Когда вы в последний раз проверяли электронную почту? Час, два — или пару минут назад? По статистике Business Insider, более трети американцев регулярно проверяют почту на протяжении всего дня. Согласно опросу AOL в 2010 году, 47 % респондентов признали, что испытывают потребность постоянно проверять почту, 25 % не могут обходиться без этого более трех дней, 60 % проверяют почту в отпуске, а 59 % — даже в туалете.
Пора избавляться от этой зависимости.
Почему постоянно проверять почту вредно
Сначала давайте подумаем над таким вопросом: а действительно ли постоянно проверять почту — это плохо? Ведь, как ни крути, электронная переписка часто входит в круг непосредственных должностных обязанностей. Согласно результатам нашего недавнего опроса, 59 % респондентов сообщили, что в их командах принято хранить информацию о проектах в электронных письмах, а 13 % — что у них даже статусы проектов отслеживаются только по электронной почте. По всему выходит, что почта — важный рабочий инструмент.
Но не всё так просто. Ниже мы рассмотрим, почему из-за электронной почты у многих сотрудников заметно падает производительность и портится настроение.
1. На регулярную проверку почты тратится много времени
В среднем сотрудники отвлекаются от работы каждые 10 минут (это 56 раз в день). На то, чтобы вновь полностью сосредоточиться на задаче, нужно около 25 минут. Таким образом, в среднем за день набегает около 2 часов времени, потраченного на восстановление концентрации. Сотрудники могут отрываться от работы и сами по себе. Регулярные проверки почты — один из главных отвлекающих факторов. В ходе исследования работы в офисе Томас Джексон и другие ученые обнаружили, что на 70 % электронных писем адресаты реагировали в течение шести секунд после получения, а на 85 % — в течение 2 минут. После проверки почты им требовалось по 64 секунды, чтобы собраться и вернуться в рабочий режим.
Более того, согласно анализу Глобального института McKinsey, на чтение электронных писем и переписку тратится 28 % рабочей недели. Если брать стандартную 40-часовую рабочую неделю, это более 11 часов, потерянных напрасно: именно столько сотрудники в среднем тратят на почтовый ящик, вместо того чтобы заниматься делом.
2. Проверка почты мешает эффективной работе
Проверка электронной почты — один из видов любимой многими «продуктивной прокрастинации». Когда не хочется заниматься текущей работой, сами собой возникают мысли: «Надо бы ответить на письма, отвлечься на пару минут». И мы даже не чувствуем вины, ведь переписка — это тоже в каком-то смысле работа. Однако зачастую «пара минут» растягивается на десять-двадцать, а то и больше. В перспективе такие послабления самим себе ведут к формированию дурных привычек, мешающих продуктивной работе.
Как выяснилось, многие признают, что частая проверка электронной почты снижает производительность. В 2015 году компания Wrike провела анкетирование по вопросам организации труда, по результатам которого 40 % респондентов назвали электронную почту одним из трех ключевых факторов, мешающих эффективной работе. В списке этих факторов электронная переписка обогнала нечеткие приоритеты, прокрастинацию и даже сжатые сроки.
3. Ожидание писем разрушает рабочий настрой
Многим знакомо это чувство — когда сидишь в офисе злой на весь мир и не можешь как следует взяться за работу. А знаете ли вы, что причина плохого настроения зачастую кроется в зависимости от электронной почты? Человек вновь и вновь проверяет ее в ожидании каких-нибудь новостей, а письмо всё не приходит… А когда придет, человек уже успеет сотни раз понадеяться, проверить ящик и разочароваться. В статье для Psychology Today Нэнси Колье (Nancy Colier) назвала этот феномен «лотерейной психологией»: адаптивная часть нашего мозга «внушает чувство надежды и веры в возможность некоего явления, при условии что надежда подкрепляется активными действиями с нашей стороны». Постоянно проверяя почту, мы сами провоцируем в себе чувство ложной надежды, которое неизменно ведет к разочарованию, когда оказывается, что новых писем по-прежнему нет.
А еще это одна из причин стресса. Ученые Университета Британской Колумбии провели исследование и обнаружили, что члены группы, проверявшей электронную почту при любой удобной возможности, ощущали намного больший стресс, чем участники группы, которой было разрешено делать это лишь три раза в день. К тому же, по ощущениям участников из первой группы, постоянные проверки почты ничуть не повышали производительность. Люди, одержимо проверяющие почту, сами портят себе настроение и подвергают себя стрессу.
