Проекты в контролируемых средах (PRINCE2) — это самая распространенная методология управления проектами в мире, используемая более чем в 150 странах.
Но что представляет собой методология PRINCE2, и почему она так популярна? И, что гораздо важнее, подойдет ли она для управления вашими проектами?
Основные сведения о PRINCE2
PRINCE2 — это подход к управлению проектами, основанный на организации и контроле над всем проектом от начала и до конца. Это означает тщательное планирование проекта перед стартом, четкую организацию всех стадий процесса и тщательное устранение всех недоработок до того, как проект будет завершен.
Вы можете спросить, что означает цифра 2. Изначально методология PRINCE была разработана в конце 1980-х гг. правительством Великобритании для управления ИТ-проектами. В 1996 году группа специалистов по управлению проектами и экспертов из 150 частных и государственных организаций пересмотрели и обновили этого подход, чтобы его можно было применять в различных отраслях. Так появилась обновленная и улучшенная методология PRINCE2.
Семь принципов PRINCE2
Методология PRINCE2 опирается на следующие семь принципов.
1. У проекта должно быть экономическое обоснование.
Для каждого проекта должны быть определены точные потребности, целевые клиенты, реальные преимущества и выполнена тщательная оценка затрат.
2. Проектные группы должны извлекать полезный опыт на каждой стадии.
На каждом этапе процесса PRINCE2 должны извлекаться уроки и делаться записи, которые будут использованы для улучшения работы в будущем.
3. Роли и обязанности должны быть четко определены.
Каждый должен досконально знать свои обязанности и обязанности остальных участников команды.
4. Работа планируется по стадиям.
Проекты PRINCE2 разбиваются на отдельные рабочие этапы. Периодически проводятся проверки с целью определить, какие были сделаны выводы на предыдущих этапах и соответствует ли требованиям текущий проект.
5. Совет проекта осуществляет «управление по исключениям».
Поскольку участниками совета обычно становятся руководители высшего звена, у которых нет времени на управление повседневной рутиной, они разрабатывают базовые требования к временным и финансовым затратам, уровню риска и объему проекта, а затем делегируют обязанности по ежедневному надзору менеджеру проекта. Менеджер проекта обязан исправить ситуацию в случае превышения сроков или сметы. Но если возникает проблема, приводящая к нарушению утвержденных требований, она считается исключением, и совет проекта находит наилучший способ ее разрешения.
6. Качество — в центре внимания.
Продукт проекта постоянно проверяется на соответствие требованиям с использованием реестра качества.
7. Подход адаптируется к каждому конкретному проекту.
Методология PRINCE2 должна корректироваться в соответствии с потребностями каждого проекта, объемы работ по планированию и надзору должны изменяться в зависимости от размера проекта, числа привлеченных сотрудников и т. п.
Семь ролей в методологии PRINCE2
Организационная структура PRINCE2 включает в себя три важнейшие роли: совет проекта, менеджер проекта и проектная группа. Но есть и множество вспомогательных ролей, задача которых — помочь в соблюдении требований и стандартов, а также в налаживании беспроблемной работы.
- Заказчик — это человек, оплачивающий выполнение проекта.
- Пользователь — это или человек, который станет использовать продукт проекта, или человек, на которого повлияют результаты проекта. (В некоторых проектах заказчик и пользователь может быть одним и тем же лицом.)
- Поставщик — специалист в предметной области, который предлагает свои знания, необходимые для проектирования или создания конечного результата проекта.
- Менеджер проекта отвечает за организацию, планирование и контроль работ по проекту. Он отбирает людей для выполнения задач по проекту и руководит ими, а они отвечают за то, чтобы работа была выполнена качественно и вовремя.
- Проектная группа и ее руководитель выполняют задачи по проекту. Руководители групп наблюдают за детальными аспектами повседневной работы и отчитываются перед менеджером проекта.
- Администратор огранизует совещания, держит всех участников в курсе дел, следит за документацией и т. д. При работе над небольшими проектами менеджеры проектов часто берут эти обязанности на себя, но если несколько проектов выполняются одновременно, или если проект слишком масштабный и сложный, обычно организуется служба административной поддержки, которая занимается выполнением этих обязанностей.
Совет проекта, выполняющий одну из трех основных ролей, обычно состоит из нескольких человек: заказчика (обычно это руководитель высшего звена), конечного пользователя (или представителя) и поставщика. Совет проверяет надежность проекта с трех разных точек зрения:
- Заказчик обеспечивает финансовую рентабельность проекта обычно с помощью анализа затрат и результативности.
