На выполнение крупных проектов зачастую требуются силы всех сотрудников из разных команд. Руководители и менеджеры проектов должны умело координировать совместную работу между отделами в своих организациях для открытия новых перспектив, реализации амбициозных планов и согласования действий для достижения общей цели.
Однако совместной работой между отделами порой сложно управлять. При совместной работе отделов очень часто не удается уложиться в сроки или бюджетные ограничения, выполнить требования клиентов или продвинуться в достижении стратегических целей компании. Нужны умелые навыки управления проектами, высококачественные инструменты и продуманная стратегия для преодоления возможных трудностей.
Для успешной организации работы между отделами команды должны согласовать единые цели, задачи и ожидания. Менеджеры проектов должны сообщать сроки и устанавливать четкие вехи для отражения прогресса по реализации цели проекта.
Что такое совместная работа разных отделов?
Совместная работа разных отделов заключается в том, что группа людей с разными функциональными обязанностями вместе работают над одной целью или проектом. Она лучше всего реализуется при сотрудничестве команд, понимании других ролей и выполнении плана проекта.
Почему совместную работу между отделами сложно наладить?
Мы понимаем, что при совместной работе отделов объединяется весь кадровый потенциал, тогда почему управлять несколькими отделами сложнее, чем одной командой?
Самая большая проблема в организации совместной работы между отделами – разница приоритетов или ключевых показателей производительности у разных команд. Например, инженер может быть больше заинтересован в оптимизации эффективного функционирования приложений для поддержки нового продукта. Тогда как менеджер по продажам может быть больше сосредоточен на других преимуществах продукта.
Когда команды, обычно не работающие вместе, объединяются для совместного сотрудничества, важно начать проект с определения общих ценностей и показателей успеха.
Перечислим несколько проблем при организации совместной работы разных отделов.
1. Удаленная работа команд
Во время пандемии коронавируса, самоизоляции и карантина совместная работа между отделами представляет собой новый вызов. Многие менеджеры проектов вынуждены полагаться на цифровые средства коммуникации для отслеживания общего прогресса и рассылки обновлений.
Однако такие инструменты для управления проектами и совместной работы, как Wrike, повышают уровень прозрачности данных по проекту, налаживают коммуникацию и сотрудничество между отделами и даже хранят актуальные файлы на одном портале.
2. Социальная лень
Помните, когда в студенчестве вашей группе назначали проект, всегда находился один студент, который не прилагал должных усилий? Это феномен социальной лени, который также встречается при совместной работе между отделами. Во избежание подобного поведения менеджер проектов должен разработать показатели для оценки работы как самой группы, как и отдельных команд внутри нее.
3. Непонимание зоны ответственности других отделов
Такое часто встречается, поскольку разные команды глубоко погружаются в свою работу, что не могут в полной мере оценить задачи и зону ответственности других команд. Разные команды используют свой профессиональный жаргон, из-за чего затрудняется взаимодействие отделов. Знание отличий команд при совместной работе может стать организационным преимуществом при грамотном управлении.
В чем преимущества совместной работы между отделами?
Теперь перейдем к преимуществам совместной работы между отделами.
- Инновационные идеи
Конечно, совместная работа разных отделов с легкостью не дается. Она рождает не меньше проблем, чем дает полезных результатов. Но в чем положительная сторона всех этих конфликтов людей, столкновения перспектив и процессов? Так создается динамика, появляются инновационные идеи. А без новых перспективных идей ваша организация погрязнет в посредственности. - Заинтересованные сотрудники
Один из лучших способов повысить заинтересованность сотрудников – наладить командную работу. Пусть мнение каждой команды будет услышано, а руководители получают поддержку при принятии новых решений. Налаженная совместная работа в организации приведет к вовлеченности работников, их желанию приниматься за новые проекты и открытости к новому — отношению к работе не как к обузе, а как к вызову, который выведет их на качественно новый уровень. - Ускорение темпов ведения бизнеса
С культурой налаженной совместной работы между отделами вы сможете быстрее выводить продукцию на рынок. Командная работа и взаимодействие ускорят, упростят процесс и повысят его эффективность. В результате ускорится способность организации создавать новые ценности. - Повышение гибкости в организации
При организованной совместной работе между отделами улучшается и способность организации работать над более значительными проектами. Командная работа и взаимодействие – основа таких методологий работы, как Agile и Scrum, которые повышают гибкость и скорость реагирования команд. - Улучшение согласованности с ключевыми участниками
Говоря о совместной работе внутри организации, нужно обратить внимание на внешнее взаимодействие с клиентами, партнерами и поставщиками — ключевыми участниками, на которых непосредственно влияют ваш проект и продукт. Если вы сможете использовать их отзывы в процессе разработки, то лучше воплотите требования клиентов в новом функционале вашего продукта. Беспроигрышный вариант. - Повышение привлекательности для лучших специалистов
Совместная работа между отделами – конкурентное преимущество вашей организации при привлечении высококвалифицированных кадров. Соискатели с высокой мотивацией хотят работать вместе с коллегами, которых уважают и у которых могут научиться чему-то новому. Поэтому если у вас уже будет культура совместной работы, это станет основой для привлечения лучших специалистов, особенно среди молодежи.
