Один из верных способов максимально увеличить прибыль — использование подходящих инструментов для управления командой. На самом деле преимущества этих инструментов (улучшение подотчетности, а также в числе прочего более ясные цели и показатели) могут предотвратить срывы 75% проектов, связанных с разработкой программного обеспечения.
Даже если вы работаете не в сфере IT, использование таких инструментов, как Wrike, поможет вам улучшить работу и процесс планирования. Прочтите наши практические советы и узнайте, какие преимущества вы можете получить благодаря возможностям управления бизнес-операциями.
Представляем один из лучших инструментов для управления командой
Wrike объединяет самые популярные возможности множества программных инструментов на единой платформе. Например, автоматическое составление отчетов по ключевым показателям эффективности, диаграмма Ганта для лучшего распределения рабочей загрузки и полная прозрачность данных об эффективности и ходе выполнения работ.
Участники команды могут видеть свои будущие задачи, а также задачи, над которыми работают коллеги из других отделов. Поскольку вся информация находится у них под рукой, становится гораздо проще выявлять и прогнозировать возможные проблемы.
Благодаря прозрачному процессу обмена сообщениями и встроенным инструментам коммуникации вы сможете при необходимости легко проверить и утвердить внесенные ими изменения.
Вся важная информация (в том числе запросы клиентов и данные о статусе ресурсов) сохраняются в организованном виде и доступны для поиска. Это большой шаг вперед по сравнению с электронными переписками, где информация постоянно теряется.
Теперь, когда вы знаете, что Wrike может вам предложить, давайте подробнее рассмотрим рекомендации, которыми вы сможете воспользоваться, работая с нашим сервисом.
Организация работы и загрузка каждого участника команды
Чтобы создать эффективный график работы, приходится учитывать возможные конфликты и накладки. Вам нужно предусмотреть все возможные обстоятельства — от отпусков до одновременно выполняемых проектов. Если вы сейчас используете электронную почту или таблицы Excel для сбора данных, составления индивидуальных графиков и назначения задач, то вы должны понимать, насколько сложно управлять таким объемом информации. Впрочем, этот процесс можно легко оптимизировать с помощью подходящего приложения для управления командой.
Например, в Wrike есть встроенные календари для совместной работы, данные в которых участники вашей команды могут при необходимости обновлять. Так что вы всегда будете знать, доступны ли они, и даже узнавать о неожиданных уходах на больничный.
К тому же панели для управления проектами в Wrike позволяют просматривать задачи, которые нужно назначить, и сразу видеть, кто из исполнителей свободен и лучше всего подходит для выполнения данных задач. Это позволяет не выбиваться из графиков и бюджетов, какие бы препятствия ни возникли на вашем пути.
Планирование ресурсов и рабочей загрузки для нескольких проектов
Планирование загрузки в рамках операционного менеджмента — одна из основных проблем, с которыми сталкиваются отделы продаж. Вы должны знать, что необходимо сделать по каждому из проектов, сколько времени займет каждый этап, и кто может взять на себя выполнение той или иной задачи на каждом этапе.
Wrike позволит вам либо начать работу с нуля и создать настраиваемые рабочие процессы с имеющимися у вас ресурсами, сведения о которых представлены на единой удобной панели задач, либо преобразовать этапы повторяющихся проектов в шаблоны, чтобы идти по проверенному пути. В любом случае вы сможете легко и просто получать информацию о своей стратегии управления загруженностью команды, формировать эту стратегию и воплощать ее в жизнь.
Мониторинг всех изменений и обновлений
Возможно, участникам вашей команды потребуется поддержка, чтобы адаптироваться к постоянно меняющейся рабочей среде. Возможно, у вас есть материалы, которые нужно дополнительно согласовать, прежде чем передавать на следующий этап. Также вы можете столкнуться с дополнительными правками или с клиентом, которому необходимо передвинуть сроки выполнения проекта.
Все это — обычные рабочие ситуации, и поэтому очень важно подготовить план, который поможет участникам вашей команды вовремя получать нужную информацию и эффективно устранять возникающие сложности.
Самое простое и быстрое решение этой проблемы — внедрить программное обеспечение, такое как Wrike, которое сможет в режиме реального времени автоматически уведомлять участников проекта о подобных изменениях. Вы сэкономите время, потому что вам не придется связываться с каждым участником по отдельности и требовать от них согласие на изменения графика или беспокоиться о том, получили они ваше сообщение или нет.
Предоставление участникам интерактивных отчетов по проекту
Как говорилось выше, очень важно, чтобы все участники команды постоянно находились в курсе происходящего. Но как насчет ваших клиентов и партнеров? Даже самые успешные проекты начинают тормозить, когда руководитель из другой компании задерживает выдачу утверждения или запрашивает подробный отчет о ходе работ во время аврала.
Wrike дает возможноcть предоставить заинтересованным лицам полный или ограниченный доступ к панели проекта, чтобы они могли видеть его статус.
К тому же при необходимости они смогут напрямую обращаться с вопросами к соответствующим участникам команды. Это поможет вашей команде действовать более согласованно, позволяющую экономить время.
Повышение уровня руководства командой
Решение для операционного менеджмента — это не просто очередной программный инструмент. Это эффективный способ оптимизировать проекты с помощью наглядного представления задач, данных и ресурсов и эффективного управления ими. Если вы хотите увидеть Wrike в действии, попробуйте бесплатную версию.
