В идеальном мире проекты, которыми вы руководите, выполняются в соответствии с планом. Но любой менеджер проектов скажет вам, что в реальности так не бывает. При работе над каждым проектом возникает множество рисков и неопределенностей, особенно если речь идет о строительной отрасли.
Поэтому так важна эффективная система реализации проектов. Когда в строительных проектах оказываются задействованы заказчики, проектировщики и подрядчики, то, как сказано в статье из блога ProjectConnections, система реализации проекта определяет, «как организуется взаимодействие этих участников, чтобы задачи и цели, поставленные владельцем проекта, воплотились в готовый проект».
Проще говоря, такая система помогает согласовывать действия всех участников. Но даже при ее наличии продолжают возникать некоторые сложности. И в таких ситуациях должен вмешаться менеджер по реализации проекта и внести необходимые корректировки.
Итак, давайте рассмотрим основные обязанности менеджера, распространенные риски, которые нужно снижать, и способы, с помощью которых можно успешно преодолеть трудности.
Каковы обязанности менеджера по реализации проектов в строительстве?
Главное слово в названии этой должности — «реализация». Люди, занимающие эту должность, ставят своей целью выполнение проекта. Они планируют, контролируют и оптимизируют работу над проектом, чтобы добиться высоких результатов, то есть стремятся к тому, чтобы проект отвечал ожиданиям и был выполнен вовремя и без превышения сметы.
Как указано в этой вакансии, некоторые из основных обязанностей менеджера по реализации проектов могут включать в себя следующее:
- Разработка стандартов застройки
- Подбор квалифицированных кадров для участия в проекте
- Анализ данных для обеспечения соблюдения графика
- Формирование долговременных отношений с клиентами
В компаниях, использующих более формальные методы реализации проекта, например «проектирование-строительство» или «Управление строительством в условиях риска» (CMAR), менеджер по реализации проекта отвечает за управление такими методами.
Какие риски связаны с реализацией проектов в строительстве?
Каждый проект связан с определенными рисками, но в строительстве любой риск кажется еще более угрожающим. Причина в том, что менеджеры проектов в первую очередь озабочены вопросами безопасности. По данным Бюро трудовой статистики, строительство является отраслью с самым высоким риском несчастных случаев.
Конечно же, безопасность важнее всего, но есть и другие распространенные факторы рисков, с которыми приходится сталкиваться менеджерам проектов. Возможно, они не несут в себе явной угрозы для здоровья рабочих, но могут стать причиной настоящего хаоса на стройплощадке, если их вовремя не устранить.
Риск №1. Нехватка персонала
Эта проблема знакома слишком многим менеджерам проектов — когда для выполнения определенного проекта не хватает рабочих рук.
Нехватка кадров особенно остро ощущается в строительной отрасли. По результатам одного из опросов, проведенного Ассоциацией генеральных подрядчиков Америки (AGC), 80% подрядчиков заявили, что им трудно найти квалифицированных рабочих. А в апреле 2019 года Бюро трудовой статистики объявило, что количество свободных вакансий в строительстве достигло 404 тысяч.
К сожалению, нехватка персонала может быстро привести проекты к краху. По результатам исследования Института управления проектами (PMI) «Пульс профессии» за 2018 год, 21% проектов срываются из-за нехватки кадровых ресурсов.
Менеджеры проектов в строительной отрасли должны пристально следить за сотрудниками и уровнем их рабочей загрузки, чтобы проект можно было выполнить в срок.
Как снизить риск
Успешное обеспечение кадрами начинается на этапе планирования, и платформа управления проектами поможет менеджерам получать прозрачные сведения о рабочей загрузке и графиках работы сотрудников, чтобы распределять задачи соответствующим образом.
Для этой цели отлично подходит Wrike Resource. Используя трудозатраты для задач, менеджеры проектов смогут рассчитывать, сколько времени потребуется на выполнение задачи. Особенно это удобно для задач, которые могут растянуться на несколько дней, но требуют лишь нескольких часов работы. Кроме того, можно использовать графики рабочей загрузки, чтобы точно знать, кому из бригады можно поручить дополнительное задание.
А что в итоге? План проекта, учитывающий фактический объем работы, который может выполнить строительная бригада, а не слишком оптимистичный план, построенный на догадках.
