Трудно быть маркетологом в эпоху цифровой революции. Новые данные генерируются с молниеносной скоростью, запросы поступают по всем каналам одновременно, а для единственной кампании приходится создавать десятки различных материалов.
61% специалистов в сфере маркетинга чувствуют давление, стараясь доказать свою полезность. В то же время 39% их коллег перерабатывают не менее 5 часов в неделю, чтобы соответствовать требованиям.
Активная деятельность изо дня в день мешает участникам маркетинговых команд действовать эффективно и находить время для стратегического планирования. Взаимодействие с клиентами только усугубляет эту проблему и вызывает трудности даже у самых эффективных команд.
Важность автоматизации как возможности отдать рутинную работу машинам постоянно растет, в то время как маркетинговые команды ищут способ расширить производство и повысить свою эффективность в условиях цифровой экономики. По результатам исследования McKinsey & Company, задачи, отнимающие у сотрудников 45% рабочего времени, могут быть автоматизированы благодаря внедрению испытанных технологий.
Давайте посмотрим, как некоторым современным маркетологам, например, сотрудникам креативного отдела компании Airbnb, удалось с помощью автоматизации сократить объем монотонной рутинной работы и добиться максимально стабильных и предсказуемых результатов.
1. Создание единого источника достоверной информации
По данным нашего отчета «Эпидемия стресса, и как сотрудники пытаются ее избежать», невозможность отыскать нужную информацию усиливает стрессовую нагрузку у 27% сотрудников с низким уровнем стресса и у 42% с высоким. К тому же поиск отсутствующих данных отнимает время и силы, которые можно было потратить на более результативную деятельность.
Хранение всей информации по проекту в едином доступном хранилище помогает сотрудникам находить то, что им нужно. Кроме того, это помогает избежать использования в работе устаревших данных или проблем с управлением различными версиями.
Вместо того, чтобы заставлять участников своей команды вручную копировать информацию с одной платформы на другую, ведущие маркетологи используют интеграцию, чтобы наладить автоматический обмен данными между системами и сформировать единый источник достоверной информации. «Каким бы инструментом мы ни пользовались, меня в первую очередь интересовали API-интерфейсы, чтобы мы смогли автоматизировать все, что можно», — признается Хун Ким, руководитель креативного отдела в Airbnb.
Нет встроенной интеграции? Никаких проблем! Такие инструменты, как Zapier и Workato, позволяют связать между собой разрозненные приложения и расширить единый источник достоверной информации. Например, интеграция Zapier для Wrike и HubSpot автоматически конвертирует формы HubSpot в задачи Wrike и назначает их нужным сотрудникам.
2. Оптимизация процесса поступления рабочих задач
Маркетологи тратят много времени, собирая запросы с различных платформ и назначая их соответствующим исполнителям. Чем больше запросов вы получаете, тем более длительным и утомительным становится этот процесс.
Платформы управления проектами и совместной работой, такие как Wrike, помогают автоматизировать процесс приема рабочих задач благодаря динамическим формам запросов. В этих формах собирается вся информация, которая нужна маркетологам, и соответствующие поля формы открываются в зависимости от вводимых данных в режиме реального времени.
После отправки формы она автоматически направляется в нужную папку и назначается исполнителю, который лучше всего подходит для этой работы. Такая форма может даже запустить на выполнение заранее подготовленный шаблон проекта. Но знаете, в чем главный плюс? Вся информация, связанная с проектом, размещается в едином доступном хранилище!
По данным Руководства по трансформации бизнеса для директоров по маркетингу, около 50% клиентов Wrike Marketing заявили о «большом влиянии» Wrike на структуру и эффективность их рабочих процессов. Более четверти респондентов назвали это влияние «очень большим».
3. Создание шаблонов для повторяющихся сценариев
Статьи в блоге, рекламные кампании, выставки — маркетологам постоянно приходится выполнять однотипные проекты. Даже если есть отличия в мелочах, этапы достижения итогового результата остаются неизменными, так зачем тратить время, создавая рабочие процессы с нуля каждый раз, когда вы начинаете новый проект?
«Отчеты в Wrike очень нам помогают, потому что мы видим, сколько усилий вложено в тот или иной процесс и сколько было затрачено времени, — говорит Ким. — И тогда уже, опираясь на данные, можно судить о том, на каком участке автоматизация принесет наибольшую пользу».
