Вся команда трудится не поднимая головы, чтобы успеть сделать все необходимое до запуска кампании. Работа кипит, и, если повезет, вы вполне можете успеть сделать все в срок. И вдруг приходит он... неожиданный запрос.
Кто-то шел мимо вашего стола, или прислал письмо, или кинул сообщение в чат, или просто поймал на кухне, пока вы наливали себе кофе: «Слушай, я тут хотел попросить...» Такие запросы сваливаются как снег на голову, и хотя чаще всего это какие-то проходные задачи, они могут серьезно нарушить работу вашей команды.
По данным нашего Отчета об организации труда, составленного по результатам опроса 1400 специалистов, 60% респондентов назвали «выполнение чрезмерного количества разных задач одновременно» одним из основных факторов, ухудшающих производительность. Следующим по популярности ответом оказалось «отсутствие четких приоритетов» (31%), а третье место заняло «слишком большое число запросов из других подразделений» (28%). Современные маркетологи расходуют всего 36% рабочего времени на выполнение своих непосредственных обязанностей.
Неудивительно, что неожиданные запросы оказываются одним из главных факторов снижения производительности. И все же такие запросы не только неизбежны, но и необходимы для удовлетворения клиентов. Команда маркетинга должна реагировать на меняющиеся потребности клиентов и потребителей, а для этого требуется большая гибкость.
Одна из главных трудностей для руководителей отделов маркетинга — выработать методику обработки неожиданных запросов, которая бы позволяла свести к минимуму их вред для основного рабочего процесса. Попробуйте использовать следующие стратегии, чтобы включить неожиданные задачи в рабочий процесс и упростить их выполнение.
Будьте готовы к неожиданным запросам
Вы знаете, что неожиданные запросы неизбежны, так отведите на их выполнение немного времени, когда будете планировать рабочую загрузку и спринты.
Блогер из Enterprise Agile Вин Д'Амико предлагает рассортировать задачи по приоритету на две группы: А и В. Задачи A команда обязательно должна выполнить во время ближайшего спринта, а задачи B будут выполнены, если останется время, но при необходимости вместо них можно заняться неожиданными запросами. Благодаря такому методу команда и достигнет основных целей, и при этом сможет выполнить дополнительные задачи.
Наглядное представление загруженности участников — еще один простой способ понять, у кого есть возможность заняться срочным запросом (который неизбежно придет), или распределить задания таким образом, чтобы не перегружать работой одного из сотрудников.
Применяйте Agile-методологии для повышения гибкости
Внедрение Agile-методологии поможет маркетинговой команде повысить скорость реагирования и гибкость рабочего процесса, чтобы успешнее выполнять входящие запросы. 18% маркетологов утверждают, что внедрение Agile-методологии повысило качество их работы, а 16% говорят, что теперь их команда более четко ориентируется на приоритеты.
Важно отметить, что Agile-методология — вовсе не синоним импровизации, и ее использование вовсе не означает отказа от какой-либо структуры и планирования. Две основных составляющих Agile-методологии — жесткая расстановка приоритетов и постоянное взаимодействие внутри команды.
Это значит, что команда сможет успешнее распознавать, какие из запросов нужно обработать во время ближайшего спринта, включать их в общую загрузку и успешно сотрудничать, чтобы не обрушить весь поток запросов на одного из участников и избежать проблем для всей команды.
Больше узнать о внедрении Agile-методологии в маркетинговой команде можно из этой бесплатной электронной книги: 7 шагов для использования agile-методов в маркетинге.
Станьте для своей команды буфером
Любой руководитель знает, что один крученый мяч может разрушить даже самый лучший план. И ваша задача — перехватывать такие мячи, чтобы команда могла спокойно выполнять свою работу.
Скорее всего, вашу команду заваливают запросами в электронной почте, в Slack, на совещаниях, в общих Google Документах и при случайных встречах в коридоре. Мало того, что объем приходящей работы невозможно точно определить, помимо этого подобные запросы затрудняют расстановку приоритетов и обеспечение команды необходимыми ресурсами.
