Задача менеджера проекта состоит в том, чтобы выполнить в срок все этапы назначенного ему проекта. Но давайте скажем прямо: это нелегко.
Иногда проект сдается с опозданием, а иногда о сроках вовсе забывают. Новости или важные сведения не доходят до исполнителей. И, прежде чем вы поймете, что происходит, весь карточный домик начинает рассыпаться.
К счастью, в вашем распоряжении есть инструменты и ресурсы, которые позволят вам следить за вашими проектами и не допустить их срыва.
Какие именно? Давайте начнем с онлайн-инструментов для создания диаграмм Ганта.
Что такое диаграмма Ганта?
На диаграмме Ганта отображены задачи, относящиеся к проекту, рядом с временной шкалой. Задачи представлены на диаграмме в виде горизонтальных полос, и длина каждой полосы соответствует интервалу времени, необходимому для выполнения задачи.
Чтобы понять, что такое диаграмма Ганта, лучше всего на нее посмотреть. Так что предлагаем вам взглянуть на диаграмму Ганта, на которой представлены задачи, связанные с выпуском нового продукта.
Приведенная выше диаграмма была создана с использованием Wrike. Хотя диаграммы Ганта можно создавать вручную с помощью электронных таблиц или других инструментов, лучше всего использовать онлайн-инструмент для создания диаграмм Ганта.
Почему это так важно? Когда вы создаете диаграмму Ганта с помощью онлайн-инструмента, вам будет гораздо проще вносить в нее изменения, если что-то пойдет не так. Например, если будет просрочена какая-то из задач или потребуется изменить порядок выполнения.
Если вы пользуетесь онлайн-инструментом для создания диаграммы Ганта, то в случае внесения правок такие элементы, как временные шкалы или зависимости задач, будут изменяться автоматически и вам не придется переделывать заново всю диаграмму.
Независимо от способа создания диаграммы она позволит вам окинуть взглядом всю важную проектную информацию, в том числе:
- порядок выполнения задач;
- длительность каждой задачи;
- любое наложение сроков задач;
- зависимости между задачами (указываются стрелками);
- исполнителя каждой задачи.
Проще говоря, диаграмма Ганта позволит вам легко получить обзорную информацию обо всех задачах по проекту. Это значит, что вы сможете лучше контролировать их выполнение и избежать нескольких распространенных ошибок, возникающих при управлении проектами.
Ошибка №1. Неудачный старт проекта
Начало работы над проектом — это очень важный период. Именно сейчас вы согласуете ожидания, сроки отдельных задач и цели проекта со всеми ключевыми игроками и заинтересованными лицами.
По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей — это самая распространенная причина срыва проектов. Кроме того, неточная оценка необходимых затрат времени приводит к краху до 28% проектов.
Становится понятно, что ни в коем случае нельзя недооценивать важность стартового периода, в течение которого вы можете уладить все эти проблемы. В противном случае вы рискуете выстроить дом на песке.
Но когда вы уже готовы взяться за дело, возникает очень сильное искушение пропустить этот важный этап и просто приказать подчиненным приступить к работе, не убедившись, что каждому из них понятно, как будет выполняться проект и почему это так важно.
Как избежать этой ошибки, воспользовавшись диаграммой Ганта
Одним из главных элементов вашего проекта является временная шкала, поскольку от нее зависит все — от сметы до загрузки персонала.
Диаграмма Ганта позволяет окинуть взглядом и оценить календарный план, последовательность задач и взаимосвязи между разными командами.
Если все эти сведения представлены в наглядном виде, у вас и у других участников проекта появляется возможность получить полный обзор и убедиться, что ваши ожидания в отношении проекта совпадают.
Ошибка №2. Игнорирование зависимостей между задачами
Зависимости между задачами есть в каждом проекте. Это значит, что в каждом проекте есть задача, которую нельзя начать, пока не будет выполнена предыдущая.
Неспособность выявить такие зависимости может привести к неправильному порядку задач (потому что вы не понимаете, каким образом они связаны между собой) и проявлениям безответственности со стороны участников команды (потому что они не понимают, как их опоздания замедляют выполнение всего проекта).
Кроме этого, недостаток взаимопонимания и постоянные задержки приводят к росту напряженности и к недоразумениям внутри команды.
Как избежать этой ошибки, воспользовавшись диаграммой Ганта
На диаграмме Ганта зависимости между задачами четко видны и обозначаются стрелками, но кроме этого диаграмма Ганта оказывается очень полезной при использовании метода критического пути, который требует от вас знания следующих факторов:
- задач, необходимых для выполнения проекта;
- зависимостей между этими задачами;
- периода времени, необходимого для выполнения каждой задачи.
Вся эта информация отображается прямо на диаграмме Ганта. Вы можете воспользоваться диаграммой, чтобы выявить критический путь (самую длинную последовательность зависимых операций). Это дает возможность лучше понять, как эти задачи связаны между собой, а также определить, у какой из задач есть запас времени, которым можно будет воспользоваться в случае неизбежной задержки и не увеличить при этом длительность всего проекта.
