«Здравый смысл — худший враг творчества». (Пабло Пикассо)
При всем уважении к мистеру Пикассо мы с ним не согласны.
Хотя многие руководители креативных отделов считают тщательно продуманные рабочие процессы помехой для творческого подхода к выполнению задач, управление сотнями проектов от десятков заказчиков может очень быстро превратить работу команды в полный хаос. Неэффективные рабочие процессы приводят к пропущенным срокам, недоразумениям и лишней работе.
И все эти проблемы неизбежно отвлекают ваших сотрудников от возможности качественно и творчески выполнять свою работу. По данным опроса iStock, проведенного в 2013 году среди 400 креативных специалистов из США и Великобритании, около 25% из них уделяют непосредственно творческой работе не более двух часов в день.
Участникам быстрорастущих креативных команд с повторяющимися рабочими процессами будет полезно взглянуть на свою деятельность с точки зрения звукозаписывающей индустрии.
Виниловая пластинка — это диск, на каждую поверхность которого нанесена непрерывная спиральная канавка (дорожка). При движении по дорожке игла проигрывателя начинает вибрировать, и в результате возникает музыка. Вместо того чтобы вручную наносить дорожки на каждую отдельную пластинку, компании-изготовители сначала создают так называемую матрицу. Матрица служит в качестве пресс-формы и используется для тиражирования тысяч пластинок с отдельными песнями или альбомами.
Представьте, что матрица — это ваш креативный процесс, а пластинки — это отдельные проекты. И вместо того, чтобы наносить звуковые дорожки с нуля, вы при создании каждой новой веб-страницы или рассылки используете готовую матрицу.
Другими словами, если у вас есть налаженный рабочий процесс, вы сможете выполнять больше проектов и работать эффективнее, чем если бы вам каждый раз приходилось «выцарапывать дорожки» заново. Давайте разберемся, как настроить рабочей процесс с учетом и креативного подхода, и здравого смысла.
Начнем с начала: документирование креативного рабочего процесса
По данным отраслевого отчета о положении дел во внутренних креативных отделах за 2017 год, при подготовке которого были опрошены 375 руководителей креативных отделов, большинство рабочих процессов задокументированы в лучшем случае частично. Как утверждают респонденты, полностью задокументированы менее половины процессов.
Так что, прежде чем заняться улучшением существующих процессов или внедрением новых, необходимо досконально изучить текущие рабочие процессы своей команды и выяснить, что работает, а что — нет. И если вы думаете, что у вашей команды нет никаких процессов, вы сильно ошибаетесь! Отсутствие процесса — это тоже процесс, хотя и не очень грамотный.
Есть два эффективных способа задокументировать имеющиеся процессы.
1) Схема «Вход > Действие > Выход». Эта методика подходит для команд, использующих небольшое количество достаточно линейных и не слишком сложных процессов. Она помогает лучше понять, как работает команда, как каждая задача связана с последующей, и кто задействован на каждом этапе работы. Ниже приводится пример частично составленной схемы «Вход > Действие > Выход».
2) Создание карты процесса. Для команд, выполняющих объемные и сложные проекты, недостаточно понять каждый этап рабочего процесса и определить ответственных. Им также нужно приоритизировать свои проекты и согласовать действия с действиями и интересами других команд.
Составление карты процесса — отличная передовая методика. Для начала нужно провести инвентаризацию текущих проектов и их результатов. Далее все эти элементы приоритизируются в зависимости от их важности. Затем определяются процессы путем выявления их триггеров (начальных точек) и результатов (конечных точек). После этого перечисляются конкретные шаги, которые и образуют путь от триггера к результату.
- Инвентаризация текущих процессов, проектов и конечных результатов
- Приоритизация действий в зависимости от их важности
- Выявление триггеров (начальных точек) и результатов (конечных точек)
- Перечисление шагов, необходимых для перехода от триггера к результату
Создание карты процессов помогает наглядно представить потоки информации в вашей команде и во всей компании. Оно проливает свет на препятствия и неэффективные действия, например на двойную работу, плохое взаимодействие, отсутствие налаженной обратной связи и т. п.
Более подробную информацию о составлении карт процессов, можно найти в этой статье.
Важный совет. Если вам сложно задокументировать процесс с помощью любой из описанных методик, попробуйте двигаться от конца к началу. Начните с результатов выполнения проекта и изучите ваш процесс в обратном направлении, чтобы понять, как получаются такие результаты.
После того как вы задокументируете свои рабочие процессы, рассмотрите следующие возможности для улучшения.
Выбор единого источника достоверной информации
Как вы получаете запрос на выполнение проекта? Где хранится ваша информация? И где размещаются все необходимые файлы? Если вы работаете так же, как и большинство креативных отделов, то ответы будут варьироваться от папки входящих сообщений до Excel или Dropbox. При этом 80% бизнес-руководителей считают, что проблемы у них возникают из-за использования различных систем и приложений, которые «не контачат друг с другом».
И чем больше у вас проектов, тем труднее вам управлять информацией, материалами и версиями на всех этих платформах. Именно поэтому вам нужно найти для команды единый источник достоверной информации, прежде чем браться за решение всех остальных проблем. А это значит, что скорее всего вам придется распрощаться с электронной почтой и Excel для этих целей и выбрать подходящий инструмент для командной работы, где будут собраны все данные и материалы, относящиеся к проекту.
