Как системы мгновенных сообщений убивают нашу продуктивность

Друзья, не надо себя обманывать. Что бы ни писали нам в рекламе, секрет эффективной офисной работы не имеет никакого отношения к чатам и приложениям для обмена мгновенными сообщениями.

Эта тема всплыла в нашем офисе, когда мы решили перейти от использования Skype для личных нужд к HipChat, качественному корпоративному инструменту, управляемому администраторами. Очень скоро мы его переросли и перешли на Slack. Все вокруг тут же начали восхищаться его функциями и возможностями интеграции, а самые преданные поклонники размечтались о том, как высоко поднимутся их показатели эффективности. Теперь же, когда корпорация Microsoft представила Microsoft Teams и встроила бизнес-чат в Office 365, а компания Slack разместила рекламу на целой полосе New York Times, чтобы поздравить Microsoft с выходом на новый рынок и порадоваться появлению такого сильного конкурента, пришло время сказать это вслух: использование отдельных приложений для чатов и обмена мгновенными сообщениями может резко снизить вашу продуктивность.

Система мгновенных сообщений отвлекает

Самый безжалостный из трех убийц продуктивности является неотъемлемой частью системы мгновенных сообщений: вам приходится все время прерываться!

Мало кому понравится, если коллега без предупреждения ворвется в ваш кабинет, чтобы обсудить пару идей, когда вы увлеченно составляете отчет, пишете статью для блога или электронное сообщение. Но что же происходит, когда вы слышите сигнал чата? Вы инстинктивно все бросаете и ввязываетесь в обсуждение.

Частично это происходит потому, что интерфейс чата заставляет вас поверить, будто обмен информацией в нем происходит быстрее, чем по электронной почте или по телефону. Но еще одна причина в том, что вы уже привыкли постоянно отвлекаться. Когда вы реагируете на уведомления, в вашем мозгу вырабатывается дофамин, и это приводит к зависимости — вы не можете удержаться и не включиться в разговор, потому что считаете его важным.

Прекращайте отвечать в реальном времени

Если коллеги привыкли сразу получать от вас ответы в системе для обмена мгновенными сообщениями, они будут считать, что вы обязаны отвечать им так постоянно. Помните, что не все проблемы являются срочными и требуют немедленного обсуждения.

Лучше разработайте правила о том, как полагается отвечать в различных ситуациях. Участники некоторых команд договариваются о том, что отвечать в реальном времени не обязательно. Ответы отправляются после завершения текущей работы. Также в некоторых командах принято выставлять статус «Не беспокоить». Некоторые руководители даже назначают специальные «офисные часы», когда любой сотрудник может отправить им сообщение по любому вопросу и побеседовать в чате.

Система мгновенных сообщений вызывает перегрузку информацией

Никому не нравится, когда почтовый ящик забит спамом. Но что происходит, когда вы пользуетесь такими инструментами как Slack или HipChat? Вы присоединяетесь к каналам или тематическим чатам или создаете их сами, чтобы обсуждать все подряд — от макетов нового веб-сайта до видеороликов с котятами. А потом вдруг получаете сразу 20 уведомлений из 55 тематических чатов. А в вашей компании всего 40 сотрудников. Давайте поговорим о рассеивании внимания.

Исследование, проведенное профессором Стэнфордского университета Бабой Шивом (Baba Shiv), показало, что как только мы достигаем предела «когнитивной загрузки» — исчерпываем объем умственной энергии, необходимой для выполнения задач, на принятие эффективных решений энергии уже не остается. Поэтому так трудно сказать нет гарбургеру с жареной картошкой после утомительного рабочего дня. И, возможно, ваше приложение для чата усиливает когнитивную нагрузку, пока вы читаете эти строки.

Сведите к минимуму лишний шум

Пора взять себя в руки! Удалите каналы, которые не используются для обсуждения рабочей информации. Или по крайней мере сведите их число к минимуму. Если есть 20 развлекательных каналов, к которым можно присоединиться, это вовсе не значит, что вы обязаны к ним присоединяться. Главное помните: вы всегда сможете присоединиться к ним снова, если вам станет скучно или вся работа будет выполнена.

Система мгновенных сообщений не дает вам полного контекста

Иногда в чате я получаю сообщения с просьбой отредактировать фразу. Я сразу приступаю к делу, пуская в ход все свои редакторские навыки, а только потом узнаю, что это предложение — сообщение в пользовательском интерфейсе, и поэтому оно должно быть очень кратким и без точки на конце. Если бы я сразу задал правильный вопрос, то лучше бы понял свою задачу. Но что я выше говорил о желании ответить как можно быстрее? То-то и оно.

Когда вам назначают работу в чате, вы не получаете контекст. К какому проекту относится эта работа, и для чего она делается? С какими еще проектами может быть связана эта подзадача? Кому и к какому сроку нужен результат? На все эти вопросы можно получить ответ при использовании эффективного инструмента для организации рабочего процесса, такого как Wrike.

Как Wrike повышает эффективность командной работы

Мы много раз об этом говорили: для эффективного сотрудничества вам нужны не только система обмена мгновенными сообщениями и хранилище файлов, вам также нужен инструмент, позволяющий управлять задачами, проектами и рабочими процессами. Wrike именно это и делает: в нем вы создаете и назначаете задачи участникам своей команды и управляете этими задачами, а также получаете информацию о рабочей загрузке каждого из сотрудников и о статусе всех выполняемых проектов.

Но, в отличие от приложений для чата, Wrike дает вам возможность отвечать в удобное для вас время и не отвлекаться от работы. Он не перегрузит вас информацией, так как вы сами сможете управлять числом проектов и задач, которые хотите отслеживать, и количеством получаемых уведомлений. И, наконец, вместе с каждой задачей вы получаете полный контекст и понимаете, чего от вас хотят.