Риск №2. Нарушения сроков
Нехватка кадров может повлечь за собой новые и новые риски, нарастающие как снежный ком, и одним из таких рисков является риск нарушения сроков. Тот же самый опрос AGC показал, что, по утверждению 44% респондентов, их проекты выполнялись дольше, чем ожидалось.
Эти слова подтверждаются многочисленными фактами. По данным компании McKinsey, нарушения графика считаются нормой в строительной отрасли, а на выполнение крупных проектов уходит на 20% больше времени, чем было запланировано.
В результате крайними становятся менеджеры по реализации проектов, потому что их основная задача — сдать проект в срок.
Как снизить риск
Здесь вам опять может помочь система управления проектами, особенно если в ней предусмотрена возможность создания диаграмм Ганта.
На диаграмме Ганта отображены задачи, относящиеся к проекту, рядом с временной шкалой. Это очень удобный инструмент, позволяющий отобразить в наглядном виде календарный план, а также следить за его соблюдением и за ходом выполнения проекта в целом.
Wrike предлагает диаграмму Ганта, чтобы вы могли отобразить на ней свой график выполнения проекта и следить за ходом работ. Пользоваться таким инструментом гораздо удобнее, чем методами с ручным вводом данных (например, электронными таблицами), потому что данные на диаграмме Ганта обновляются автоматически. Если какая-либо задача будет выполнена с нарушением графика или вы измените последовательность выполняемых работ, изображение на диаграмме и даже зависимости задач сдвинутся автоматически — вам не придется вносить никаких дополнительных изменений.
Риск №3. Превышение сметы
Нет ничего удивительного в том, что в случае превышения сроков затраты по проекту также увеличиваются. Приходится тратить больше рабочих часов и ресурсов, так что превышение сметы становится неизбежным.
По результатам опроса AGC, 43% респондентов заявили, что затраты на выполнение строительных проектов оказываются больше, чем ожидалось. Компания McKinsey также выяснила, что до 80% крупных строительных проектов выполняются с превышением сметы.
Как снизить риск
К сожалению, нет возможности полностью свести на нет превышения сметы (что ж, так бывает). Но решения для управления проектами, такие как Wrike, помогают предотвратить подобные проблемы.
Например, возможность определить ожидаемую рабочую загрузку, распределить ресурсы и выявить потенциальные затруднения позволяет менеджеру получить более реалистичное представление о будущем проекте и соответствующим образом распределить выделенные средства.
Риск №4. Устаревшие процессы и документация
Если вспомнить все потенциальные угрозы при выполнении строительных проектов, логично предположить, что для снижения рисков в строительной отрасли должны активно использоваться новые технологии. Но, как ни странно, темп внедрения инноваций в этой сфере на удивление низок.
«Например, планирование проекта осуществляется без какой-либо координации действий между офисом и стройплощадкой и часто выполняется на бумаге», — отмечается в отчете McKinsey.
К сожалению, использование менеджерами устаревших ручных процессов приводит к появлению дополнительных факторов риска, которых можно было избежать благодаря применению новых технологий.
Как снизить риск
Хорошая новость: 29% подрядчиков вкладываются в новые технологии для автоматизации процессов.
Внедрение системы управления проектами дает менеджерам по реализации строительных проектов многочисленные преимущества. В частности, такая система позволяет использовать шаблоны при планировании проектов, оптимизировать выполнение повторяющихся задач, повышать качество календарного планирования и составлять более подробные и точные отчеты.
Как снизить уровень рисков в строительстве и улучшить систему реализации проектов? Внедрить решение для управления проектами
Менеджеры по реализации проектов в строительной отрасли обязаны планировать потенциальные риски и по возможности их избегать — начиная от угроз безопасности и заканчивая риском выбиться из графика и сметы.
Это очень сложная задача, но ее можно значительно упростить за счет использования соответствующих технологий. Платформа управления проектами даст вам более прозрачную информацию о рабочей загрузке сотрудников, графиках работ, ресурсах и бюджете, так что вы сможете направить все свои усилия на самое главное — успешную реализацию строительного проекта.
Готовы начать? Зарегистрируйтесь и попробуйте бесплатную версию Wrike.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
