Вы руководите выполнением проекта и все продумали до мелочей.
Уже составлен подробный план. Вы обсудили ожидания с руководителями и с участниками команды, организовали процесс создания отчетов.
И вдруг, когда проект уже в самом разгаре, участники команды обращаются к вам с предложением: им кажется, что они нашли более эффективный способ выполнить один из этапов работ.
Знакомая ситуация? Такое часто происходит в сфере управления проектами. Если вы единственный, кто несет ответственность за выполнение работ, вы будете до последнего думать, что ваш подход самый верный.
Но подумайте вот о чем: возможно, вы ограничиваете пространство для маневра, необходимое участникам вашей команды для перехода на новый уровень эффективности. Если вы планируете все до мелочей и не позволяете сотрудникам действовать гибко, им становится сложно адаптироваться к новой информации и изменяющимся требованиям.
Так что же делать? Менеджерам проектов пора начинать думать о себе не только как о планировщиках, но как о людях, помогающих участникам команды полностью раскрыть свой потенциал.
Для этого необходимо поощрять оба подхода к решению проблем и использовать дивергентное и конвергентное мышление.
В чем разница между дивергентным и конвергентным мышлением?
«Дивергентное мышление — это процесс открытия новых идей и возможностей — без критики, анализа и обсуждений. Этот тип мышления позволяет нам "играть в ассоциации", не ограничивать свою фантазию и обсуждать новые способы решения сложных задач, на которые нет единого, правильного, известного ответа», — объясняет Энн Мэннинг, партнер-учредитель Drumcircle LLC и преподаватель Гарвардского университета.
Представьте себе мозговой штурм, во время которого вы обсуждаете, какую из проблем компании нужно решить прежде всего. Участники выдвигают самые разные предложения, в том числе и те, которые с первого взгляда кажутся неосуществимыми. Это и есть дивергентное мышление.
Ну а теперь, когда у вас есть длинный список смелых идей, что делать дальше? В идеальном мире следующим этапом станет использование конвергентного мышления.
Что такое конвергентное мышление?
«Конвергентное мышление связано с анализом, оценкой и принятием решений. Это процесс, в ходе которого мы берем множество идей, оцениваем, анализируем все "за" и "против" и, наконец, принимаем решение», — говорит Мэннинг.
Некоторые из таких идей отбрасываются, потому что они требуют слишком больших денежных затрат, времени и ресурсов, или потому что они слишком необычны. То есть, по сути, конвергентное мышление — это процесс рационального отбора идей с целью отыскать наилучшее решение.
Взгляните на упражнение, демонстрирующее разницу между двумя типами мышления, которое Энн Мэннинг проводит со своими студентами:
Конвергенты против дивергентов — есть ли смысл в соперничестве?
Каждый из нас способен использовать и конвергентное, и дивергентное мышление в зависимости от ситуации. Однако при решении проблем и выполнении проектов обычно мы склоняемся к чему-то одному.
«Некоторые люди от природы склонны к дивергентному мышлению. Именно такие сотрудники любят предлагать что-то новое, — говорит Мэннинг. — И именно они вносят наибольший вклад в решение очень сложных проблем, потому что формулируют оригинальные идеи, которые оказываются новаторскими и полезными».
Но если вы слишком привержены определенному типу мышления, это может привести к серьезным трудностям. «Слишком большая склонность к дивергентному мышлению приводит к генерации бесполезных идей и отсутствию реальных решений. Переизбыток конвергентного мышления влечет за собой отсутствие новых идей и так называемый аналитический ступор», — добавляет Мэннинг.
Управление проектами и мнимое преимущество конвергентного мышления
Давайте рассмотрим пример. Дивергентное мышление начинается с цели — допустим, вам нужно привлечь за месяц тысячу новых потенциальных клиентов. Для начала вы проводите мозговой штурм, чтобы найти новые идеи и решения для достижения этой цели: вечеринки с участием экспертов, прямые рассылки подарочных карт и тд.
Далее вы переходите к оценке этих вариантов и выбираете из них наиболее перспективные. И это уже пример использования конвергентного мышления.
Именно такой подход к работе над проектом наиболее успешен, но менеджеры проектов слишком часто упускают первый этап. Они так стремятся поскорей составить план, что не уделяют времени игре воображения. Просто выбирают уже испытанное решение, привязывают его к цели и начинают действовать.
Этот подход опасен по нескольким причинам. Во-первых, вы вновь и вновь эксплуатируете одни и те же старые идеи — не потому, что они лучшие, а потому, что с ними вам проще.
Во-вторых, это снижает ваши шансы на успех. Конкурентоспособные организации должны быть гибкими и способными к адаптации. Они должны рассматривать все возможные варианты, а не сразу приступать к планированию или использовать все тот же аргумент: «А мы всегда так делали».
«Проблема вовсе не в планах — сами по себе планы очень полезны, — пишет руководитель в сфере программного обеспечения Крис Гэйдж в своей статье для Medium. — Проблема в людях, которые не могут обойтись без планирования, чьей инстинктивной реакцией на любой неизвестный фактор становится навязчивое желание составить план, чтобы добиться "определенности". Сюрприз: определенности не существует. И когда вы пытаетесь идеально сделать то, что не идеально по самой своей задумке, вы сковываете себя по рукам и ногам».
