Мы все оказывались в похожей ситуации. Вы создаете планы проектов, но участники команды вовсе не горят энтузиазмом. Вам это не напоминает коллективные проекты, которые вы делали в школе? Командная работа означает, что вам нужно сплотить группу людей с разными взглядами, опытом и навыками общения.
Правда в том, что рабочие проекты гораздо сложнее тех, что были в школе. В профессиональном мире на кону стоит гораздо больше, чем возможность получить плохую оценку. По данным Института управления проектами (PMI), 9,9% от каждого инвестированного доллара тратятся впустую из-за неэффективного планирования проектов. Более того, по данным отчета Standish Group, успешными оказываются только 29% ИТ-проектов, а 19% оканчиваются полным провалом. Это значит, что время и огромные суммы денег расходуются впустую.
Когда участники команды разбросаны по разным странам и континентам или когда сотрудничество ведется между различными организациями, процесс планирования проектов становится важен как никогда. Наличие четкого плана работ по управлению проектом экономит массу времени и средств. Но сначала нужно разобраться, почему многие планы работ по проекту срываются и как сдать свой проект на твердую пятерку.
1. Разница во взглядах и недостаток поддержки со стороны заинтересованных лиц
По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом, 20% не окупаются, а 50% на момент завершения нуждаются в доработках. По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, рано или поздно вы обнаружите, что все требования, задачи и сроки не связаны между собой. Вспомните собственные проекты. Разве не было такого, что именно проекты без четкой цели или выполнявшиеся без вашего участия пропадали с радара, в то время как другие, гораздо более сложные, благополучно доходили до финиша?
Если у проекта, которым вы управляете, нет четко обозначенных целей, участники команды не станут прилагать усилия к его выполнению в случае каких-либо проблем из-за недостаточной мотивации.
Чтобы избежать этой ловушки, нужно четко определить цели и конкретные преимущества, которые даст вам выполненный проект
Предоставьте участникам команды весь объем документации, чтобы им был понятен каждый этап проекта. План проекта поможет им определить зоны ответственности, контрольные точки, способы оценки, конечные цели и, наконец, финальный результат.
Хотите научиться составлять планы проектов? Один из простейших способов обеспечить успешный запуск проекта — это использование шаблонов. Создайте шаблон с задачами, временной шкалой, используемыми инструментами, необходимыми отчетными материалами, назначением исполнителей для каждой из задач и твердыми сроками. Как только у вас будет этот шаблон, вы сможете копировать его и применять к каждому следующему проекту. Предлагаем несколько бесплатных примеров простого плана проекта.
2. Отсутствие четкого процесса взаимодействия
Приходилось ли вам работать в команде, где один участник предпочитает общаться по электронной почте, второй — в Slack, третий просто подходит к вашему столу, а важные новости сбрасываются в чат? Проекты именно поэтому и срываются — менеджеры тратят время на множество мелких задач и неорганизованное общение. Очень важно, чтобы план проекта включал в себя стандартный процесс взаимодействия. Неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.
Чтобы избежать этой ловушки, укажите где, когда и каким образом должны общаться участники команды
Дайте своей команде удобное и эффективное программное обеспечение, чтобы упростить взаимодействие. Это значит, что вам придется уделить некоторое время составлению плана проекта и определить все формы взаимодействия, которые вам понадобятся в ходе работ.
Самым полезным инструментом будет поддерживающий интеграцию с другими инструментами, такими как Slack или Salesforce, чтобы все процессы взаимодействия, совместной работы, хранения материалов и предоставления доступа были совершенно прозрачными для всех участников проектной группы. Тем самым вы гарантируете, что у каждого сотрудника будет доступ ко всем необходимым ресурсам.
3. Нереалистичные цели и сроки
Соблюдение сроков — одна из важнейших проблем, с которыми сталкиваются менеджеры проектов. И на втором месте — обмен информацией между командами. В ходе работы над проектом самым большим препятствием становится необходимость дожидаться, пока кто-то из сотрудников закончит свои задачи или предоставит доступ к важной информации. Общий срок сдачи проекта нельзя перенести из-за того, что кто-то из сотрудников задержал выполнение задачи. Когда сроки горят, люди начинают искать виноватых — так точно не придешь к успеху.
Чтобы обойти эту ловушку, учитывайте возможности команды и добавляйте к срокам задач буферное время
Правда в том, что падение скорости неизбежно, поэтому, чтобы его компенсировать, планируйте буферные интервалы времени между задачами. При создании плана работ над проектом обязательно учитывайте зависимость задач друг от друга, чтобы участники команды знали, с кем и когда им придется сотрудничать.
