Интегрированное управление проектами помогает менеджерам и директорам компаний по оказанию профессиональных услуг увеличивать экономию бюджета в 28 раз и улучшать процессы в целом. Если вас интересует внедрение таких систем, сначала следует обдумать несколько важных вопросов. В этой статье приводятся необходимые данные о том, что нужно знать об интегрированных решениях для управления проектами, какие преимущества получат пользователи, а также вам будут предложены конкретные рекомендации по внедрению.
Что такое интегрированное управление проектами?
Интегрированное управление проектами направлено в первую очередь на получение целостного представления о том, на что расходуется время, энергия и ресурсы вашей команды. Вместо того чтобы следить за каждым проектом по отдельности, интегрированная система позволяет вам окинуть взглядом общую картину. Этот целостный подход повышает точность выполнения рабочего процесса.
Какие преимущества дает система управления проектами компаниям по оказанию профессиональных услуг?
Если вы выбираете систему управления проектами, перед вами открывается широкий выбор решений. Но какую бы систему вы ни выбрали, участники вашей команды получат следующие преимущества:
- Удержание клиентов. Системы управления проектами помогают раньше выявлять ошибки, связанные как с календарным планированием, так и с бюджетом, и вы получаете возможность устранить их прежде, чем возникнут негативные последствия.
- Увеличение объема выполняемых работ. Когда вы эффективно управляете временем и ресурсами, у вас появляется возможность выполнять большее количество проектов, не перегружая исполнителей.
- Оптимизация эффективности. Качество работы по проектам увеличится, когда у вас появится возможность назначать задачи самым подходящим исполнителям, прогнозировать и предотвращать возможные затруднения, а также постоянно держать всех сотрудников в курсе дела.
Вы сможете всего этого добиться без дополнительных затрат, не перегружая сотрудников и не жертвуя качеством, потому что инструменты для координирования проектов оказывают большое положительное влияние на вашу продуктивность.
Как интегрированная система управления проектами помогает поднять продуктивность
Знаете ли вы, что при выполнении 77% высокоэффективных проектов используются обычные системы управления проектами? А ведь это правда!
Возможность представлять в наглядном виде свои цели, сроки, вехи, задачи, списки дел и статусы помогает менеджерам добиться подотчетности в команде. Если кто-то из сотрудников берет на себя слишком много работы или выбивается из графика, можно очень легко переназначить его задачи доступному специалисту с нужным опытом работы.
А поскольку все обсуждения ведутся централизованно, у всех участников есть доступ к обновленной информации по всем проектам. К тому же они автоматически получают уведомления об изменениях, и это большой шаг вперед в сравнении с многочисленными цепочками электронных писем и мгновенными сообщениями, которые так легко теряются.
Как видите, есть множество причин для внедрения системы управления проектами. Но что хорошего в инструменте, которым вы не умеете пользоваться? Сейчас мы объясним, как получить максимальную отдачу от ваших инвестиций.
Четыре способа применения лучших процессов управления проектами в компании по оказанию профессиональных услуг
Если вы уже выбрали интегрированную систему управления проектами, предлагаем несколько конкретных и простых способов начать работу.
1. Создайте настраиваемые рабочие процессы
Инструменты для координирования проектов позволяют создавать, изменять и назначать цепочки задач отдельным исполнителям и командам. Кроме того, вы и участники вашей команды сможете назначать статусы каждой задаче, чтобы можно было оценить ситуацию с первого взгляда.
Пример. Если ранее вы успешно выполнили аналогичный проект, Wrike позволит вам создать копию рабочего процесса. После этого вам нужно будет только скорректировать конкретные данные, и вы сможете сразу приступить к работе.
2. Внедряйте Agile-методологии для совместной работы
71% организаций используют для управления проектами Agile-методологии не просто так. Возможности командной работы, предлагаемые обычными системами управления проектами, помогают организовать взаимодействие, ставить цели и выполнять повседневные процессы. А в конечном итоге это еще и помогает более равномерно распределять рабочую загрузку.
К тому же ваша команда сможет гибко реагировать на возможные неожиданности. Вы сможете изменять и обновлять любые данные и рассылать уведомления на ходу, если в этом возникнет необходимость.
Пример. Ведущие системы управления проектами, такие как Wrike, предлагают шаблоны для совместной работы Agile-команды, которые помогут вам быстро приступить к делу. Такие шаблоны позволяют планировать спринты, указывать приоритеты для задач и даже составлять отчеты о ходе работ.
3. Следите за ходом работ по проекту в режиме реального времени
Как мы уже говорили, интегрированные системы управления проектами помогают следить за выполнением нескольких проектов одновременно. С их помощью вы сможете не только точнее планировать, но и сообщать клиентам об обновлении статуса именно тогда, когда им потребуется эта информация.
Пример. Wrike позволяет автоматически отслеживать показатели хода выполнения проекта, так что вы сможете сравнивать производительность по всем открытым проектам, а также по прошлым работам. Наличие точных цифр поможет вам проводить более точную сравнительную оценку и вдохновлять команду на достижение более высоких результатов.
4. Оптимизируйте управление загруженностью команды
Вы сможете легко предвидеть опасность эмоционального выгорания, если у вас есть четкое представление о ходе всех проектов. С другой стороны, вы сможете так же легко выяснять, кто из участников команды недостаточно загружен. В результате распределение нагрузки среди сотрудников станет более равномерным, и это поможет поддерживать в команде более здоровую атмосферу.
Пример. Если вам нравятся диаграммы Ганта, простая система для координирования проектов, такая как Wrike, даст вам возможность применять функцию перетаскивания, а также пользоваться автоматическими отчетами о затратах времени, сведениями о соотношении запланированных и фактических трудозатрат и графиком работы всей команды.
Теперь вы готовы оптимизировать свои рабочие процессы
Если вы все еще ищете подходящую интегрированную систему управления проектами, попробуйте бесплатную версию Wrike. Вы сможете изучить все возможности, о которых мы вам рассказали, и самостоятельно оценить преимущества системы управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