Как развить склонность к дивергентному мышлению
Хотя менеджерам проектов следует поощрять в команде склонность к дивергентному мышлению, нельзя забывать и о таких важнейших вещах, как сроки и эффективность. Как же сохранить баланс?
Как встроить дивергентное мышление в процесс планирования проектов? Предлагаем несколько рекомендаций, которые помогут вам быть достаточно гибкими, чтобы адаптироваться к изменяющимся целям и требованиям, и при этом не сбиться с пути.
1. Выделяйте достаточно времени, чтобы применить оба подхода
И конвергентное, и дивергентное мышление очень важны для творческого решения проблем и планирования проекта, а это значит, что вам нужно выделить время и на то, и на другое.
«Но мы именно так и поступаем! — можете воскликнуть вы. — Мы столько мозговых штурмов провели, что вам и не снилось!»
Но задумайтесь вот о чем: позволялось ли участникам этих мозговых штурмов действовать как дивергенты — выдвигать абсолютно любые идеи и знать, что их рассмотрят и оценят позже?
Стремление использовать и дивергентное, и конвергентное мышление одновременно совершенно непродуктивен. «Объединять эти два типа мышления — все равно что давить одновременно и на тормоз, и на газ. Так вы никуда не уедете», — заключает Мэннинг.
Хотя оба типа мышления необходимы для достижения успеха, их следует разделять. Для начала расскажите об этих двух типах членам проектной группы. Что значит думать как дивергент? Что такое конвергентное мышление? Почему это так важно, и как научиться использовать оба подхода?
Когда вы проводите мозговой штурм, подчеркните, что на этот раз участники должны прибегнуть к дивергентному мышлению. Какой бы недостижимой или безумной ни казалась та или иная идея, все они будут рассмотрены позже. Напомните участникам команды, что они не должны критиковать чужие предложения.
Тем самым вы дадите людям возможность проявить себя в качестве дивергентов, а потом уже перейдете к планированию. По словам 38% сотрудников, они перестали проявлять инициативу только лишь потому, что руководители сразу отметали их идеи. А это значит, что дивергентное мышление не только улучшает результаты проектов, но и поднимает уровень мотивации.
2. Внедрите решение для управления совместной работой
Решение для управления работой?! А разве это не еще один инструмент для составления планов и выполнения налаженных рабочих процессов?
Верно. Платформа для управления проектами и совместной работы (такая как Wrike) — это отличная возможность постоянно получать актуальную информацию о планировании и выполнении проекта. Но лучшие из таких платформ дают вам свободу действий, необходимую для поддержки дивергентного мышления.
Упоминания и комментарии в реальном времени упрощают совместное воплощение в жизнь амбициозных идей и позволяют обойтись без многочисленных совещаний и пересылки информации по электронной почте. Гибкая структура папок и настраиваемые поля помогают менеджерам проектов быстро вводить новые шаблоны проектов и настраивать рабочие процессы.
Проще говоря, хорошая платформа для управления проектами и совместной работы не только упрощает выполнение повторяющихся рабочих заданий, но и дает достаточно гибкости для использования дивергентного мышления и адаптации к изменяющимся целям и требованиям.
3. Избавьте себя и других от рутины
У кого найдется время на генерацию нестандартных идей, когда приходится постоянно обновлять статусы, назначать задачи и составлять планы проектов? Менеджеры проектов потому и переходят сразу к конвергентному мышлению, и решают задачи путем наименьшего сопротивления, потому что вынуждены экономить каждую минуту.
Однако есть новые технологии, позволяющие избавить менеджеров проектов и других сотрудников от трудоемкой рутинной работы. Например, автоматизация рабочего процесса избавляет от необходимости вручную назначать задачи исполнителям, создавать шаблоны проектов или рассылать уведомления об обновлении статуса.
Такие решения, как Zapier и Azuqua упрощают установление связи между программными системами и позволяют беспрепятственно передавать информацию между различными платформами — без копирования и вставки! Многие ведущие платформы также предлагают встроенные возможности интеграции.
Сведение к минимуму объемов повторяющейся работы позволяет командам уделять больше времени дивергентному мышлению, которое раньше задвигалось на задний план. Переложите часть рутинных обязанностей на машины, а сами занимайтесь тем, на что способен только человек!
Планирование ради творчества — это возможно!
Вам может показаться, что планирование и творчество — два взаимоисключающих понятия. Но, оценив все плюсы и минусы дивергентного и конвергентного мышления, вы поймете, что они прекрасно уживаются вместе.
Вы всегда сможете найти время и место для обоих подходов, и самые эффективные менеджеры проектов понимают, когда и как ими можно воспользоваться. Следуйте нашим рекомендациям, и вы сможете успешно выполнять проекты и при этом действовать гибко и радоваться переменам и новым идеям.
Хотите испытать решение для управления проектами и совместной работы, поддерживающее и дивергентное, и конвергентное мышление? Подпишитесь на 14-дневную бесплатную пробную версию Wrike!
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
