Половина всех проектов не выполняется из-за нехватки ресурсов, но есть множество способов это предотвратить, если уметь извлечь максимум из имеющихся средств. Управление проектными ресурсами – важный процесс для любого предприятия, которое часто работает с ограничением ресурсов. Представим несколько действенных идей для успешного выполнения проектов без привлечения дополнительных специалистов, средств и материалов.
Что такое управление проектными ресурсами?
Управление ресурсами в системе управления проектами – практика эффективного использования всех доступных компонентов проекта для достижения цели. Ресурс – то, что необходимо для выполнения задачи, включая особые способности сотрудников, средства и даже материалы. Используйте потенциал всех этих факторов по максимуму, и вы преуспеете в управлении ресурсами.
Приведем несколько примеров ресурсов, которыми вы уже, возможно, пользуетесь:
- ПО для управления проектами
- Инструменты организации взаимодействия
- Офис
- Данные и отчеты по прошлым проектам
Все эти ресурсы помогут оптимизировать рабочую загрузку и гарантировать своевременное представление результатов клиентам. Узнайте о новых креативных способах повышения эффективности будущих проектов и поиска дополнительных ресурсов.
Что делать, если при управлении проектами ресурсы ограничены
Если у вас есть ограничения на использование ресурсов при управлении проектами, вам нужно расставить приоритеты, создать реалистичный график работы и думать на два шага вперед.
Если у вас несколько активных проектов, обратите внимание сотрудников на цветовую классификацию. Вы можете использовать цветовое кодирование по дате, сложности и срочности проектов. Как только вы организуете систему, то сможете также применять ее к задачам внутри проектов.
Составьте реалистичный график проекта с использованием всей информации о сроках выполнения, учитывая запланированный отпуск и отгулы сотрудников. Просматривайте доступность каждого сотрудника в одном месте, чтобы рационально планировать выполнение задач. Включайте также индивидуальные сроки задач и проверяйте, чтобы сотрудники принимали ваше приглашение, — возможно, они заметят, что вы что-то пропустили!
Планирование взаимодействия помогает предотвратить излишние проблемы, с максимумом использовать самый важный невозобновляемый ресурс (время) и держать всех в курсе дел.
И наконец, использовать с пользой ограниченные ресурсы – значит, планировать все заранее. Вам нужно внимательно предусматривать риски или камни преткновения, которые будут чрезмерно истощать ваши ресурсы.
Лучшее решение подобной проблемы – программа для управления проектами. Вам не только нужно составить графики и задачи, но также определить потенциальные препятствия. Это относится к стандартной схеме работы на предприятиях. Однако мельчайшее отклонение от плана может привести к срыву проекта, если у вас недостаточно ресурсов, поэтому рекомендуется проработать несколько сценариев с полным планом действий, прежде чем приступать к следующей задаче.
Полезные советы от Wrike по управлению ограниченными проектными ресурсами
Эти полезные советы для любого плана по управлению ограниченными проектными ресурсами помогут максимально использовать время, кадры и инструменты. Все, что нужно для начала работы, – это правильное решение по управлению проектами.
1. Учет времени
В Wrike откройте отдельную задачу, затем на ее странице запустите таймер. После выполнения задачи остановите таймер. Достигнутый прогресс по этой задаче автоматически зафиксируется. Сотрудники могут вести учет времени для подсчета оплачиваемых часов и расчета продолжительности задач в будущем.
2. Включение длительности задач и трудозатрат
Указывайте, сколько времени, на ваш взгляд, должно занять выполнение каждой задачи в часах, днях или неделях. Назначайте срок сдачи с люфтом не менее 5% на всякий случай.
Затем выберите необходимый тип трудозатрат. Базовые трудозатраты подходят для задач без зависимостей, их можно равномерно распределить среди всех участников команды. Трудозатраты при полной занятости нужны для задач, на выполнение которых уйдет целый рабочий день исполнителя, неделя или весь срок работы над проектом. Вы также можете отметить, что задача гибкая, то есть для ее выполнения нужно много источников и времени сотрудников.
3. Использование наглядного инструмента
Осведомленность — ключ к эффективному управлению ресурсами. Наглядная демонстрация рабочих процессов и цифровых инструментов поможет команде лучше понять свою роль и зону ответственности. Это также поможет клиентам понять, какая работа выполняется для дальнейшей сдачи проекта.
Чтобы это стало доступно в Wrike, разместите все элементы на одной панели задач, так сотрудники и клиенты смогут просматривать план проекта еще до начала работ. Вы сможете сэкономить время на личном взаимодействии с каждым участником и поймете, как каждый из ваших ограниченных ресурсов используется в цикле работы над проектом.
Достигайте успехов в управлении проектными ресурсами
Теперь вы знаете, что такое управление ресурсами и как планировать успешное выполнение проекта даже при наличии ограничений. Вы ознакомились с простыми и практическими советами, которые можно воплотить в жизнь с помощью решения для управления проектами Wrike. Опробуйте нашу бесплатную пробную версию и узнайте о новых способах максимального использования всех проектных ресурсов!
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
