«Нет новых сообщений». Что может быть лучше? Выглядит так, будто компьютер хвалит вас за хорошо выполненную работу. Очистка входящих может работать почти как терапия и сродни разбору гардероба или генеральной уборке. Но, как и уборку, довести это до конца невозможно. Пройдет совсем немного времени, и знакомый сигнал возвестит о том, что в ваших входящих опять что-то появилось.
Пора принять вызов и всерьез разобраться, как добиться пустых входящих и обуздать уведомления. Но сначала нужно разобраться в том, помогут ли вам пустые входящие, или совсем наоборот? Давайте в первую очередь точно выясним, что означает эта практика.
Что такое «пустые входящие»?
Термин «пустые входящие» ввел эксперт по продуктивности Мерлин Манн в 2007 г. на Google Tech Talk, а 2014 г. он написал книгу «Пустые входящие: как покончить с мусором и заниматься только важными делами». «Пустые входящие» произошли от методологии Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок», их смысл в том, что электронная почта — не самоцель, а среда. Цель состоит в том, чтобы сократить время, которое вы тратите на электронную почту — вместо этого вы должны находить для ваших писем подходящее место и обрабатывать их соответственно. Одним словом, «пустые входящие» — это простая система хранения документов.
«Пустые входящие» учат управлять электронной почтой при помощи пяти ключевых действий:
- Удаление. Определите, имеет ли письмо какую-либо ценность. Если нет, просто удалите его. Если да, выберите одну из следующих четырех возможностей.
- Делегирование. Если сообщение более актуально для другого члена команды, перешлите это письмо ему.
- Ответ. Если вы можете ответить на письмо быстрее, чем за две минуты, сделайте это.
- Откладывание. Ответ на некоторые письма может занять больше двух минут. Если это именно такое письмо, отложите его.
- Выполнение. Есть ли у вас прямо сейчас время, чтобы выполнить задачу, указанную в письме? Если да, так и сделайте.
Манн советует не держать почту постоянно открытой, а проверять ее три раза в день, поступая так, как написано выше, и возвращаться к работе.
Стоит ли стремиться к «пустым входящим»?
Да — и нет.
Некоторые воспринимают идею «пустых входящих» слишком буквально, ошибочно полагая, что ее конечная цель заключается именно в том, чтобы оставить папку входящих сообщений пустой. Это приводит к увлечению действием «Удаление» — электронные письма летят прямо в корзину никак не обработанными. В своем стремлении очистить входящие некоторые сотрудники теряют производительность, поскольку они тратят время на уничтожение сообщений вместо того, чтобы заниматься действительно важными задачами.
Манн объясняет, что «пустые входящие» — это скорее способ мышления. Он говорит: «Смысл в том, что вы должны сами распоряжаться своей электронной почтой, своим временем и своей жизнью в целом. Что значит „пустые“? Дело не в том, насколько занят ваш почтовый ящик, а в том, насколько ваш мозг занят этим почтовым ящиком. И не хотите ли вы занять его чем-нибудь другим. Вот и все».
Если следовать философии «пустых входящих» так, как ее задумал Манн, она может стать очень эффективным инструментом повышения продуктивности.
Уведомления — хорошо это, или плохо?
Уведомления — забавная штука. С одной стороны, они могут доставлять удовольствие и даже радость. Исследователь из Гарвардской медицинской школы Тревор Хейнс отмечает, что позитивные уведомления в социальных сетях, вроде лайков или комментариев от друзей, «потенциально могут быть позитивным социальным стимулом и вызывать приток дофамина».
Но гонка за дофамином может быстро привести к зависимости. Ведь приложения разрабатывают так, чтобы они вызывали привыкание, отправляя push-уведомления и создавая иллюзию синдрома упущенной выгоды у пользователей, чтобы те возвращались к ним как можно чаще. Компьютерный ученый Тристан Харрис приравнивает эту зависимость к азартным играм, называя смартфон «игровым автоматом в вашем кармане».
Кроме того, уведомления могут снижать производительность. По данным профессора Глории Марк из Калифорнийского университета в Ирвайне, сотруднику, которого прервали, требуется «в среднем 23 минуты и 15 секунд», чтобы вернуться к работе. Вы думали, что просто прочитаете сообщение, которое прислал вам в Slack ваш коллега, но там оказалась интересная ссылка, и вы рухнули прямо в кроличью нору. Вам показалось, что вы только что вошли в YouTube — и вот уже пропущено начало важной встречи в Zoom.
А еще бывают уведомления, которые вызывают беспокойство. Например, сообщения от вашего начальника в Microsoft Teams с просьбой «быстро пообщаться». Или оповещение об электронной почте, которое добавляет еще один пункт в ваш растущий список дел. Все постоянно требуют вашего внимания — неудивительно, что так много людей ухватились за концепцию «пустых входящих» и приспособили ее для решения своих личных проблем. Сильвия Киллингсворт написала в The New Yorker, что адаптированный вариант «пустых входящих» может работать как «механизм преодоления беспокойства, вызванного постоянным потоком электронной почты».
Ежедневные уведомления никуда не денутся. Поскольку мы переходим от полного рабочего дня к гибридному рабочему месту, сотрудники должны оставаться на связи в Интернете. И все же уведомления можно взять под контроль.
Как управлять уведомлениями
Серьезно — сколько времени тратите на смартфон, пока сидите за компьютером? Уведомления непрерывно выскакивают на двух экранах, и это удваивает число отвлекающих факторов.
Вот несколько советов, которые помогут вам управлять уведомлениями на обоих устройствах так, чтобы повысить вашу производительность на работе.
Проведите ревизию приложений
Проверьте смартфон и компьютер — и удалите все ненужные приложения. Будьте безжалостны — все, что вам понадобится, вы всегда сможете загрузить снова. А теперь настройте для каждого приложения уведомления.
Выключите уведомления
Вас добавили в очередную группу Slack, посвященную выбору подарка кому-то на день рождения. Ничего страшного! Вы всегда можете выключить уведомления для этой группы. А если в вашу жизнь вторгаются через ваш компьютер всякие веб-сайты, требующие вашего внимания, просто блокируйте все уведомления браузера.
Включите режим «Не беспокоить»
Укротив обычные уведомления, добейтесь того, чтобы ничто не отвлекало вас в течение тех часов, когда вы выполняете важные задачи. Для этого и нужен режим «Не беспокоить». Если вы используете этот режим на Mac, входящие уведомления не будут вас прерывать и сохранятся на потом. В Windows 10 есть своя версия функции «Не беспокоить», она называется «Фокусировка внимания». На смартфоне вы можете включить авиарежим, или режим экономии батареи, или просто совсем выключить его.
Оптимизируйте ваши инструменты
Универсальное программное решение для управления рабочими процессами поможет вам свести к минимуму количество уведомлений, сосредоточив все ваши приложения в одном месте. Закройте ненужные вкладки и работайте, не отвлекаясь, с единой платформой.
Сами по себе электронные письма и уведомления не проблема — проблема в том, как вы с ними справляетесь. Правильное пользование «пустыми входящими» и эффективная настройка уведомлений позволят вам встать на путь повышения производительности — и сигнал входящих больше никогда не будет вас отвлекать.
Wrike Way — путь к эффективности
План достижения операционной эффективности, основанный на идеях 15000 ведущих мировых компаний
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
