Вы слышите со всех сторон о том, как важен календарный план проекта, но, честно говоря, ваш личный опыт этого не подтверждает.
Естественно, вы начинаете работу над каждым проектом с составления приблизительного расписания — прежде всего потому, что считаете это своим долгом. Но этот шаг все еще кажется вам ненужной формальностью и даже колоссальной тратой времени.
Почему? Потому что вы давно убедились, что любые графики проектов постоянно нарушаются. Вы назначаете даты с самыми лучшими намерениями, но очень быстро все ваши планы летят под откос и составленный календарь не только оказывается бесполезным, но и постоянно напоминает вам, что работа идет слишком медленно.
Конечно, вас можно понять (это очень распространенная ситуация). Но прежде чем начать винить календари, не лучше ли задуматься о том, какие ваши действия привели к нарушению графика?
Давайте перечислим несколько распространенных ошибок, которые совершают менеджеры проектов при составлении календарного плана, и рассмотрим способы их устранения. А заодно научимся ценить календарные планы проектов.
1. Вы составляете график от конца к началу
Как только у вас появляется новый проект, ваша работа над составлением графика выглядит примерно так: вы смотрите, какими должны быть результаты проекта (например, сначала черновик, а затем опубликованная версия электронной книги), и устанавливаете окончательный срок.
Что происходит потом? Вы начинаете отсчет в обратную сторону от окончательного срока сдачи проекта и пытаетесь уместить все задачи и вехи в промежутке времени до этой даты.
Обычно так оно и делается, но это контрпродуктивный подход. Вы с самого начала обрекаете свою команду на неудачу.
Но вот вам хорошая новость: есть более эффективный подход, и он подразумевает создание иерархической структуры работ. Для начала разбейте проект на более мелкие этапы создания промежуточных результатов. Если мы рассматриваем пример с публикацией электронной книги, может получиться примерно такой список:
- Черновик текста
- Черновой вариант дизайна электронной книги
- Целевая страница
- Анонс электронной книги для рассылки по эл. почте
Определившись с промежуточными результатами, можете начинать разбиение этапов на отдельные задачи, чтобы оценить время, необходимое для каждой из них. Возможно, группе разработки контента потребуются две недели на написание черновика и еще дополнительная неделя на редактуру.
Повторив этот процесс для каждой из задач, вы сможете суммировать все эти ожидания, чтобы получить более реалистичное представление о длительности проекта и установить срок сдачи, который окажется достижимым и в то же время мотивирующим.
2. Вы не используете достаточного количества вех
Представьте, что вы планируете программу предстоящей конференции. Как по-вашему, можно считать приведенное ниже расписание подходящим для такого мероприятия?
- 8:00 — Прибытие участников
- 17:00 — Завершение семинаров
Думаете, нельзя? В таком контексте это очевидно, но многие менеджеры при планировании простых проектов попадают именно в эту ловушку. Определяют дату начала и дату сдачи проекта и думают, что для календарного плана этого вполне достаточно.
Действительно полезный график проекта должен включать в себя не только дату начала и окончания. Ведь проблемы обычно возникают с тем, что находится между ними.
Все вехи или промежуточные материалы, которые вы выявили при создании иерархической структуры работ, должны быть отражены на графике и привязаны к жестким срокам.
Их даты будут служить контрольными точками, в которых вы станете оценивать ход выполнения и вносить необходимые поправки — пока не наступил дедлайн. Это гораздо лучше, чем отсутствие представлений о том, какие материалы по проекту уже должны быть готовы на данный момент.
3. Вы чересчур оптимистично оцениваете затраты времени
Соблюдать график работ по проекту легко, если все идет точно по плану. Но когда такое случалось в последний раз?
Проблемы с календарным планированием возникают у менеджеров проектов в том случае, когда из-за ошибки планирования и оптимистического уклона они сильно недооценивают время, необходимое для выполнения определенных задач.
Конечно, постановка жестких сроков может мотивировать команду. Но если вы назначаете дату сдачи проекта, которая абсолютно нереалистична, это значит, что вы с самого начала обрекаете свою команду на провал.
Оценивать необходимое время всегда сложно, особенно если вы не являетесь непосредственным исполнителем. Если вы не знаете наверняка, сколько времени займет работа над задачей, обратитесь к команде или конкретному сотруднику и спросите, сколько времени они тратили на выполнение аналогичных задач в прошлом.