4. Постоянные проверки почты не дают достичь потокового состояния
Ученые утверждают, что полная самоотдача — так называемое «потоковое состояние» — обеспечивает максимальную эффективность работы. Психолог Михай Чиксентмихайи так объясняет концепцию потока:
Быть в потоке значит полностью отдаться занятию, не для достижения какой-либо цели, а ради самого процесса. Когда человек находится в потоковом состоянии, время летит незаметно. Каждое движение, действие и мысль естественным образом следуют из предшествующих, будто разыгранные по нотам. Человек в потоковом состоянии выкладывается на полную.
К сожалению, немногим удается достичь этого состояния, а ведь без него делать сложную работу еще сложнее. Наше внимание постоянно воруют почтовые ящики. Так, участники исследования Карен Рено в 2006 году считали, что проверяют почту в среднем один раз в час, однако наблюдение показало, что на самом деле это происходило раз в пять минут. При этом мозгу приходилось постоянно переключаться с работы на почту и обратно, так что о концентрации, конечно, и речи быть не могло.
Получается, что мы сами регулярно саботируем собственную работу — и даже не понимаем этого!
Почему электронная почта действует как наркотик
Чтобы решить проблему, нужно определить ее причину. Почему мы так одержимы своими почтовыми ящиками? На этот счет есть разные теории.
1. Инструментальный условный рефлекс
Самая распространенная теория объясняет явление, когда человек постоянно проверяет почту, даже если не ждет писем, так называемым инструментальным условным рефлексом — точнее, результатом режима подкрепления с переменным интервалом. Понятие инструментального условного рефлекса широко используется в психологии. Такой рефлекс вырабатывается, если после некоторых действий наступают определенные заранее известные последствия, и заставляет менять поведение соответствующим образом. «Подкрепление с переменным интервалом» означает, что человек получает награду за действие, но не каждый раз и нерегулярно. В человеческом обществе такой тип обучения абсолютно нормален, однако проблемы возникают, когда приобретенное поведение начинает мешать работе.
Вот как работает инструментальный условный рефлекс, полученный в результате подкрепления с переменным интервалом: человек проверяет почтовый ящик, ожидая увидеть новое письмо. Однако ожидания оправдываются не всегда — и через некоторое время человек возвращается к почте, подсознательно надеясь, что уж в этот-то раз письмо его ждет. Он обновляет страницу (некоторые делают это даже несколько раз подряд), ожидая награды в виде письма за поведение (активные действия — проверку почты).
Нир Эяль, автор книги «Покупатель на крючке: руководство по созданию продуктов, формирующих привычки», долгое время проводивший исследования в новом направлении на стыке психологии, технологий и бизнеса, утверждает: даже такое простое действие, как ответ на письмо, закрепляет модель поведения, заставляющую постоянно проверять ящик.
«Каждый раз, когда человек отвечает на письмо, срабатывает новый триггер, поскольку появляется вероятность получить в ответ еще одно письмо. Этот возможный ответ — внешний триггер, вынуждающий возвращаться к почте вновь и вновь. Вот почему так тяжело перестать постоянно ее проверять».
В конечном счете, если человек, проверяющий почту, периодически получает интересные письма, его поведение закрепляется, и он начинает наведываться в почтовый ящик еще чаще.
2. Важные письма укрепляют наше чувство собственной важности
Другая теория связывает почтозависимость с нашим чувством собственной важности. Хотя многие заявляют, что не любят электронную почту, некоторые испытывают наслаждение от самого факта получения письма. Писательница, консультант и исследователь в области технологий Линда Стоун утверждает, что слежка за почтой приносит положительные эмоции, поскольку, получая важные письма по работе, мы чувствуем себя нужными. Когда у нас просят совета или помощи, это подтверждает нашу значимость и оправдывает трату рабочего времени. Вот почему так тяжело игнорировать новые сообщения во входящих — потребность в укреплении чувства собственной важности заложена в нас природой. Вот что говорит Нир Эяль, автор книги «Покупатель на крючке: руководство по созданию продуктов, формирующих привычки»:
«Какие [...] внутренние триггеры заставляют человека проверять почту? Их много: скука, тревога, неуверенность в себе как в профессионале. Когда мы проверяем почту, этот внутренний зуд немного утихает». (11:22)
Но чем чаще мы заглядываем в почту, тем больше отвлекаемся, и в конце концов это начинает всерьез мешать работе. Здесь важно знать меру и сопротивляться подсознательной потребности посмотреть в почте, не нужны ли мы кому-нибудь прямо сейчас.
3. Новые письма — это своего рода достижения, не требующие усилий
Напоследок рассмотрим еще одну теорию. Проведя исследование по вопросам мотивации персонала, Тереза Амабиле, профессор факультета экономики и предпринимательства Гарвардского университета, пришла к такому выводу: люди любят достигать результатов. Когда сотрудник чувствует, что продвинулся в работе, это дополнительно мотивирует его трудиться дальше. Исследование показало, что чаще всего участники пребывали в хорошем настроении, когда достигали в работе успеха, пусть даже незначительного. В своем отчете Тереза и ее команда рекомендуют руководителям разбивать крупные проекты на несколько менее масштабных и легче достижимых целей. Так сотрудники смогут радоваться небольшим достижениям, стимулирующим их работать лучше.