Один из способов спланировать проект и избежать нереалистичных ожиданий — это воспользоваться диаграммой Ганта. Диаграмма Ганта — это интерактивная временная шкала, дающая полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях. Она позволяет выявить возможные препятствия, ведущие с снижению эффективности. Использование канбан-доски или скрам-доски также поможет вам в планировании проекта, поскольку у вас будет общее представление о распределении обязанностей в команде.
Настроив диаграмму Ганта с самого начала, вы поможете участникам команды, предпочитающим наглядное представление данных, увидеть, как их личный вклад влияет на график проекта. Это мотивирует сотрудников уделять больше внимания проектным задачам и вовремя выполнять свою часть работы.
4. Неэффективное распределение ресурсов и участников команды
По результатам исследования, проведенного Институтом управления проектами (PMI) в 2018 г., 21% проектов срываются из-за недостающих или ограниченных ресурсов, а ошибки при прогнозировании ресурсов приводят к краху 18% проектов. Нехватка денег, времени или рабочей силы может сорвать любой проект. Поэтому при составлении плана работ по проекту менеджер проектов должен обязательно учесть все необходимые ресурсы, в том числе возможности команды. Когда рабочая загрузка оптимальна, производительность труда растет. Но обратная ситуация может привести к эмоциональному выгоранию или потере мотивации у ваших специалистов.
Чтобы обойти эту ловушку, нужно сбалансировать рабочую нагрузку сотрудников и запланировать все необходимые ресурсы
К счастью, этой проблемы можно легко избежать, если вы станете планировать распределение ресурсов и рабочую загрузку с самого начала. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают в наглядном виде отобразить все задачи по проекту с точки зрения рабочего процесса команды, обеспечить прозрачность данных и гибкость возможностей, позволяя сбалансировать рабочую загрузку. Когда участники команды получат возможность управлять собственными задачами, они смогут укладываться в сроки и экономить такие ресурсы, как деньги и время.
Создание плана проекта, включающего отслеживание ресурсов, позволит вам сразу выявить потенциальные препятствия. Поскольку 95% сотрудников сообщают о работе с более чем одной командой или над несколькими проектами, предоставление прозрачных данных о рабочей загрузке поможет им приоритизировать задачи по проектам и договариваться об обязанностях с другими менеджерами проектов или другими командами. Налаженное взаимодействие помогает участникам команды уделять больше времени продуктивной работе.
5. Разрозненные инструменты и недостаточная гибкость для внесения корректировок
Новые технологии часто облегчают нам жизнь, но когда ваш план работ по проекту включает в себя множество инструментов и команд, привыкших использовать различные процессы, ситуация может быстро обернуться не в вашу пользу.
Один из важнейших элементов в управлении проектами — это возможность выявить возникающие препятствия и внести корректировки. Если ваши инструменты не связаны и информация, необходимая вашей команде, хранится не централизованно, вы не сможете заметить айсберги, скрывающиеся под поверхностью воды.
По данным исследования McKinsey, около 20% рабочего времени за неделю сотрудники тратят на сбор и поиск нужной информации. Если инструменты не связаны между собой, ваша команда станет расходовать время на поиски нужных сведений в длинных ветках электронной переписки и в мгновенных сообщениях. Вы рискуете не только потерять ценное время, но и сорвать проект, если ваши подчиненные не смогут отыскать новейшие материалы или информацию.
Чтобы избежать этой ловушки, вам понадобится централизованный инструмент, помогающий следить за выполнением проектов
Ваш план проекта должен включать в себя необходимые инструменты, где будут храниться материалы по проекту, а также инструменты для мониторинга или оценки успеха. Например, Wrike поддерживает интеграцию с такими инструментами, как Slack, Jira, Salesforce и Adobe Creative Cloud.
Такие возможности гарантируют, что все данные по проекту будут храниться централизованно. Вы не только сэкономите время, но и сможете создать централизованное местоположение для отслеживания всех задач и зависимостей. Вы будете знать, на каком этапе выполнения находится каждая из задач и кому из исполнителей может потребоваться помощь.
Командная работа позволяет каждому достигнуть большего
Четкий план работы и налаженный процесс взаимодействия позволяют участникам команды и заинтересованным лицам выработать общий взгляд на ситуацию. Выбор используемых инструментов для взаимодействия и постановки целей с самого начала помогает всем участникам сформировать верные ожидания. Избегая ошибок планирования и настраивая свою команду на успех, вы не просто экономите для компании время и деньги — вы этот успех обеспечиваете!
Хотите научиться составлять планы проектов? Загрузите бесплатную электронную книгу об основах методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