Также можно добавить в арсенал своей команды инструмент для учета рабочего времени. Вы получите ценные данные, которые сможете использовать для более точного прогнозирования длительности следующего проекта.
Кроме того, бывает полезно использовать метод критического пути для выявления самой длинной цепочки зависимых операций и определения ее длительности от начала и до конца. Это не только дает вам более точное представление о времени, необходимом для выполнения всего проекта, но позволит определить, какие операции можно будет перенести на более поздний срок и не выбиться из графика.
4. Вы забываете о зависимостях
Если бы все проекты были простыми и линейными, то управлять ими было бы гораздо проще. Но в реальности все не так.
Некоторые задачи зависят друг от друга. Командам приходится друг друга ждать, чтобы закончить ту или иную часть работы. Ресурсов не хватает, и их приходится распределять с умом.
Сбой случается в тот момент, когда менеджер проектов забывает выявить эти зависимости и сложности. А вам необходимо знать, как влияет прошлая задача на последующую или есть ли возможность у команды выполнить всю назначенную работу.
Составьте список всех отдельных задач по проекту и команд (или отдельных участников), и подчеркните или обведите кругом всех, кто зависит друг от друга. Например, дизайнеры не смогут начать работу над электронной книгой, пока группа разработки контента не даст им черновой вариант текста. Или копирайтер не сможет писать черновик электронной книги и текст целевой страницы одновременно.
Знание о возможных накладках или препятствиях позволит вам учесть все это при составлении календарного плана проекта и в результате получить гораздо более выполнимый график.
5. Вы недооцениваете сложность передачи данных по проекту
Когда вы составляете график проекта, ход работ кажется вам плавным и последовательным. Поток задач движется от одной команды к другой. Группа разработки контента завершает свою часть работы, и отдел дизайна моментально забирает у нее готовые материалы.
На самом деле при выполнении совместных проектов передача материалов становится большим источником проблем. И если вы хотите, чтобы график был как можно более реалистичным, необходимо включить в него время задержки, которое обычно требуется в связи с такой передачей.
То есть передача материалов должна и в самом деле отображаться на графике (и занимать хоть целый день, если понадобится). Это даст вашей команде пространство для маневра, необходимое, чтобы предоставить контекст, ответить на вопросы и поторопить остальные команды, не задерживая при этом выполнение других задач или этапов.
Конечно, передача материалов значительно упростится, если ваша команда эффективно обменивается информацией и все данные про проекту прозрачны. Поэтому так важно пользоваться системой управления проектами, ведь благодаря ей взаимодействие осуществляется централизованно и все участники проекта могут следить за ходом его выполнения, независимо от того, задействованы они прямо сейчас или нет.
6. Каждый раз вы начинаете с нуля
Да, все проекты разные. Но если вы станете заново изобретать велосипед, начиная работу над каждым очередным проектом, вы не только потратите ценное время, но и увеличите вероятность ошибки.
Как только вы создадите основу, подходящую для вас и для вашей команды, сохраните шаблон графика проекта, к которому сможете вернуться при планировании следующего проекта. Так вы сможете оптимизировать процесс и добиться стабильного уровня качества и результатов.
Система управления проектами поможет вам создать шаблон графика проекта в режиме онлайн, а также сохранить шаблоны, которые вы сможете использовать в качестве основы для будущих проектов.
Есть ли другие преимущества у создания графика в системе управления проектами в сравнении с созданием его вручную? Когда в вашем проекте что-нибудь неизбежно изменится, ваш график перестроится автоматически, чтобы учесть этот сдвиг или задержку.
Таким образом у вас под рукой всегда будет точное отражение реального хода работ, а не постоянное напоминание о несбывшихся планах.
Избегайте этих ошибок и создавайте более точные графики проектов
Ваш график работ по проекту проекта должен стать для вас и для вашей команды полезным ресурсом. Но календарные планы ценны лишь в том случае, если они точны, а добиться этого не так уж просто.
К счастью, у вас есть больше способов повлиять на ситуацию, чем вы думаете. Возможно, вы совершаете некоторые из распространенных ошибок, и это мешает соблюдению вашего графика, но исправление этих ошибок способно переломить ситуацию.
Используйте эти рекомендации и избегайте ошибок, и у вас будет график проекта, позволяющий вам и вашей команде двигаться в правильном направлении.
Составление точного графика проекта может показаться тяжелой задачей, но это не так. Попробуйте бесплатную версию Wrike, чтобы начать формировать единственный источник достоверной информации, надежных и гибких планов, графиков и многого другого.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
