Выполнение мелких и повторяющихся задач не только отнимает много времени, но и может привести компанию к значительным затратам. Но можно автоматизировать определенные задачи с помощью настраиваемых шаблонов, и тогда руководители и участники команд смогут уделять больше внимания наиболее важным проектам.
Настраиваемые шаблоны позволяют компаниям автоматизировать рабочие процессы, оптимизировать операции и эффективно расширяться в соответствии с растущим спросом.
Что представляет собой система автоматизации рабочего процесса?
Рабочий процесс — это запланированный, последовательный и повторяющийся шаблон действий или операций. В качестве примера распространенного рабочего процесса можно назвать процесс согласования отчетных материалов по проекту. Вот как можно описать такой процесс:
- Автор отправляет материал на проверку профильному специалисту.
- Специалист проверяет и утверждает материал.
- Затем материал отправляется на утверждение менеджеру проекта.
- Менеджер проекта также утверждает материал.
- Окончательная версия материала отправляется на согласование клиенту.
- Рабочий процесс завершается фактом согласования материала.
В рамках автоматизированного рабочего процесса исчезает необходимость вручную передавать рабочие материалы от одного участника к другому. Процесс автоматизирован таким образом, что после завершения одного этапа, моментально запускается следующий этап.
В приведенном выше примере система автоматизации рабочего процесса мгновенно уведомит профильного специалиста о том, что нужно проверить материал. Ему будет назначена соответствующая задача сразу же, как только автор сообщит о готовности материала.
Некоторые системы автоматизации рабочего процесса могут брать на себя и другие задачи, которые обычно выполняются людьми, например рассылку электронных писем, планирование совещаний и сохранение документов.
В чем преимущества автоматизированных рабочих процессов?
Автоматизация рабочего процесса нацелена на увеличение скорости, точности и эффективности операций. В ходе автоматизации рабочих процессов вы сокращаете объемы ручной работы, которую приходится делать сотрудникам, освобождая их для более важных задач.
Кроме того, система автоматизации рабочего процесса снижает возможность совершения ошибки. Каждый раз, когда какое-либо действие выполняется вручную, возникает вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Автоматизируя процессы, вы снижаете опасность совершения ошибок, исправление которых может обойтись очень дорого, и тем самым экономите значительные средства для своей компании.
Использование системы также позволяет сократить ненужные перерывы. Например, если сотруднику приходится в буквальном смысле сообщать коллеге о необходимости выполнить следующее задание в цепочке, возникает задержка в рабочем процессе. А если сотрудники работают в разных помещениях, и кто-то из них забудет выполнить задачу, задержка может оказаться гораздо более долгой.
К тому же системы автоматизации улучшают подотчетность. Когда все назначения отслеживаются в централизованной системе, никто из исполнителей уже не скажет: «А мне не говорили, что это нужно сделать!». Вместо этого у каждого сотрудника будет удобный доступ к единому источнику достоверной информации.
Когда у руководителей есть возможность отслеживать рабочие процессы в системе, они сразу могут видеть, кому какие задачи назначены, и спрогнозировать возможность появления проблем. Система определяет, кто сколько времени тратит на выполнение задач. А функция отчетности позволяет выяснять, кто из исполнителей задержал свою части работы.
Наконец, система автоматизации позволяет увидеть, как велась работа по аналогичным проектам в прошлом. Зная, как выполнялись другие проекты, вы можете улучшить процесс поступления рабочих заданий, а также оптимизировать настройку и выполнение будущих проектов.
Как внедрить автоматизированные рабочие процессы в вашей компании
Прежде чем спрашивать: «А как автоматизировать рабочие процессы?», сначала надо выяснить, каким именно процессы в вашей компании стоит автоматизировать. Несмотря на результаты исследований, подтверждающие, что около 50% всех рабочих операций можно автоматизировать, далеко не каждый процесс идеально подходит для автоматизации.
Возможность автоматизации следует оценить для любой процедуры, выполняемой вручную, которая отнимает много времени и не приносит большой пользы. Если такая процедура стандартна и повторяется, она может оказаться наилучшим кандидатом. При этом постарайтесь обойтись без автоматизации любых операций, которые крайне важны для вашей компании или представляют большую ценность для клиентов.
Выявив процессы, которые можно автоматизировать, пора заняться выбором подходящей системы для этой работы. Есть широкий выбор приложений для автоматизации рабочих задач. Ищите такую программу, которая позволяет создавать настраиваемые автоматизированные рабочие процессы, отвечающие вашим потребностям.
Очень важно подобрать систему автоматизации рабочего процесса, которая удовлетворяла бы следующим критериям:
- она согласуется с бюджетными требованиями;
- способна справиться с необходимым количеством исполнителей и проектов;
- предлагает настраиваемые рабочие процессы и шаблоны;
- сохраняет документацию о ходе выполнения проекта и рабочих процессах;
- обладает удобным интерфейсом.
Чтобы успешно внедрить систему автоматизации рабочего процесса, начинайте с малого. Сначала автоматизируйте один или два процесса, затем выделите время на устранение любых сложностей и только после этого начинайте расширение. Когда сотрудники убедятся, что автоматизированные рабочие процессы приносят им пользу, они будут относиться к новым технологиям с гораздо большим энтузиазмом.
Имейте в виду, что автоматизация — не панацея, и иногда человеческое вмешательство просто необходимо. Все должны знать, что им делать или к кому обращаться, если возникнут проблемы с рабочим процессом.
Как вам могут помочь шаблоны автоматизации Wrike
Настраиваемые рабочие процессы и автоматизация позволят вам сделать проекты более эффективными и сократить объемы ручной работы. Например, вы можете настроить автоматическое назначение исполнителей после смены статуса задачи. То есть, если кто-то выбирает статус «На проверке», задача будет автоматически назначена специалисту, который должен проверять материалы по проекту.
Если ваша команда получает много одинаковых запросов, шаблоны автоматизации Wrike помогут вам автоматически преобразовывать входящие запросы в шаблонные проекты. Многие проекты состоят из однотипных этапов, так что вы сможете сэкономить время, создав шаблоны и рабочие процессы для повторяющихся проектов.
Определите тип проектов, с которыми ваша команда работает наиболее часто, и создайте для него шаблоны рабочих процессов в своей системе. Каждый раз, когда ваша команда будет начинать работу над новым проектом, его можно просто копировать. Ключевые компоненты проекта, такие как имена исполнителей, зависимости, длительность задач и отчеты, также будут скопированы.
Используя шаблоны и автоматизировав рабочие процессы, участники вашей команды смогут сэкономить время и уделить больше внимания выполнению уникальных и сложных проектов. Кроме того, шаблоны позволяют гораздо проще оценивать, а со временем и увеличивать производительность, обеспечивая команде стабильный успех.
Хотите увидеть собственными глазами, как шаблоны автоматизации Wrike помогут оптимизировать ваши проекты? Попробуйте бесплатную версию Wrike.
Wrike Way — путь к эффективности
План достижения операционной эффективности, основанный на идеях 15000 ведущих мировых компаний
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