Определите тип проектов, с которыми ваша команда работает наиболее часто, и создайте для него шаблоны рабочих процессов в вашей системе управления проектами. Каждый раз, начиная работу над новым проектом, вы сможете просто его копировать. Будут скопированы все ключевые компоненты, такие как зависимости, сроки задач, имена исполнителей и отчеты.
Создание процессов на основе шаблона экономит высокопроизводительным маркетинговым командам кучу времени, высвобождая ресурсы для более сложных или нестандартных проектов. Кроме того, это позволяет гораздо проще оценивать, а со временем и увеличивать производительность, обеспечивая команде стабильный успех.
4. Устранение препятствий, снижающих эффективность
Изучение данных по управлению проектом позволяет выявить не только повторяющуюся работу, но и распространенные факторы, снижающие эффективность. Возникают задержки на одном и том же этапе творческого процесса? Постоянно появляются проблемы при передаче рабочих материалов? Используйте автоматизацию, чтобы преодолеть трудности, вызванные человеческим фактором.
Например, Ким заметил, что некоторые моменты, связанные с созданием PDF-документов, приводили к недоразумениям и проблемам с управлением версиями. Запросы на исправления высылались по электронной почте фрилансерам, и те отчитывались о внедрении правок и прикладывали к письмам новые версии PDF-документов.
Эта переписка приводила к множеству проблем. Обсуждения терялись среди электронных писем, заказчики и руководители часто попросту не догадывались, что для продолжения работы над проектом требовалось их одобрение, а в почтовые ящики сыпались все новые и новые версии файлов.
Сейчас весь процесс согласования в компании Airbnb выполняется в Wrike. Когда в документ вносятся пометки о необходимости что-то исправить, фрилансер автоматически получает уведомление. Он вносит правки прямо в Wrike и загружает обновленный файл. Проверяющий получает сообщение о том, что все готово. Все исправления легко отслеживаются, необходимые правки немедленно вносятся, и все обсуждения и файлы хранятся централизованно.
Как компания Airbnb повысила свою результативность благодаря автоматизации
Программа Airbnb Plus предлагает лучшее жилье от хозяев с превосходными отзывами на платформе Airbnb. Очень большую роль в этом проекте играют фотографии, так как всегда бывают нужны баннеры, привлекательные снимки на Pinterest и т. д.
Каждый раз при создании нового снимка или вложения команда добавляла его на отдельный слайд Google Презентации. Все обсуждения, касающиеся обработки и использования изображения, велись в комментариях к слайду. Со временем презентация так разрасталась, что на ее загрузку при открытии уходило целых две минуты.
Хун Ким быстро понял, что этот ручной процесс не позволяет работать с более значительными объемами данных, и решил оптимизировать процессы отбора, проверки, утверждения и использования фотографий, интегрируя различные инструменты, с которыми работали участники команды. Теперь процесс выглядит следующим образом.
Статусы задачи отображаются на специальной панели Wrike, но главное здесь то, что заинтересованные лица получают автоматические уведомления сразу же, как только фотография оказывается готова к проверке. Все изменения отслеживаются в Wrike, а окончательный вариант четко помечен.
Благодаря автоматизации Киму и его команде удалось превратить изначально запутанный процесс в последовательный и организованный. Теперь подготовка иллюстративных материалов в креативном отделе Airbnb Plus ведется намного быстрее.
Все в ваших руках
Автоматизация может восприниматься как что-то волшебное, но использовать ее возможности может любая маркетинговая команда. Не нужно беспокоиться и загружать себя сверхурочной работой, а лучше поищите способы снять с команды лишнюю нагрузку за счет автоматизации.
Попытайтесь изучить четыре направления, описанные в этой статье, чтобы добиться следующих целей:
- Используйте API-интерфейсы, чтобы уменьшить необходимость в ручном вводе данных и сократить затраты времени на поиск информации
- Оптимизируйте процесс поступления рабочих задач и автоматизируйте назначение исполнителей
- Перестаньте изобретать колесо и пользуйтесь шаблонами рабочих процессов при выполнении повторяющихся проектов
- Сведите к минимуму число ошибок из-за человеческого фактора, используя автоматические напоминания и уведомления
Хотите больше узнать о том, как компания Airbnb применяет Wrike для расширения своей деятельности в глобальном масштабе? Прочтите всю историю успеха.
Как выбрать систему для совместной работы?
Руководство для команды маркетинга
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
