После долгих месяцев авралов, вечных поисков нужного письма, похороненного в недрах электронной почты, и сорванных сроков вы наконец нашли решение. Настало время перемен!
Пустив в ход всю свою предприимчивость, вы отыскали то, что вам поможет: софт для управления проектами. Благодаря ему вы сможете оптимизировать рабочие процессы, наладить командную работу и ускорить выполнение проектов.
Вам пришлось оценить десятки различных платформ, прежде чем сделать выбор; вы потратили время и деньги на развертывание... и, наконец, осталась лишь одна проблема: новой системой попросту никто не пользуется.
Но не волнуйтесь! Вы не одиноки. Недавний опрос HubSpot показал, что программное обеспечение для управления проектами внедрено в 80% креативных агенств. Но:
- 47% респондентов не занимаются планированием ресурсов;
- 42% не следят за уровнем загрузки персонала;
- 15% регулярно нарушают сроки.
Мораль сей басни такова: хотя все эти креативные агентства, по их собственному утверждению, применяют системы управления проектами, польза от такого «применения» невелика.
Чтобы успешно использовать платформу управления проектами, очень важно, чтобы ее освоили все участники команды. Предлагаем вашему вниманию пять причин для отказа от использования системы управления проектами в отделе дизайна, а также способы повысить шансы на ее успешное внедрение.
1. Слишком сложный процесс обработки запросов
Брифы должны повышать эффективность работы, но часто становятся лишней обузой. Если сделать бриф слишком общим, дизайнеры не будут получать всю необходимую информацию; им придется дополнительно созваниваться с заказчиками и устраивать встречи, чтобы понять, чего от них хотят. С другой стороны, если при заполнении брифа придется вводить слишком много данных, авторы запросов просто не будут его заполнять.
Если брифы перестают быть полезными, участники команды возвращаются к своим прежним привычкам и начинают обсуждать запросы с их авторами в электронной почте или в Slack, вынуждая и остальных сотрудников отказываться от применения системы управления проектами. Вашим творческим специалистам просто незачем использовать систему управления проектами для обсуждений, если ею не пользуются ваши клиенты.
Решение. Существует тонкая грань между простым и полезным, и ваша система управления проектами должна давать вам возможности для создания брифов, которые будут работать на вас, а не против вас.
Динамические формы запросов позволяют создавать брифы в соответствии с вашими потребностями и включать различные типы полей, в том числе: короткие ответы, абзацы, флажки, даты, списки, числовые значения, вложения файлов и т. д. Вопросы изменяются в зависимости от того, какую информацию ввел автор запроса при заполнении, и в результате ваши творческие специалисты получают всю необходимую информацию без дополнительных выяснений.
Кроме того, такие формы автоматически назначают задачи соответствующему участнику команды, так что работу можно будет начать сразу же после отправки запроса.
2. Еще один дополнительный инструмент
Сейчас у нас есть инструменты для всего — для общения, электронной переписки, просмотра данных. В среднем маркетологи используют 12 программ для управления кампаниями и данными. И им приходится тратить дополнительное время на передачу информации и переходы от одного приложения к другому. Переключение между различными задачами (или различными инструментами) может отнимать до 40% рабочего времени сотрудника.
Скорее всего, участники вашей творческой группы каждый день используют не меньше десяти различных инструментов. Добавленную в этот набор систему управления проектами они могут воспринимать как дополнительный этап и без того длинного творческого процесса, причем без этого этапа, по их мнению, вполне можно обойтись.
Решение. Выберите систему управления проектами, которая сможет объединить все эти фрагменты корпоративной мозаики и интегрируется со всеми программами, используемыми в вашей команде. Например, расширение Wrike для Adobe Creative Cloud позволяет дизайнерам просматривать задачи, оставлять комментарии, загружать файлы и т. д. непосредственно из InDesign, Photoshop и других приложений Adobe.
По словам Хейди Уэсслер, графического координатора из компании OSF HealthCare, их креативная команда с большим трудом справлялась с выполнением 400 запросов ежемесячно, пока они не узнали о расширении Wrike для Adobe Creative Cloud.
«Я захожу из InDesign в расширение Wrike, смотрю, какие изменения нужно внести, а затем загружаю новый вариант для согласования, и повторяю этот процесс, пока мы не получим окончательную версию, — рассказывает Уэсслер. — Мне больше не приходится менять настройки PDF, делать экспорт, писать письмо по электронной почте, прикреплять к нему файл и нажимать "Отправить". Достаточно нажать кнопку "Добавить" прямо из InDesign, и все уже готово».
Wrike также предлагает возможности интеграции с Salesforce, Box, Google, Microsoft, Slack и др.
3. Невозможность работать в удобном формате
Графический дизайнер, архитектор, основатель конференции TED и изобретатель термина «информационная архитектура» Ричард Сол Вурмен считает, что информацию следует организовывать пятью разными способами: по местоположению, алфавиту, времени, категории и иерархии.
Этот принцип известен как LATCH, и в его основе лежит идея о том, что для различных наборов данных лучше всего подходят различные методики управления данными. Точно так же и участники вашей команды обрабатывают различную информацию разными способами. Заставлять их работать в одинаковой для всех системе управления проектами — прямой путь к неудаче.
