Недавно мы говорили о неизбежных «динозаврах» в каждом офисе — об устаревших инструментах и процессах, которые мы продолжаем использовать, хотя они уже утратили свою эффективность. В качестве примера можно назвать использование электронной почты для управления проектами или электронных таблиц для отслеживания статуса задач, а также проведение еженедельных или даже ежедневных совещаний для обсуждения хода работ.
.
Не дайте этим динозаврам выйти из-под контроля!
.
.
Есть множество более эффективных способов управлять проектами и узнавать об обновлениях статуса. По данным нашего опроса об организации работы за 2015 год, более 34% сотрудников посещают за неделю не менее шести совещаний, причем большинство из них посвящены обновлениям статуса. Допустим, каждое из этих шести совещаний длится один час, и на нем присутствуют три человека. Если отменить эти отчетные совещания, вы сможете добавить к рабочей неделе 18 полноценных часов. Кто там говорил, что ему не хватает рабочего времени, чтобы все успевать?
.
Wrike поможет вам распрощаться с этими устаревшими инструментами и перейти к гораздо более эффективному решению для управления проектами. Но как?
.
Давайте посмотрим.
Замените электронную переписку комментариями и общим доступом к файлам
Ну ладно, я понимаю, что полностью избавиться от электронной почты невозможно. Она необходима для общения с клиентами и получения огромной кучи спама :). И все же вы, скорее всего, пользуетесь ею чаще, чем следует.
.
Часто люди используют электронную почту как единственную форму документально подтвержденной переписки. «Если я напишу Георгию, чтобы он отправил файл заказчику, вместо того чтобы просто дойти до его стола, у меня останется доказательство, что я ему писал».
.
В Wrike вы можете открыть задачу и оставить комментарий, @упомянув Георгия и напомнив ему о необходимости отправить файл клиенту. В задаче будет указан исполнитель, сроки выполнения и все примечания, с которыми Георгий должен ознакомиться, прежде чем отправлять файл. Он сможет прочесть всю необходимую информацию прямо здесь, а не искать ее в бесчисленных ветках электронной переписки.
.
Но что произойдет, если Георгий отправит заказчику старую версию файла, потому что прозевал электронное письмо с заголовком «АвтовазFile_final_FINAL», и у него есть только файл с названием «АвтовазFile_final?»
.
Благодаря управлению версиями в Wrike вы сможете добавлять версии имеющихся документов в соответствующую задачу, так что у вас всегда будет под рукой самая свежая версия, и вам не придется разыскивать ее среди предыдущих вариантов того же самого файла. Вам больше не придется придумывать новые и новые названия для новых версий. Так что вы сможете забыть о файлах с именами «final_FINAL».
.
Узнайте, как специалисты по маркетингу из компании Hootsuite перешли с электронной почты на Wrike.
Замените электронные таблицы задачами и папками
Электронные таблицы — это мощный рабочий инструмент, который хорош только для выполнения определенных задач (вычислений и работы с базами данных). Но пользователи так его полюбили, что применяют для всего, что только можно, в том числе для управления проектами. И тут его польза становится сомнительной.
.
Хотя электронные таблицы изначально задуманы как полезный инструмент, помогающий хранить всю информацию в организованном виде, занесенные в них данные необходимо постоянно обновлять. И все эти цвета... что они значат?!
.
Давайте взглянем на нашего приятеля Георгия. У него есть электронная таблица со сведениями обо всех файлах, которые он отправляет заказчику. Есть столбцы для даты, категории, краткого описания, а также есть цветная маркировка, показывающая, какой файл находится в работе, какой проверяется, а какой уже утвержден. Без Wrike ему приходится обновлять свою таблицу ежедневно (поскольку он один имеет к ней доступ), изменять цвета, добавлять описания и рассылать последнюю версию таблицы всем сотрудникам. На это уходят часы.
.
Если бы он пользовался Wrike, ему было бы достаточно создать простую структуру папок. Он мог бы назвать папку по имени заказчика и добавить в нее все соответствующие задачи. У этих задач были бы даты, теги, относящие их к определенной категории, и описания, а благодаря настраиваемому рабочему процессу Георгий смог бы наглядно отображать статус каждой задачи (это делается за считанные секунды). Но знаете, что самое лучшее? Каждую задачу можно назначить ответственному исполнителю, так что Георгию уже не придется расспрашивать коллег о новых статусах задач, чтобы внести эти новые данные в свою таблицу. Каждый владелец задачи будет обновлять свою задачу самостоятельно.
.
Узнайте, как стартап Procurify экономит до 70% рабочего времени благодаря Wrike!
.
Замените отчетные совещания настраиваемыми рабочими процессами и панелями задач
Мало что убивает эффективность быстрее, чем «быстрые» отчетные совещания. Сначала вы собираете всех в одной комнате, чтобы обсудить новые сведения, а затем оказывается, что почти 50% сотрудников уходят с совещания, не понимая, что им делать дальше. И практически никто не готов представить обновленную информацию, поэтому все сведения собираются в последнюю минуту.
.
Если Георгию приходится каждую неделю проводить отчетные совещания для обновления электронной таблицы, то, вероятно, он просто собирает всех сотрудников в одном помещении, чтобы последовательно внести их данные в таблицу. Каждый должен доложить о статусе задачи, которая ему назначена. Какая бессмысленная трата времени!
.
Вместо этого в Wrike можно настроить рабочий процесс, который будет показывать текущий статус каждого отдельного рабочего задания. Если бы Георгий использовал Wrike, он смог бы просто взглянуть на панель задач и увидеть статус каждой задачи, над которой работают участники его команды. Вот пример рабочего процесса в Wrike:
.
.
Если Георгий захочет увидеть данные по всем файлам, которые нужно отправить заказчику, и сведения о том, на каком этапе выполнения они находятся (как в электронной таблице), он сможет создать в Wrike панель задач. Это позволит организовать все задачи по статусу и увидеть, какие из них все еще в работе, какие проверяются, а какие уже проверены. Теперь Георгий сможет отменить все эти еженедельные совещания и получать обновления статусов в режиме реального времени, когда ему будет удобно.
.
Узнайте, как ЦУМ повысил скорость выполнения проектов с помощью Wrike!
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
