В нашей предыдущей статье из серии «Выбор лучшего решения для управления совместной работой» мы рассказали о том, как важно для эффективной работы иметь централизованное управление всей деятельностью вашей команды. Вряд ли вы сможете эффективно отслеживать ход проектов, управлять работой в нескольких программах и связываться с заинтересованными сторонами для получения дополнительной информации без решения для управления совместной работой. Далее мы рассмотрим проблемы оперативности утверждения активов и совместной работы в разрозненных командах.
И сегодня мы сосредоточимся на преимуществах автоматизации рабочих процессов и интеллектуальной работы.
Болевая точка: повторяющиеся задачи не автоматизированы
Многие этапы большинства проектов и задач вполне предсказуемы и всегда содержат ряд повторяющихся действий. Участникам команды назначаются задачи для выполнения, проект продвигается на следующий этап, работы завершаются и архивируются. Время, которое тратится на всю эту административную работу, можно было бы использовать для продуктивной деятельности, такой как интервьюирование клиентов для выполнения тематических исследований или создание статей с анонсами новых продуктов. Зачем терять время? Почему бы не использовать ПО для автоматизации рабочих процессов, чтобы автоматически назначать и уведомлять исполнителей, когда они должны приступить к работе? Рабочее время не резиновое, и команды не должны его тратить на административную работу, которую можно автоматизировать.
Болевая точка: слишком медленное масштабирование
Рост бизнеса может быть и благословением, и проклятием. Благословением — потому что растут доходы и масштабы бизнеса, проклятием — потому что по мере расширения в организации становится больше проектов и растет рабочая нагрузка, что приводит к перерасходу рабочих ресурсов. Перегруженные работой команды не располагают временем на то, чтобы анализировать дополнительные данные для принятия решений. Это осложняет совместную работу и оставляет участникам команд все меньше времени на отдых и нерабочую жизнь.
Чем больше рабочая нагрузка, тем меньше у ответственных за проекты и менеджеров времени на отслеживание и анализ как выполнения отдельных задач, так и хода проектов в целом. Усложняется оценка рисков, а определить уровень риска при помощи интуиции и опыта в масштабах компании становится практически невозможно.
Ответственным за проекты и менеджерам нужно эффективно выявлять проекты, подверженные риску, и повышать их приоритет без переписки с участниками команды и детального изучения проектной информации. Выявив потенциальный риск, они должны точно диагностировать его причины и принять решение о дальнейших действиях, будь то уведомление заинтересованных сторон, устранение узких мест, корректировка ресурсов или обновление сроков проекта.
Машинное обучение и ИИ продолжают проникать в нашу повседневную деятельность и рутину. «Умные» устройства в роли персональных помощников помогают управлять календарем и устанавливать напоминания. Все популярнее становятся справочные боты, которые прекрасно обслуживают клиентов. Популярные сайты, такие как Gmail и LinkedIn, и многие коммуникационные приложения для смартфонов позволяют автоматически отвечать на сообщения. Все эти технологии позволяют нам быть более эффективными в общении. Почему бы не задействовать аналогичные решения в работе? Инструменты автоматизации рабочих процессов освобождают команды для эффективной реализации проектов.
Чем выше рабочая нагрузка и чем шире масштабы совместной работа, тем больше участники команды получают сообщений, требующих своевременного ответа. Казалось бы, несложно ответить на сообщение, но когда их слишком много, затраты труда и времени на это становятся слишком высокими. Участники команд и так совмещают множество обязанностей, и когда им удается выкроить время для ответов, оказывается, что сообщений накопилось слишком много, и ответить на них вручную попросту невозможно. Необходимо программное решение для автоматизации рабочего процесса, которое позволит вам действовать быстро, делая как можно меньше ручной работы.
Даже в эпоху цифровых преобразований не вся работа стала цифровой. Коллеги по-прежнему передают нам печатные документы или записки, написанные от руки, которые необходимо передать всем участникам команды — а ведь редактировать такие документы, даже если они отсканированы и загружены в систему, довольно сложно. А в распределенных организациях и командах, организовать физический обмен документами, их редактирование и совместную работу с ними попросту невозможно, поскольку у сотрудников нет доступа к традиционным офисным технологиям, позволяющим переводить печатные активы в цифровой формат.
Wrike решает общие проблемы
Мы объединили Wrike Integrate, наше программное дополнение для автоматизации сложных и многоцелевых рабочих процессов, с нашим новым средством Automation Engine для автоматизации повторяющихся процессов.
Automation Engine позволяет автоматизировать наиболее часто используемые рабочие процессы, чтобы снизить загрузку сотрудников. Используя триггеры «если, то», администраторы могут автоматизировать создание напоминаний и уведомлений, выполнение определенных рабочих действий, обновления статуса работы и заданий, запуск процесса утверждение работы, оценку риска проекта и принятие соответствующих мер. Умения программировать для этого не требуется.
Автоматизация рабочих процессов имеет множество преимуществ. Устранив необходимость выполнять повторяющиеся задачи, вы сможете сократить количество ошибок, оптимизировать процессы и сэкономить каждому члену команды сотни часов в год — еще один способ повышения производительности.
Прогнозирование проектных рисков
Встроенная в Wrike функция Work Intelligence прогнозирует риски проекта. Машинное обучение позволяет предсказывать потенциальные задержки проекта и информировать руководителей проекта и команду о возможных причинах задержек. Это позволяет им быстро принимать меры для того, чтобы сократить задержки или вовсе избежать их. Наше ПО для автоматизации рабочих процессов использует для оценки рисков даты начала и окончания проекта, сроки выполнения задач, выходящие за рамки этих дат, и предыдущие результаты аналогичных проектов. Оповещения о средних и высоких рисках отправляются пользователям по электронной почте. Прогнозы могут служить входными данными Automation Engine для запуска различных сценариев реагирования на проектные риски.
Умные ответы
Функция Wrike Smart Replies экономит время пользователей, давая автоматические ответы, созданные с помощью машинного обучения. Каждый ответ основан на контексте беседы, пользователи могут выбрать из трех вариантов ответов на каждое @mention-упоминание в папке входящих сообщений Wrike.
Обработка документов
Сотрудникам больше не нужно возиться с бумажными документами, если им нужно поделиться с командой. Новая функция оптического распознавания символов (OCR) Wrike оцифровывает и преобразует печатные документы и рукописные заметки в редактируемые текстовые файлы. Просто используйте сфотографируйте документ на камеру мобильного устройства, сохраните файл, как вложение к задаче, и загрузите его в Wrike.
House of Design автоматизирует рабочие процессы
Райан Окелберри (Ryan Okelberry), главный операционный директор House of Design, рассказывает о том, как автоматизация Wrike ускоряет работу его команды и улучшает ее результаты:
«Wrike оказался достаточно простым, чтобы мы смогли довольно быстро и легко научиться создавать сценарии, не имея большого опыта программирования. Благодаря тем мелочам, которые мы автоматизируем, возможности платформы расширяются».
Подключите к работе умную автоматизацию
Автоматизируйте свои рабочие процессы, выявляйте проектные риски, быстрее реагируйте и используйте бумажные документы в проектах — все это возможно благодаря механизму автоматизации Wrike и передовым технологиям Work Intelligence. Загрузите бесплатную пробную версию Wrike уже сегодня! Также загрузите нашу новую электронную книгу «Расширение возможностей команд с помощью с помощью системы управления совместной работой: 13 главных проблем и их решения», чтобы узнать о четырех ключевых параметрах, которые необходимо учитывать при оценке решения для управления совместной работой, и о 16 самых важных функциях управления совместной работой для растущих и корпоративных команд.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
