Что делать, если вы внедрили инструмент для управления проектами, но желаемого эффекта так и не получили?
Поиск подходящего решения для управления проектами и совместной работы требует затрат времени, денег и сил, и уже через несколько месяцев после внедрения нового инструмента вы вправе рассчитывать на какую-то отдачу. Предполагается, что новое решение должно улучшить обмен информацией, упростить поиск данных и быть удобным в освоении и работе. Вы должны почувствовать прогресс!
В ходе нашего опроса об организации труда 34% сотрудников заявили, что недовольны организацией рабочих процессов в своей компании, и назвали «нехватку информации» основной причиной рабочего стресса. Обычно это происходит из-за использования устаревших инструментов, в результате чего увеличиваются объемы рутинной работы и снижается эффективность.
Так давайте не будем оправдывать свою систему управления проектами и найдем вместо нее такую, которая действительно улучшит производительность команды и поднимет уровень совместной работы.
Если вы не пользуетесь решением для организации рабочего процесса или для управления проектами, то, скорее всего, вы используете для работы электронную почту и таблицы.
В этом случае вам нужен новый инструмент для управления проектами.
Такие «доисторические» инструменты, как электронная почта и таблицы, были созданы несколько десятилетий назад для организации рабочего процесса и общения в сети. Но сейчас в наших руках огромное количество новейших технологий, так почему мы так привязаны к этим устаревшим инструментам?
Конечно, они по-прежнему могут применяться для обмена файлами, общения и планирования, но стоит выйти за пределы возможностей этих инструментов, и сразу возникают проблемы. Электронная почта — это не файловый архив.
Именно с такими проблемами столкнулись сотрудники океанариума Монтерей Бэй, когда попробовали следить за реализацией своих образовательных программ с помощью электронных таблиц Excel. «Очень трудно было все учесть, — рассказывает Су Дин, директор по сбору пожертвований. — Очень много времени уходило на обновление и отслеживание сведений по проектам в экселовских таблицах. Например, если даты сдвигались, нашим сотрудникам приходилось часами обновлять все таблицы с остальными датами за целое полугодие. Это отнимало у нас все силы».
Попытайтесь записывать, как часто вам приходится использовать устаревшие инструменты, например электронную почту и таблицы, чтобы решать задачи, для которых эти инструменты не предназначены. Составьте список конкретных функций, которые могли бы оказаться полезными для вас и для вашей команды. Таким образом, вы сможете сузить область поиска и подобрать решение, обладающее необходимыми функциональными возможностями.
Вам кажется, что вы еще не готовы вложиться в новое решение для управления проектами? Давайте посмотрим, какими будут ваши потери, если вы этого не сделаете.
Если программный инструмент требует длительной настройки, бесчисленных ознакомительных вебинаров и обязательного обучения, он отнимает время у важных проектов и снижает производительность. Вы ведь ищете решение, которое позволило бы вашей команде начать работать в полную силу как можно скорее, а не создавало бы причины для проведения дополнительных совещаний и сеансов обучения.
По данным опроса, проведенного в 2013 году изданием MIT Sloan Management Review и компанией Capgemini Consulting, 78% респондентов считают, что осуществление цифровой трансформации станет важнейшей задачей для их организации в следующие два года. При этом 63% опрошенных считают темп технологических изменений в своей компании слишком медленным и называют основным препятствием «медлительность».
Внедрение инструмента должно быть быстрым, и оно должно осуществляться в соответствии с назначением этого инструмента. Вовсе не обязательно демонстрировать сотрудникам каждую скрытую функцию, если она заведомо никогда не потребуется. Кроме того, наличие простого в использовании инструмента, не требующего длительного обучения, позволяет быстро ввести в курс дела новых сотрудников, и в результате вся команда с самого начала сможет действовать согласованно.
Если вам приходится тратить много времени на организацию работы (например, на постоянное обновление данных в электронных таблицах), это значит, что вы добавляете еще одну задачу в и без того длинный список дел.
В ходе опроса Powering Productivity, посвященного факторам, снижающим эффективность работы, 44% опрошенных бизнес-руководителей назвали основной причиной пустой траты времени неэффективные рабочие процессы. Кроме того, результаты опроса показали, что от этих факторов страдают не только сотрудники, но и клиенты (48%).
Руководству компании Procurify было сложно найти инструмент, позволяющий наладить взаимодействие не только внутри команды, но и между различными подразделениями. Из-за использования неподходящего решения сотрудникам компании пришлось столкнуться с потерянными данными, недоразумениями и нарушением сроков.
«Мы перепробовали множество систем: Asana, Basecamp, Jira и Google Docs, — признается Юджин Донг, сооснователь и технический директор Procurify. — Внутри конкретной команды системы работали, но если нам требовалось взаимодействие между различными отделами, сразу же начинались проблемы. Нам нужен был инструмент, который показывал бы ход выполнения, календарный план и сроки другим подразделениям для обеспечения успешного выполнения проекта».
Сотрудникам трудно отказываться от старых рабочих привычек. Если участники команды привыкли работать по-своему, изменить рабочие процедуры может быть нелегко, особенно если новый инструмент слишком непривычен и труден в освоении. В среднем при внедрении нового инструмента работать с ним начинают только 30% сотрудников, если не используются стратегии управления изменениями.
Смысл любого инструмента для организации рабочего процесса заключается в улучшении сотрудничества и взаимодействия между большим количеством людей. Если этим инструментом будут пользоваться немногие, никакой особой пользы он не принесет.
Сотрудники компании F5 Networks столкнулись с суровой реальностью: инструментом, который они внедрили, никто не стал пользоваться. «Одной из основных причин, почему Workfront не подошел для нас, стал низкий уровень освоения, — говорит Патриция Дэвис, руководитель офиса управления проектами в компании F5 Networks. — Всего лишь 55 сотрудников из 400 стали использовать Workfront, и большинство из них применяли его только как систему работы с заявками».
Уровень освоения в компании F5 продолжал снижаться, потому что обучение оказалось слишком долгим и сложным. «Чтобы освоить каждую из функций, требовалось около четырех часов, — рассказывает Дэвис. — Нужно было прочесть огромные объемы документации. У нас просто не было на это времени».
Очень важно интересоваться успехами членов команды и выслушивать их отзывы о новом решении для управления проектами и совместной работы. Не давите на своих коллег, но попросите их постепенно внедрять новый инструмент в повседневный рабочий процесс, чтобы понять, насколько он их устраивает. Если с использованием инструмента возникают сложности, возможно, есть смысл попробовать что-то другое.
Найдите для своей команды идеальное решение для управления проектами
Нелегко отказываться от привычных инструментов (например, от электронной почты и таблиц), которыми вы пользовались годами, или даже от решения, которое вы неудачно внедрили. Но если вы продолжите использовать для выполнения новых проектов и срочных запросов неподходящий инструмент, отнимающий время и силы, вам будет еще тяжелее.
Начинайте искать инструмент, отвечающий потребностям вашей команды. И если вы будете активно интересоваться мнением своих коллег, то сможете найти решение для управления проектами, которое понравится всем.
Wrike Way — путь к эффективности
План достижения операционной эффективности, основанный на идеях 15000 ведущих мировых компаний
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