Важный совет. Лучшие решения для управления проектами позволяют оптимизировать потоки информации благодаря интеграции с программными инструментами, используемыми в команде, такими как Gmail, Adobe Creative Suite, Box и Slack. В то время как решение для управления проектами выполняет роль единого источника достоверной информации, доступ к данным и их ввод может осуществляться с помощью этих привычных инструментов.
Переход от списка задач к методикам их выполнения
Рабочий процесс — это выполнение определенных действий. Допустим, вы знаете, что нужно сделать, благодаря тщательному планированию, но пора подумать и о том, каким образом вы будете это делать. Для начала желательно сгруппировать отдельные задачи в рабочие этапы, необходимые для выполнения проекта или достижения цели.
Хотя рабочие процессы каждой из команд могут включать в себя различные задачи и подзадачи, некоторые элементы играют ключевую роль в большинстве творческих процессов:
- Получение запроса / брифа
- Определение объема проекта или отчетных материалов
- Исследование и подготовка к работе
- Согласование
- Производство
- Отчетность
Эти рабочие этапы формируются с учетом уникальных особенностей вашей команды, клиентуры и отчетных материалов. Один из наиболее универсальных и удачных способов структурировать рабочие процессы — это разделить проекты по типам, таким как создание видео, проведение почтовой кампании или разработка веб-дизайна. Ниже приводится пример для разработки дизайна веб-страницы.
Обратите внимание, что рабочие элементы в этом процессе маркированы статусами задач, такими как «Новое», «В работе», «Утверждено». Присвоение статусам названий, которые имеют смысл в ваших проектах, — это тоже часть рабочего процесса. Такие статусы помогают сотрудникам следить за развитием ситуации и понимать, когда пора переходить к очередной задаче или этапу.
Достижение стабильного успеха благодаря шаблонам и автоматизации
Как видите, отстроенные рабочие процессы креативного отдела могут быть очень детальными. Поэтому успешные команды часто рассматривают свою работу не как набор отдельных проектов, а скорее как цепочки повторяющихся задач и рабочих процессов.
Сохранение рабочего процесса (например, приведенного выше примера разработки веб-страницы) в качестве шаблона на платформе управления проектами позволяет клонировать его каждый раз, когда вы начинаете работу над новым проектом. В этом случае все ключевые компоненты, такие как зависимости, сроки задач, исполнители и отчеты, будут копироваться, а не создаваться с нуля.
Создание процессов на основе шаблона экономит креативным командам много времени, высвобождая ресурсы для более сложных или нестандартных проектов. Кроме того, это позволяет гораздо проще оценивать, а со временем и увеличивать производительность, обеспечивая команде успешные результаты работы.
Еще один способ оптимизировать рабочие процессы, которым пользуются эффективные команды, — это автоматизация. Она подразумевает автоматическое создание проекта при получении брифа, назначение задач нужным сотрудникам в зависимости от проектных требований и рассылку уведомлений о задачах и обновлениях в режиме реального времени.
Важность поэтапного улучшения
Работа над созданием эффективных процессов никогда не заканчивается. Они постоянно улучшаются и оптимизируются благодаря новым проектам, специалистам и исследованиям.
Как говорит специалист по бизнес-операциям и защитник бренда Wrike Адлер Чан, «Потребность в поэтапном улучшении и оптимизации ваших процессов возвращает вас к необходимости иметь единый источник достоверной информации для всех ваших проектов. Только в этом случае вы сможете оглянуться назад и точно проанализировать и улучшить имеющиеся процессы на основе более ранних показателей эффективности».
Включаем музыку погромче!
«Творчество — это интеллект, доставляющий удовольствие». (Альберт Эйнштейн)
Знание о том, к какому сроку нужно разработать дизайн-проект, или кто должен проверить макет, вряд ли повредит вдохновению. Зато долгие поиски нужных сведений в электронной переписке, неудачные попытки расставить приоритеты или сомнения о том, что делать дальше, наверняка повредят.
Креатив и рабочие процессы вовсе не исключают друг друга. Как мы видим на примере звукозаписывающей индустрии, существует эффективный, последовательный и умный способ создавать произведения искусства.
- Тщательно задокументируйте ваши креативные процессы, используя схему «Вход > Действие > Выход» или методику составления карты процесса.
- Выберите источник достоверной информации для всех данных, связанных с проектами.
- Разбивайте крупные, кажущиеся невыполнимыми цели на небольшие этапы.
- Определите статусы в рамках рабочего процесса, благодаря которым ваши дизайнеры и все заинтересованные лица смогут видеть, как продвигается работа, с первого взгляда.
- Создайте шаблоны для часто выполняемых и повторяющихся проектов и задач, чтобы сэкономить время и не изобретать велосипед.
- Автоматизируйте повторяющиеся рутинные задачи, такие как назначение исполнителей или рассылка электронных сообщений об изменении статуса.
- Периодически проверяйте свой творческий процесс и находите способы его улучшить.
Рабочий процесс — это лишь один из четырех важнейших элементов, которым должны уделять внимание творческие команды для создания высококачественной продукции. Чтобы узнать об остальных элементах, скачайте электронную книгу "Полная инструкция по созданию первоклассного креативного агентства внутри компании".
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