Ошибка №3. Неспособность координировать передачу данных
Передача информации — еще один опасный момент при управлении проектом. Когда материалы по проекту передаются от одного исполнителя другому либо в другую команду или отдел, очень трудно гарантировать, что новый владелец задачи или проекта получит всю необходимую информацию и контекст, чтобы качественно выполнить свою часть работы.
Часто нужным исполнителям не передаются новости, сведения об изменениях и необходимая базовая информация, и в результате у нового владельца задачи возникает ощущение, что он делает всю работу с нуля, а не подключается к давно запущенному проекту.
Как избежать этой ошибки, воспользовавшись диаграммой Ганта
На диаграмме Ганта вы наглядно видите, когда происходит передача информации по проекту между сотрудниками, командами или отделами. Знание точных сроков означает, что у вас есть время подготовиться (а не спохватываться в последний момент) и наладить процесс более эффективной передачи данных, выполнив следующие действия:
- создать стандартный бриф или опросник, который сотрудники должны будут заполнять, чтобы передать необходимые сведения новому владельцу задачи;
- внедрить контрольный список, который отдельные исполнители или команды будут заполнять перед передачей им проектных материалов.
Вы не сможете обеспечить беспроблемную передачу данных, если не знаете, когда она должна произойти, а диаграмма Ганта вам покажет, когда именно возникают эти затруднительные моменты.
Ошибка №4. Разрозненность отдельных задач
Когда проект включает в себя множество задач, над которыми работают различные команды, часто возникает проблема, связанная с разрозненностью информации. Например, команда графического дизайна понятия не имеет, над чем работает группа контента, и наоборот.
Участники команд так сильно сосредоточены на собственных задачах и сроках, что забывают об общей картине.
Почему это считается проблемой? Недостаточно наглядное представление о проекте в целом приводит к следующим последствиям:
- Недоразумения. Сотрудники не понимают, как внесенные ими изменения влияют на работу остальных команд.
- Задержки. Иногда работу приходится переделывать или исправлять, потому что была утеряна важная информация или кто-то из участников не понимал, как просрочка одной-единственной задачи влияет на все последующие.
Как избежать этой ошибки, воспользовавшись диаграммой Ганта
Диаграмма Ганта служит планом действий по всему проекту. Участники команды могут обращаться к ней, чтобы узнать, как их собственные задачи вписываются в общий проект. Что происходит до того, как они получают свои назначения? И что потом? И какая часть работы выполняется одновременно?
Кроме того, по диаграмме Ганта видно, что произойдет, если какой-либо отдел или команда не передаст рабочие материалы или пропустит срок сдачи, задержав тем самым выполнение последующих задач. Диаграмму Ганта можно сравнить с рядом из костяшек домино — с ее помощью можно воспитать в участниках команды чувство ответственности.
Ошибка №5. Неспособность проследить за ходом выполнения проекта
Вы тоже не идеальны, и это значит, что вы можете «завязнуть», выполняя ту или иную задачу. Любой менеджер проекта может так сосредоточиться на правильном и своевременном выполнении одной-единственной задачи, что упустит из виду остальные этапы проекта.
Естественно, задача, за которой вы следите, может быть выполнена идеально, чего не скажешь об оставшихся задачах по проекту, которым вы не уделили должного внимания.
Как избежать этой ошибки, воспользовавшись диаграммой Ганта
Диаграмма Ганта дает наглядную информацию не только вашей команде, но и вам. Вы можете выбрать любую задачу на диаграмме и сразу увидеть, на каком этапе выполнения проекта вы находитесь, а также какая еще часть работы должна выполняться в данный момент.
И вам уже не придется искать в календарях, комментариях или файлах, чтобы составить общее представление о ходе проекта. Диаграмма Ганта соберет все эти данные для вас.
Создание диаграмм Ганта онлайн — ваш путь к успешному проекту
Без сомнения, диаграмму Ганта следует считать очень ценным инструментом планирования проектов. Она поможет вам избежать многих распространенных ошибок, в том числе:
- Недооценка важности старта проекта.
- Игнорирование зависимостей между задачами.
- Неспособность координировать передачу данных по проекту.
- Разрозненность отдельных задач.
- Невозможность отследить ход выполнения проекта.
Но все же помните — не все диаграммы Ганта одинаковы. Чтобы извлечь максимальную пользу, лучше всего найти онлайн-платформу управления проектами с диаграммой Ганта, данные на которой будут корректироваться автоматически при неизбежном внесении изменений.
Когда вы создаете диаграмму Ганта в режиме онлайн, у вас есть возможность наблюдать за вашими проектами и управлять ими без лишних усилий и затрат. Ведь эта диаграмма для того и нужна, чтобы делать вашу жизнь проще, а не сложнее.
Готовы начать? Подпишитесь на бесплатную двухнедельную пробную версию Wrike и оцените возможности диаграммы Ганта.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