Как профессионально управлять совместной работой между отделами в организации
1. Объяснить долю участия каждой команды в общем плане
В начале — на стадии планирования — вашего проекта попросите команду высказаться и обсудить с вами зоны ответственности. Позвольте сотрудникам поспорить, предложить идеи, отмести ненужную работу и рассказать об особенностях их участия в проекте, чтобы все участники понимали роль каждой команды в общем деле.
Благодаря такой стратегии все команды будут выслушаны, сотрудники из разных отделов смогут познакомиться, и определится четкий курс дальнейшего развития. Команды приобретут чувство контроля над своей работой, если смогут участвовать в проекте еще на стадии планирования. Так сможет развиться и чувство ответственности у каждого участника команды из разных отделов.
Аирто Заморано, управляющий директор медицинского центра Becker Ears, Nose, and Throat Center, позволяет своей команде обсуждать сферы ответственности при запуске проекта: «На этапе планирования люди могут свободно оспаривать любую часть плана, чтобы уменьшить объемы ненужной работы или скорректировать план так, чтобы им было удобнее. Я говорю им: “Спорьте со мной, сколько хотите, в самый первый день, но в следующие дни мы будем действовать точно по плану!”»
2. Проводить проверки концепции на ранней стадии
При организации работы между отделами разумно мотивировать участников до распределения ресурсов или взятия обязательств. В этом помогут неформальные проверки концепции с участием разных сотрудников на ранней стадии проекта.
Таким образом можно сформулировать общее понимание требований по проекту от каждой команды, оценить бюджет и осуществимость проекта. Если вы представите наброски или краткие планы, это поможет мотивировать сотрудников .
Брэд Палмер, сооснователь Jostle Corporation, предлагает проводить проверки концепции задолго до того, как будет создан простейший работающий продукт: «Внедрите неформальную “проверку концепции”, которая позволит участникам включиться в проект на самой ранней стадии. Пусть уточняют требования, находят подводные камни и расширяют свои представления. Обычно они не решаются критиковать то, что еще не закончено».
3. Не вмешиваться в мельчайшие детали работы
Как менеджер проекта с совместной работой между отделами вы должны предоставить командам некую самостоятельность. Вы можете создавать системы, которые помогут командам лучше выполнять свою работу.
Тайлер Бенедикт, основатель и редактор BikeRumor.com, нашел уникальный способ справляться с потоком ежедневных релизов и борьбой писателей (как штатных, так и фрилансеров) за новые рабочие задания. Вместо того чтобы поручать конкретную задачу одному исполнителю, он настроил общий почтовый ящик под названием “К исполнению” и предоставил к нему общий доступ. Он говорит: «Теперь редакторы направляют сюда все новости, а писатели берут эти темы в работу по принципу “кто первым встал, того и тапки”. Они просто отправляют эти задания себе, когда готовы взяться за дело, и удаляют их из общего ящика».
4. Создавать планы действий
В план действий включена полезная информация о различных этапах вашего проекта. Советуем включить в него рабочие процессы, стандартные операции, сроки, зависимости задач и актуальную информацию для всех участников. Открытые планы действий – прекрасный способ взаимного обучения всех участников проекта.
Организация совместной работы – отличная возможность для разных отделов научиться новому друг у друга. Разработка и обмен планами действий для совместной работы между отделами помогает командам обучаться новым навыкам, которые не понадобились бы при разрозненной работе отделов.
Стивен Бенсон, основатель и генеральный директор Badger Maps, уверен, что ключ к развитию сотрудничества — это предоставление участникам команды возможности для взаимного обучения. «Эта стратегия особенно хороша, если у вас в команде много людей, выполняющих похожую работу и похожие задачи. Например, отдел продаж. Мы создаем презентации Google на различные рабочие темы, и каждый из нас может их редактировать. Если кто-то из сотрудников находит ответ на вопрос или удачный способ выполнить какую-то задачу, он добавляет в презентацию свой слайд, и остальные могут в любой момент воспользоваться этой информацией. Поскольку слайды организованы по направлениям деятельности, они оказались очень эффективными, когда нужно быстро ввести в курс дела новых сотрудников».
Почему Wrike идеально подойдет для совместной работы между отделами
Wrike упростит, облегчит и укрепит взаимодействие между отделами. Повышение уровня прозрачности, налаженное взаимодействие команд, инструменты для совместной работы и автоматические уведомления – одни из множества преимуществ Wrike для менеджеров проектов, работающих с командами из разных отделов. Программа для управления проектами Wrike помогает командам просто и эффективно сотрудничать, согласовывать и выполнять задачи.
Организация совместной работы разных отделов – непростая задача для компании любого размера. Однако это важный этап на пути к росту, повышению прибыли и внедрению инноваций. С помощью правильных систем, инструментов и подходов ваша организация сможет управлять совместной работой между отделами без каких-либо проблем. Попробуйте программу для организации командного взаимодействия Wrike, чтобы управлять совместной работой между отделами с легкостью и высокой эффективностью.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