- Пользователь гарантирует, что потребности пользователей удовлетворены.
- Поставщик убеждается в том, что проект предлагает реальное, практическое решение.
При работе над некоторыми проектами проверка по методологии PRINCE2 выполняется непредвзятой третьей стороной.
Семь фаз процесса PRINCE2
Процесс PRINCE2 разбивается на семь (сюрприз!) фаз:
1. Начало проекта
- Кто-то отправляет запрос на создание нового проекта, называемый мандатом на проект. Мандат на проект очень краток и описывает только, в чем заключается необходимость проекта и какие цели должны быть достигнуты в идеале.
- Кто-то оценивает каждый мандат на проект, чтобы убедиться, что компания способна его выполнить.
- После утверждения инициатор проекта отправляет более детальное описание проекта, охватывающее действия, ресурсы, персонал и т. д., необходимые для выполнения проекта.
2. Управление проектом
- Совет проекта проверяет и оценивает описание проекта, опираясь на экономическое обоснование и жизнеспособность, для проведения очередного раунда утверждения.
- Совет проекта решает, что необходимо сделать, чтобы организовать и выполнить каждый утвержденный проект, и как будет осуществляться делегирование обязанностей менеджеру проекта.
3. Инициация проекта
- Менеджер проекта создает документацию по инициации проекта, которая включает в себя полный план проекта и исходные планы для шести целевых показателей эффективности: времени, стоимости, качества, объема, риска и преимуществ.
- Документация по инициации передается на утверждение совету проекта. Как только участники совета одобрят план проекта, они вновь поставят резолюцию «Утверждено», и работа начнется.
4. Контроль стадий
- Менеджер проекта разбивает проект на более мелкие «пакеты работ» и передает их на выполнение руководителям команд и исполнителям.
- Менеджер проекта следит за ходом выполнения пакетов работ на каждой стадии и вмешивается при необходимости, чтобы помочь в преодолении препятствий или исправлении ошибок.
- Руководители команд координируют повседневную работу и выступают в качестве связующего звена между менеджером проектов и участниками команд, прилагая усилия к тому, чтобы все шло по плану.
5. Управление производством продукта
- Менеджер проекта проверяет ход выполнения по краткому описанию проекта и следит за тем, чтобы продукт проекта соответствовал ожидаемому уровня качества PRINCE2.
- Совет проекта оценивает выполненные пакеты работ и или утверждает их, или запрашивает проверку/изменение.
6. Контроль границ стадий
- Менеджер проекта и совет проекта проверяют каждую стадию, чтобы убедиться, что проект выполняется в соответствии с планом и соответствует требованиям.
- В ходе каждой проверки совет проекта решает, можно ли переходить к следующей стадии или нужно отказаться от выполнения проекта.
- Менеджер проектов проводит «разборы полетов» с проектной группой, чтобы записать весь полученный опыт и улучшить работу на следующей стадии.
7. Завершение проекта
- Когда работы по проекту выполнены, менеджер проектов завершает все, что было недоделано, включая документацию по PRINCE2, результаты и отчетность.
Виды документации по PRINCE2
На протяжении всех семи стадий PRINCE2 записи ведутся таким образом, чтобы проект выполнялся организованно и в соответствии с планом. Также эти записи используются для отчетности перед советом проекта, проверки соответствия продукта требованиям качества и для улучшения рабочих процессов в будущем.
- Экономическое обоснование — подробное описание, для чего нужен проект и какие ожидаются преимущества для пользователей и компании.
- Реестр рисков — в нем перечислены вероятности и потенциальные последствия рисков и возможностей.
- Реестр качества — постоянно обновляемый журнал проверок качества, которые гарантируют, что продукт проекта будет соответствовать ожиданиям.
- Реестр проблем — список проблем и вопросов, возникавших у участников проектной группы.
- Журнал уроков — заметки о накопленном опыте, который может пригодиться на следующих стадиях работы и/или при выполнении будущих проектов.
- Оперативный журнал — ежедневный журнал, в который менеджер проектов вносит информацию о деятельности и ходе выполнения.
PRINCE2 в управлении проектами
Вот вы и получили основные сведения о PRINCE2! Ну и как эта методология выглядит в сравнении с другими популярными методиками управления проектами? В чем преимущества этого подхода и возможные подводные камни? Прочтите вопросы и ответы по PRINCE2, чтобы узнать больше.
Хотите больше узнать об управлении проектами? Прочтите наше Руководство по управлению проектами — введение в основы управления проектами, в котором собраны все лучшие рекомендации и ресурсы для начинающих менеджеров проектов.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
