как выполненную, они не смогут ее найти. Если задача отвлекает ваше внимание или занимает лишнее место на панели задач, удалите себя из списка исполнителей, как только закончите над ней работать, чтобы перестать следить за ходом ее выполнения.
11. Никогда не удаляйте задачу!
Если это не задача, созданная вами специально для себя, не удаляйте ее. Когда-нибудь она может понадобиться кому-то другому. Лучше пометить задачу как выполненную или сохранить в архиве, чтобы ваши коллеги смогли ее найти.
Вот и все! Эти одиннадцать правил упростят вашу совместную работу в Wrike с удаленными участниками команды. Если вы считаете, что эта информация была для вас излишней, мы ответим одним простым правилом: работая в Wrike, лучше переобщаться, чем недообщаться. Удачной совместной работы!
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