Проверяя почту, мы испытываем чувство гордости за то, что мы нужны, важны и ценны для других. Каждое отвеченное письмо — это шаг вперед. Каждый раз, когда в почтовом ящике не остается непрочитанных писем, знаменует выполнение нашей задачи: приятно знать, что мы чего-то добились. Поэтому мы вновь и вновь возвращаемся в почту, даже за счет реальной работы, и в результате ежедневно часами пытаемся вернуться в прерванное потоковое состояние.
Как вылечиться от почтозависимости
Привычка постоянно проверять почту — это условный рефлекс, который истощает энергию, портит настроение и мешает работе. Вот как можно от него избавиться.
1. Закройте вкладку с входящими и следите за тем, сколько раз открываете ее
Не держите вкладку с почтой открытой в браузере. Открывайте страницу заново каждый раз, когда понадобится проверить почту (и старайтесь делать это пореже). Ученые Университета Британской Колумбии, проводившие вышеупомянутое исследование о влиянии электронной почты на уровень стресса, установили:
«Сотрудники, начавшие проверять почту ограниченное число раз в день, стали меньше волноваться при выполнении важных задач. Общий уровень ежедневного стресса также снизился. […] По ощущениям участников исследования, часто проверявших почту, ее постоянные проверки ничуть не повышали производительность».
Считайте, сколько раз в день проверяете почту. Психолог Джеймс Клейборн (James Claiborn) отмечает: «Отношение людей к вещам и действиям, как правило, заметно меняется, как только они начинают следить за их количеством или потраченным на них временем». Каждый раз спрашивайте себя, действительно ли нужно было сейчас проверить почту (успели ли появиться в ящике новые важные письма). Если вы обнаружите, что за день уже заглянули в ящик десять раз или больше, подумайте, оправданы ли эти действия или вами управляет привычка.
2. Пользуйтесь не только почтой
«Но как отказаться от почты, если у меня в ней вся деловая переписка?» — подумаете вы. Попробуйте заменить почту другими приложениями, которые не будут спамить и понапрасну отвлекать вас. Есть множество специальных сервисов для организации труда, например Wrike. Они полностью заменяют почту в вопросах обсуждения проектов и задач, хранения информации и получения новостей от коллег.
3. Поставьте цель ограничить просмотры почты и запишите ее
А вы знали, что если записать поставленную цель и рассказать о ней друзьям, шансы достичь ее повышаются на 33 %? Прямо сейчас возьмите ручку, блокнот и запишите: «Я буду проверять почту только в 11:00 и в 15:00» или «Я буду проверять почту только три раза в день». Можно приклеить стикер с напоминанием на ноутбук. Также напишите список причин вашего решения (от руки и на бумаге): «Я не хочу впустую тратить рабочее время», «Я хочу работать продуктивнее» и т. д.
Затем сообщите начальнику и коллегам о поставленной цели, чтобы они списывались с вами другими способами. Возможно, вы даже вдохновите сотрудников побороться с собственной зависимостью.
4. Для большей надежности заблокируйте почту
Нужен гарантированный успех в вашем начинании? Попробуйте расширение для браузера, например StayFocusd для Chrome. С ним вы просто не сможете тратить на почту больше определенного времени. Вы сами устанавливаете этот срок, но как только он истечет, расширение больше не пустит вас в почту до следующего дня. Конечно же, такие расширения не работают с почтовыми клиентами для компьютеров — Outlook, Apple Mail и т. д.
5. Не сдавайтесь
Новая привычка не появится сразу. На ее формирование часто нужно более двух месяцев, а в некоторых случаях и свыше восьми! А когда для развития новой привычки нужно разрушить старую (как в нашем случае), это может проходить еще тяжелее. Но не падайте духом: если прошел месяц, а вас всё еще постоянно тянет проверить почту, достаньте список причин, по которым вы решили ограничить работу с ней, вспомните о своих целях и продолжайте сдерживаться. Большинство полезных привычек вырабатываются только силой воли, так что, даже если вы сорветесь, просто вернитесь к своему плану на следующий день.
Вы можете избавиться от почтозависимости
Чувствуете, что вас постоянно тянет проверить почту? Уже пробовали ограничивать себя? Расскажите о своих успехах и поделитесь приемами в комментариях.
Wrike Way — путь к эффективности
План достижения операционной эффективности, основанный на идеях 15000 ведущих мировых компаний
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