Крнативные люди часто предпочитают наглядное представление информации, и проведенный в США и Канаде опрос 143 креативных специалистов, еженедельно занимающихся управлением проектами, показал, что 83% респондентов используют для управления проектами программное обеспечение с возможностями визуализации (канбан-доски, карточки с функцией перетаскивания, детализация данных при просмотре и т. д.).
Другими словами: не всем удобно просматривать сведения о задаче в таблице. Если ваша платформа управления проектами при всей своей функциональности не предлагает сотрудникам гибкую рабочую среду, им будет просто неудобно с ней работать.
Решение. Ваша платформа управления проектами должна быть достаточно гибкой для удовлетворения ваших потребностей и в то же время позволять творческим специалистам просматривать информацию в удобном для них формате.
Выбирайте платформу, предлагающую различные режимы просмотра, в том числе диаграммы Ганта, канбан-доски и табличное представление данных. Это позволит вам настраивать рабочие процессы для проекта в одном режиме просмотра, а ваши специалисты смогут просматривать назначенные им задачи в другом. Настраиваемая структура папок для сортировки задач и проектов также помогает творческим командам использовать свои уникальные рабочие процессы.
4. Не оптимизирован процесс согласования
Система управления проектами часто применяется неправильно — ее используют как очередной инструмент для ведения списка отзывов. Если все, что вы делаете в решении для управления проектами, это пишете замечания и передаете друг другу списки правок, которые нужно внести, то с таким же успехом вы могли бы использовать электронную почту или чат.
Если ваша система управления проектами не создает для вас интерактивное пространство, где можно совместно вносить исправления и оставлять комментарии в режиме реального времени, то вашим творческим специалистам придется тратить лишнее время на сбор и объединение отзывов. Рассмотрим пример:
При редактировании видеороликов проверяющему обычно приходится составлять список замечаний, указывая временную метку для каждого пункта. Следующий проверяющий делает то же самое. Собрав все отзывы, видеомонтажер должен сравнить и суммировать все замечания, заодно решив проблему противоречивых отзывов.
Этот процесс может быть долгим и трудным. Но, к счастью, есть и более легкий путь.
Решение. Используя функцию согласования, проверяющие наносят свои пометки на один и тот же документ или видеоролик. Работая совместно, они видят комментарии друг друга и разрешают любые противоречия в реальном времени. После внесения исправлений документ сразу же меняет статус на «проверено» или «утверждено».
Производство видео- или печатных материалов составляет значительную часть рабочей нагрузки графического дизайнера «Сан-Франциско Кроникл» Пола Де Леона. И при редактировании видео ему всегда трудно было управляться с длинным списком комментариев и временных меток.
Теперь дизайнеры могут щелкнуть мышью по комментарию и сразу перейти к нужному моменту видеоролика благодаря функции согласования и улучшенным инструментам разметки Wrike. По словам Де Леона, главное преимущество заключается в «более точных и конкретных замечаниях».
«Чем читать длинный список замечаний в комментарии или электронном письме и пытаться разобраться, где какой момент, я могу просто щелкнуть комментарий и сразу пойму, что проверяющий имел в виду», — объясняет Де Леон.
5. Невозможность получить заслуженное признание
Хотя связь между качеством дизайна и уровнем дохода компании становится все более очевидной, работа дизайнеров часто недооценивается в сравнении с подразделениями, занимающимися более прибыльной деятельностью. Не секрет, что креативные команды часто рассматриваются как центры возникновения затрат, а не источники прибыли.
Если ваша платформа управления проектами не помогает в решении этой проблемы, то и ваши дизайнеры не будут гореть желанием ее освоить. А уж они-то знают, что высшее руководство понятия не имеет о том, как тяжела их работа.
Решение. Гораздо проще подтолкнуть сотрудника к освоению новой системы, если он увидит в этом прямую выгоду для себя. Мотивируйте ваших сотрудников, предложив им платформу управления проектами, способную сделать то, что никогда не удавалось раньше — доказать, насколько ценен их труд.
Некоторые решения для управления проектами повышают прозрачность данных благодаря мощным функциям отчетности и аналитики в режиме реального времени. Возможность показать начальству, сколько проектов сейчас в работе, кто чем занят, насколько успешно соблюдаются сроки, и т. п., помогает руководителям креативных команд продемонстрировать серьезную загрузку своей команды и пользу, которую она приносит.
Так в чем же стимул? Объясните сотрудникам, что все эти замечательные отчеты невозможно будет подготовить, если работа будет выполняться вне платформы!
Мотивируйте свою команду
Эффективное управление проектами помогает дизайнерам экономить время и силы. Если вы не можете убедить своих сотрудников использовать платформу управления проектами, объяснить это можно пятью причинами:
- Слишком сложный процесс обработки запросов
- Это еще один дополнительный пункт в слишком длинном списке инструментов
- Недостаточная гибкость
- Слишком сложный процесс согласования
- Невозможность подтвердить свою ценность
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