Все случайные запросы должны проходить через ваши руки, чтобы вы могли собрать необходимую информацию и отбросить незначительные задачи, прежде чем они отвлекут от работы ваших коллег.
Назначьте меткого стрелка
Кирстен Миншалл, основательница лондонской студии онлайн-приложений UVD, предлагает выбрать из команды одного человека, который сможет разбираться с входящими запросами быстрым «выстрелом от бедра».
Сотрудничая с «буфером», то есть с вами, меткий стрелок сможет обрабатывать неожиданные запросы, которые попадают в категорию приоритетных. Если таких запросов нет, то, чтобы не тратить время впустую, он всегда может найти себе работу в очереди задач. Таким образом команда будет работать над достижением поставленной цели и при этом успевать решать все срочные задачи.
Можно регулярно менять исполнителя роли меткого стрелка, чтобы никто не чувствовал себя изолированным от остальных и не переутомлялся из-за бесконечного потока входящих запросов.
Организуйте процесс принятия запроса
Нельзя работать с тем, чего не видишь. Если случалось так, что в разговоре сотрудник упомянул работу над задачами, о которых вы не имеете ни малейшего понятия, значит, надо внедрить правила принятия запроса.
Это значит — больше никаких «левых» запросов, которые проходят мимо вас: все запросы должны поступать строго в установленном порядке. Даже если это задача на пять минут, а выполнить ее просит глава компании.
Чтобы справиться со всем этим безумием, определите точку, куда вы сможете направлять все входящие запросы. Там же можно будет оценить их важность и найти всю информацию, которая нужна для решения задачи.
Вместо того, чтобы копаться в письмах, заметках и таблицах, используйте скрам-доску — она поможет быстро расставить приоритеты, назначить исполнителей и отследить ход выполнения работы. Вы будете знать статус и исполнителя для каждого запроса, и вам будет проще увидеть и удалить из очереди задач повторяющиеся запросы. Узнайте, как создать скрам-доску в Wrike, и беритесь за дело.
«Wrike действительно помог улучшить работу нашей команды. Я просматриваю новые запросы, определяю, у кого на текущей неделе есть для них время, и перемещаю их в папку входящих, чтобы команда знала, в каком порядке их выполнять», — Кейтлин Гуд, директор по маркетинговой стратегии и внедрению в Lightspeed POS
Фиксируйте все, над чем работаете
Поскольку многие неожиданные запросы нигде не фиксируются, невозможно оценить фактически выполняемый вашей командой объем работ или понять, как следует усовершенствовать рабочие процессы, чтобы помочь сотрудникам добиваться лучших результатов.
Многие руководители отделов маркетинга внедряют облачные решения для управления проектами, чтобы помочь команде общаться друг с другом и обмениваться информацией. Но, хотя существуют тысячи инструментов, помогающих в создании и реализации маркетинговых кампаний, есть лишь несколько решений, таких как Wrike, которые упрощают выполнение и запланированных проектов, и неожиданных запросов.
Отслеживая весь объем работ с помощью инструмента управления проектами, вы сможете:
- Получить точное представление о текущих возможностях вашей команды и узнать, на что уходит время каждого сотрудника.
- Эффективнее распределять ресурсы или привести убедительную аргументацию в пользу выделения дополнительных ресурсов или специалистов.
- Отсортировать срочные, но незначительные запросы, чтобы команда могла сосредоточиться на достижении основных целей.
- Сделать рабочий процесс более прозрачным для руководства и заинтересованных лиц, чтобы они могли следить за выполнением своих запросов.
- Сказать твердое «нет» (или «не сегодня») запросам с низким приоритетом и легко это обосновать.
Действуйте на опережение
Создав процесс обработки неожиданных запросов, вы поможете команде сосредоточиться на основных стратегических проектах, которые двигают компанию вперед, и при этом сохранить достаточную гибкость, чтобы реагировать на потребности клиентов и потребителей.
Чем активнее вы будете составлять планы, точно отражающие происходящее в команде, — выносить на поверхность невидимые задачи, организовывать поступление новых запросов и выделять время на их обработку, тем проще вам будет вносить изменения в рабочий процесс и пользоваться благоприятными возможностями.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
