Хотите научиться управлять несколькими проектами одновременно? Для начала вам следует применить эффективные методики управления сроками.
Управление сроками — это процесс, в ходе которого менеджер маркетинговых проектов организует, приоритизирует и планирует рабочую загрузку в течение ограниченного периода времени. Чтобы вовремя создавать для клиентов качественный контент, необходимо пересматривать приоритеты, обрабатывать запросы, поступившие в последнюю минуту, и эффективно управлять всеми доступными ресурсами.
Справляться с этими и многими другими задачами вам помогут следующие советы по управлению сроками.
Как лучше всего управлять многочисленными проектами и дедлайнами?
Лучший способ управлять несколькими проектами, сроки которых накладываются или совпадают, — это научиться правильно расставлять приоритеты. Также стоит уделять особое внимание распределению ресурсов для проектов, выполняемых одновременно.
Wrike поможет вам управлять сроками множества проектов; с ним вы сможете следить за выполнением задач, вести историю клиента и открывать к ней доступ, а также видеть сроки всех активных проектов на панели задач.
Следите за задачами с помощью блоков с цветовым кодированием, которые можно перетаскивать на временных шкалах проектов. У каждой задачи есть свои приоритеты и зависимости, и вы сможете легко просматривать их на диаграмме Ганта. Кстати, это один из лучших инструментов для управления сроками. Участники вашей команды смогут обновлять статусы по мере выполнения различных этапов задачи, чтобы активировать автоматические уведомления для следующих этапов.
Открывайте всем участникам команды доступ к истории клиента на платформе управления проектами, чтобы все были в курсе событий. Быстро передавайте подробную информацию о телефонных звонках и других взаимодействиях и напоминайте о необходимости соблюдения сроков, чтобы сотрудники понимали, насколько это важно для клиента.
Просматривайте сроки всех активных проектов на единой панели задач. Выявляйте возможные трудности, которые могут возникнуть при реализации проектов. Например, накладки в графиках, сведения о перегруженных или недостаточно загруженных работой сотрудниках и задержки в выполнении отдельных задач. Благодаря единой целостной картине обо всех происходящих событиях вы сможете заблаговременно избежать этих проблем.
Как расставлять приоритеты для проектов?
Чтобы приоритизировать проекты и выбрать тот, который будет сразу взят в работу, нужно для каждого проекта определить две ключевые характеристики — срочность и важность. Такая модель приоритизации называется матрицей Эйзенхауэра, и в ее рамках все проекты и задачи разделяются по четырем отдельным категориям.
Определите, в какую из категорий попадает ваши задачи:
- Срочные и важные. У этих проектов есть жесткие сроки, которые скоро наступят. Обычно такие проекты могут принести значительную прибыль и помочь вашей компании в достижении крупнейших бизнес-целей.
- Срочные и менее важные. У этих проектов есть жесткие сроки, которые скоро наступят, но ожидаемая прибыль ниже, как, например, у разового проекта или услуги, предлагаемой со скидкой.
- Менее срочные и важные. У этих проектов более отдаленные сроки исполнения. Реализовать такой проект необходимо, но при этом у вас будет гораздо больше пространства для маневра.
- Менее срочные и менее важные. К этой категории относятся проекты и задачи, не имеющие четкого срока и не обещающие особой прибыли. Их выполнение скорее желательно, чем необходимо. Отказывайтесь от таких проектов, если это возможно, или откладывайте их, пока не будут выполнены остальные пункты в вашем списке дел. Вполне возможно, что все проекты из этой категории окажутся внутренними заданиями.
Как расставить приоритеты, если сроки сдачи проектов совпадают?
Чтобы приоритизировать проекты с совпадающими сроками, первым делом стоит выяснить, какой из проектов принесет больше выручки. Затем определить, в каком из них больше этапов или более сложных и трудоемких задач.
Найдите лучший способ управлять многочисленными проектами с помощью одного из следующих методов:
1. Начинайте с конца
Действуйте в обратном порядке — от последней задачи проекта к первой. Начните с даты выполнения и составьте для каждой задачи свой собственный график, чтобы точно определить, сколько времени уйдет на выполнение всех задач.
2. Используйте наглядный инструмент
Используйте систему управления проектами, такую как Wrike, которая предлагает в числе прочих функций цветовое кодирование, обновление данных по отдельным задачам и панели инструментов со всеми сведениями по проекту в режиме реального времени.
3. Получите одобрение участников
Поделитесь черновиками календарного плана проекта с клиентами и основными участниками проектной группы в вашей системе управления проектами. В этом случае клиенты смогут выразить свое согласие с планом до начала работ по проекту. А участники команды помогут выявить возможные источники проблем или оценить возможность выполнить запросы клиента с учетом своей рабочей загрузки.
4. Добавьте временные шкалы для отдельных задач
Указывайте, сколько времени займет выполнение каждой задачи, прежде чем назначить ее участнику команды. Не забывайте избавляться от менее срочных и менее важных задач.
5. Планируйте буферное время
Чтобы бороться с ошибками планирования, учитесь точнее оценивать время, необходимое для выполнения задач. Используйте расчетные периоды времени, которые как минимум на четверть и как максимум в 4 раза превышают ожидаемую продолжительность проекта или задачи. Используйте исторические данные, чтобы сравнивать ожидаемые трудозатраты с фактическими, зафиксированными в ходе выполнения аналогичных проектов или задач в прошлом.
Используйте решение для управления сроками в маркетинге
Теперь вы знаете, как управлять многочисленными сроками, приоритизировать проекты с помощью матрицы Эйзенхауэра и планировать проекты, сроки сдачи у которых совпадают.
В дополнение к новым знаниям об управлении сроками начните использовать Wrike. Попробуйте бесплатную двухнедельную версию, чтобы проверить наши советы на практике и согласовать графики всех ваших проектов, какими бы сложными они ни были!
Системы совместной работы для маркетинговых команд: руководство покупателя
Если на рынке доступны тысячи инструментов, как выбрать лучший для своей команды?
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
